Biểu đồ Gantt là công cụ được sử dụng rất phổ biến nhằm theo dõi tiến độ công việc hoặc dự án một cách trực quan và hệ thống. Trong biểu đồ Gantt, tất cả các hành động cần thực hiện được liệt kê kèm theo ngày bắt đầu và kết thúc. Đồng thời, các yếu tố phụ thuộc như thứ tự của các hành động cũng có thể được thể hiện trực quan. Hình 87 là một biểu đồ Gantt đơn giản với các ký hiệu liên quan đến các yếu tố phụ thuộc. Biểu đồ Gantt có thể được thực hiện trên các phần mềm máy tính như Microsoft Project
hoặc các phần mềm miễn phí có thể dễ dàng tìm thấy trên mạng (sử dụng từ khóa “Gantt chart software”). Trong cuốn sách này, với mục đích hướng dẫn sử dụng các cơng cụ một cách thực tế và dễ dàng nhất, tác giả sẽ giới thiệu tới độc giả một dạng biểu đồ Gantt kết hợp với quản lý trực quan mà tác giả thường sử dụng với phần mềm Microsoft Excel để theo dõi tiến độ cơng việc.
Hình 87. Ví dụ về Biểu đồ Gantt
Hình 88 là ví dụ về biểu đồ Gantt trực quan của dự án viết sách “Bốn bước giải quyết vấn đề”. Phía trên của bảng bao gồm quy ước các ký hiệu, màu được sử dụng trong bảng, kèm theo đó là thơng tin xác định thời điểm hiện tại là “tuần 10”. Các “nhiệm vụ” trong bảng cũng được cập nhật theo thời điểm này. Hai cột đầu của bảng là số thứ tự và tên của nhiệm vụ. Các cột tiếp theo được vẽ theo các tuần và các tháng trong năm. Với cột gần cuối là cột trực quan sử dụng ba màu xanh, vàng, đỏ để biểu thị trạng thái của nhiệm vụ. Cột cuối cùng là những lưu ý hoặc chú giải cho việc chậm trễ. Mỗi nhiệm vụ sẽ có hai hàng gọi là hàng kế hoạch (K) và hàng thực tế (T) được tô tương ứng theo thời gian. Kế hoạch là khoảng thời gian dự kiến một nhiệm vụ có thể hồn thành được định ra từ đầu.Thực tế là khoảng thời gian thực tế được sử dụng để thực hiện nhiệm vụ.
Hình 88. Ví dụ biểu đồ Gantt lên kế hoạch viết sách
Biểu đồ này có hai cải tiến so với biểu đồ Gantt gốc, đó là sự đơn giản hóa các kí hiệu và tính trực quan. Tính trực quan được thể hiện ở chỗ chỉ cần nhìn lướt chúng ta cũng có thể đánh giá được tồn bộ tình hình. Chúng ta sẽ chú ý ngay lập tức khi nhìn thấy những nhiệm vụ được đánh màu đỏ. Việc này sẽ giúp ích cho người trưởng nhóm trong việc đánh giá tiến độ của hàng chục, có khi hàng trăm nhiệm vụ, đồng thời đưa ra những hỗ trợ kịp thời và hiệu quả cho những công việc chậm tiến độ. Cần lưu ý là màu đỏ chỉ ra các vấn đề cần sự hỗ trợ sát sao chứ không phải để xử phạt cho việc chậm tiến độ. Ngoài ra, đối với từng cá nhân sử dụng biểu đồ trực quan này, họ sẽ biết đâu là nhiệm vụ cần đặt trọng tâm cao để giữ tiến độ công việc. Trong thực tế, các biểu đồ Gantt được vẽ hoặc in ra trên giấy, đặt ở một nơi tiện theo dõi và được cập nhật thường xun. Có thể dùng bút chì màu hoặc bút dạ màu để tô các màu trực quan lên các miếng giấy và dán lên bảng theo dõi. Khi một trạng thái thay đổi, ví dụ từ đang đúng tiến độ sang hoàn thành, chúng ta sẽ sử dụng miếng màu mới dán đè lên màu cũ.
Sử dụng biểu đồ Gantt để cải tiến kế hoạch thực hiện giải pháp đệm cao su chống rung cho máy được giới thiệu bên trên, ta có bảng mới như Hình 89.
Hình 89: Ví dụ biểu đồ Gantt với nhiều người cùng thực hiện