a. Công tác xác định nhiệm vụ
Công tác xác định nhiệm vụ là việc xác định quyền hạn, trách nhiệm, yêu cầu của công việc, cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm công việc làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Mục đích của xác định nhiệm vụ của công việc là giúp người lao động hiểu rõ nội dung công việc cần phải làm gì và làm như thế nào. Dựa trên những hệ thống lý luận đã nghiên cứu và thực tiễn cho thấy một khi người lao động hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của mình thì ộng lực sẽ ược tạo ra và duy trì.
Việc xây dựng bảng phân công công việc là do phòng Hành chính - Nhân sự của công ty đảm nhiệm. Hằng năm nhiệm vụ tổng quát có thể thay đổi ở một số nội dung và do đó nhiệm vụ cũng được thay đổi để phù hợp với tình hình ho ạt động kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ thực hiện đối với mỗi vị trí công việc thường xuyên được đánh giá sau mỗi khoảng thời gian nhất định, có thể sẽ diễn ra công tác thay ổi bổ sung ở một số nhiệm vụ. Tuy nhiên sự thay ổi này sẽ không à ảnh hưởng tiêu cực ch người la ộng ở công ty nhưng ủ ể tạo ra những thách thức mới và tạ iều kiện ể người a ộng phát huy hết khả năng chuyên ôn và kinh nghiệm của bản thân, ảm bả h àn thành tốt công việc ồng thời áp ứng ược mục tiêu kinh d anh của công ty.
Hiện nay công ty đang sử dụng 2 phương pháp để truyền đạt nhiệm vụ đến cho người lao động là thông qua bản mô tả công việc và thông qua người lãnh đạo trực tiếp.
* Thông qua bản mô tả công việc: Mỗi phòng ban trong công ty đều có bảng phân công nhiệm vụ cho từng vị trí chức danh của nhân viên đơn vị, quy định nhiệm vụ chính của mỗi vị trí. Bảng 2.7 là một ví dụ về bản mô tả công vệc của vị trí chuyên viên tuyển dụng.
Bảng 2.7: Bản mô tả công việc vị trí Chuyên viên tuyển dụng tại Trung tâm Toán học Unix
II. Mục tiêu công việc
Thực hiện hoạt ộng tuyển dụng nhân ực của công ty.
III. Nhiệm vụ cụ thể
Quản lý công tác tuyển dụng công ty the o Thủ tục tuyển dụng:
- Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký
- Liên hệ tìm kiếm nguồn ứng viên qua các kênh đăng tuyển,
tìm mời thông qua các website, diễn đàn, các trung tâm
giới thiệu
việc làm, hội chợ việc làm ...
- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách
trình TP/Giám Đốc
- Lập - gởi thư mời test the o yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test - phòng test, chuyển
bài test
ch TP, ên danh sách kết quả test, thông bá ứng viên không ạt
giấy nhận việc.
- Tham gia chuẩn bị tiếp nhận nhân viên mới, xây dựng tài liệu
và tổ chức đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.
- Tham gia thiết lập các tiêu chí và bảng mô tả công việc của
các vị trí.
- Tham gia thực hiện các nhiệm vụ của công tác quản trị nhân
sự khi có yêu cầu gồm: the o dõi diễn biến nhân sự, lập
hợp đồng
IV. Yêu cầu 1. Trình độ học vấn/chuyên môn:
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành quản trị kinh doanh, quản
lý công nghiệp, quản trị nguồn nhân lực.
- Vi tính văn phòng tương đương lo ại B trở lên. 2. Kỹ năng:
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Tin học văn phòng thành thạo.
- Có khả năng nhìn nhận, đánh giá c on người, có đầu óc sắp xếp, tổ chức và điều hành công việc.
3. Kinh nghiệm:
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí chuyên viên tuyển dụng, ưu
tiên có kinh nghiệm quản trị 4. Phẩm chất cá nhân:
STT Các phương pháp phổ biến chứcnăng, nhiệm vụ cho NLĐ Số phiếu lựa Tỷ lệ (%)
ĩ Thông qua bản mô tả công việc 31 62
2 Thông qua người quản lý trực tiếp 5 ĩõ
3 Cả 2 phương pháp trên 14 28
4 Tổng 50 100
STT Chỉ tiêu 1 2 3 4 5
ĩ Anh/chị rất hài l òng với nội dungcông việc hiện tại 2% ĩõ% 26% 52% ĩõ%
2 Anh/chị thường tham gia đóng gópvào việc thiết kế công việc 12% 52% 28% 8% õ%
3 Quản l ý hiểu rõ nội dung công việccủa nhân viên 2% 8% 8% 74% 8%
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
Bản mô tả công việc đã đảm bảo các yêu cầu như đầy đủ, ngắn g on và dễ hiểu. Thông qua bản mô tả công việc này, chuyên viên tuyển dụng có thể nắm rõ được vị trí của mình nằm ở phòng, ban nào , mục tiêu làm việc của mình là gì và nội dung nhiệm vụ, yêu cầu thực hiện công việc ra sao. Bản mô tả công việc này sẽ được chuyển đến chuyên viên tuyển dụng và được chỉ dẫn thông qua người lãnh đạo trực tiếp.
45
* Thông qua người lãnh đạo trực tiếp: Người lao động sẽ được biết nhiệm vụ của vị trí mà mình đang đảm nhận là gì thông qua người quản lý, hay nói cách khác người quản lý sẽ là người truyền tải, triển khai trực tiếp các nội dung đến người lao động thông qua các buổi đào tạo , hướng dẫn làm việc cụ thể.
Em đã tiến hành khảo sát phương pháp phổ biến chức năng nhiệm vụ cho người lao động của công ty. Kết quả khảo sát được tổng hợp ở bảng dưới đây:
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát điều tra phương pháp phổ biến chức năng nhiệm vụ cho người lao động trong Trung tâm Toán học Unix
Nguồn: Tính toán từ kết quả điều tra tại Trung tâm Toán học Unix
Qua bảng số liệu trên ta thấy công ty đã thiết kế khá đầy đủ, chi tiết thông tin về nhiệm vụ, yêu cầu của bản mô tả công việc cho các vị trí công việc của người lao động, thể hiện qua 62% số người được hỏi biết rõ nhiệm vụ của mình thông qua bản mô tả công việc và 28% thông qua bản mô tả công việc và được người quản lý trực tiếp thông báo. Tuy nhiên vẫn còn 10% số người được hỏi chỉ được biết nhiệm vụ công việc thông qua người quản ý trực tiếp, qua iều tra tra thì ược biết ó à vị trí Chăm sóc khách hàng và Giáo viên chủ nhiệm tại Phòng. Chăm sóc khách hàng. Công ty nên xem xét để bổ sung mô tả công việc cho những vị trí này.
Để đánh giá về công tác xác định nhiệm vụ có phù hợp không em đã thực hiện khả sát ức ộ hài òng của người a ộng dựa trên các ý kiến ánh giá dưới ây. Kết quả ược thể hiện dưới bảng sau:
Hình 2.2: Tiêu chuẩn thực hiện công việc vị trí Chuyên viên tuyển dụng tại Trung tâm Toán học Unix
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của Chuyên viên tuyển dụng
- Ho àn thành tốt tất cả các công việc mà Giám đốc giao về cả thời gian và chất lượng.
Lên kế hoạch và lập báo cáo công tác tuyển dụng
Ta thấy công tác xác định nhiệm vụ của công ty đã và đang được làm khá tốt. Điều này được thể hiện qua việc khi được hỏi về mức độ hài lòng của người lao động với nội dung công việc hiện tại, có 52% số phiếu đánh giá là đồng ý và 10% số phiếu đánh giá là ho àn to àn đồng ý với nội dung trên, chứng tỏ nội dung công việc đã được thiết kế khá tốt và phù hợp với người lao động.
Mức độ tham gia đóng góp của người lao động vào công tác thiết kế nhiệm vụ công việc à chưa ca , thể hiện qua số phiếu không ồng ý à 52% và 12% số phiếu ho àn to àn không đồng ý. Điều này phản ánh rằng công ty chưa thực sự quan tâm đến việc để người lao động tham gia vào quá trình thiết kế nhiệm vụ công việc.
Hầu hết người quản lý trực tiếp đều hiểu rõ về công việc của nhân viên dưới quyền, khi có tới 74% số phiếu tán thành đồng ý. Người lao động cho biết người quản lý là người trực tiếp hướng dẫn cũng như giám sát họ làm việc, do đó việc người quản lý nắm rõ nội dung công việc của nhân viên là điều vô cùng hợp lý.
Qua phân tích trên về công tác xác định nhiệm vụ của công ty cho thấy rằng công ty đã làm khá tốt nội dung này. Mục tiêu của công việc đã được truyền tải rõ ràng đến người lao động, giúp họ hiểu rõ nhiệm trách nhiệm của bản thân. Từ đó tạo được hứng thú và nâng cao động lực làm việc của người lao động.
b. Công tác xây dựng và triển khai tiêu chuẩn thực hiên công viêc
Trong công ty bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở để đánh giá mức độ ho àn thành công việc của người lao động. Kết quả sau khi đánh giá sẽ được dùng làm căn cứ trả lương, thưởng làm cơ sở cho việc tăng lương, có cơ hội cho việc thăng tiến... góp phần tạo động lực cho người lao động. Vì vậy khi xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc cần chú ý tính khách quan, tính phù hợp, mức độ cập nhật, ứng dụng của các tiêu chuẩn công việc với vị trí công việc hiện tại, ảm bảo các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phản ánh úng các kết quả và hành vi cần có ể ho àn thành tốt công việc.
Dưới đây là một ví dụ về bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của vị trí Chuyên viên tuyển dụng tại Trung tâ T án học Unix.
- Tối thiểu ho á chi phí tuyển dụng
- Tuyển dụng đủ cả về số lượng và chất lượng, tránh tình trạng chậm trễ ảnh hưởng đến các phòng ban khác.
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của công ty tuy đã được ban hành b ang văn bản nhưng có một số tiêu chí lại chưa được lượng hoá m ột cách cụ thể. Điều này đôi khi gây khó khăn cho người lao động khi cố gắng hoàn thành mục tiêu. Việc lượng hoá các tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ giúp cho người lao động dễ dàng nắm bắt mục tiêu của công việc và cũng dễ dàng cho việc đánh giá người a ộng.
Để đánh giá công tác xây dựng và triển khai tiêu chuẩn thực hiện công việc, em đã tiến hành khảo sát người lao động trong công ty. Kết quả được thể hiện ở bảng dưới đây.
ST
T Chỉ tiêu 1 2 3 4 5
1 Anh/chị hài l òng với tiêu chuẩnthực hiện công việc 16% %54 20% 6% 4%
2 Tiêu chuẩn thực hiện công việc rõràng, minh bạch. 2% 10
% 28% 50% 10%
3
Tiêu chuẩn thực hiện công việc phù hợp với khả năng thực hiện công việc của anh/chị
18% %56 20% 4% 2%
Bảng 2.10: Tóm tắt mức độ hài lòng về công tác xây dựng và triển khai tiêu chuẩn thực hiện công việc của NLĐ
Nguồn: Kết quả tính toán từ điều tra tại Trung tâm Toán học Unix
STT Chỉ tiêu 1 2 3 4 5
công việc ở công ty vẫn ở mức cao. Có tới 54% số phiếu không hài 1 òng. Ket qủa cho thấy tiêu chuẩn thực hiện công việc hiện tại của công ty thiết kế chưa thực sự phù hợp. Có 50% số phiếu đánh giá 1à đồng ý với tiêu chuẩn thực hiện công việc hiện nay của công ty khá rõ rang, minh bạch. Tuy nhiên đa số người 1ao động cho rằng tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa phù hợp với khả năng thực hiện công việc của người 1ao động thể hiện ở 56% số phiếu không đồng ý. Điều này vô hình chung đã gây ra cho người 1ao động áp 1ực cao trong quá trình 1àm việc, 1àm giảm động lực à việc của người a ộng.
Qua kết quả phân tích trên cho thấy công ty 1àm chưa tốt nội dung xây dựng và triển khai thực hiện tiêu chuẩn thực hiện công việc. Điều này ảnh hưởng ến việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của người 1ao động. Công ty cần nghiên cứu và bổ sung ho àn thiện các tiêu chuẩn thực hiện công việc để việc triển khai thu được kết quả cao, mang lại động lực cho người 1ao động trong công việc.