Hình 95. Bước 4 - Đề xuất chuẩn hóa
Đề xuất chuẩn hóa giải pháp
Mọi giải pháp đều được đưa ra với mục đích làm cho cơng việc, sản phẩm tốt hơn trước. Nhưng để đảm bảo sự thay đổi là lâu dài và bền vững thì không đơn giản chỉ là thông báo với mọi người về thay đổi đó. Điều quan trọng hơn là chuẩn hóa giải pháp.
Mười người khác nhau với cùng một cách làm, khơng sai sót. Đó chính là ý nghĩa của việc chuẩn hóa. Việc chuẩn hóa giúp cho những thay đổi được duy trì theo thời gian, qua các lượt nhân viên khác nhau. Chuẩn hóa giúp cho khách hàng yên tâm rằng tất cả mọi quy trình và sản phẩm đều được thực hiện với chất lượng như nhau. Và điều này đảm bảo được thương hiệu của doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa được thực hiện dưới các dạng sau:
Thay đổi tài liệu hướng dẫn liên quan. Ví dụ như bảng đánh giá nguy cơ (risk assessment form), hướng dẫn công việc (work instruction), các giấy tờ liên quan đến quy định về chất lượng sản phẩm và quy trình, quy định bảo dưỡng định kỳ, v.v...
Thay đổi cơ sở dữ liệu, phần mềm.
Thay đổi các tài liệu kỹ thuật. Ví dụ như bản vẽ kỹ thuật, FMEA, v.v…
Thay đổi các tài liệu đào tạo. v.v…
Để các thay đổi khơng gặp phải thiếu sót, chúng ta cần thơng tin với các phịng ban khác nhau để nghe ý kiến của họ. Cần có một người trưởng nhóm chịu trách nhiệm với các thay đổi để nếu có bất kỳ sai sót nào trong tương lai, chúng ta có thể giao vai trị này cho người này giải quyết vấn đề. Mục đích tối thượng của chuẩn hóa là khiến cho việc quay lại cách làm cũ không khả thi. Và khi khơng cịn làm theo cách cũ được nữa, sự thay đổi là bền vững.
Có người cho rằng việc thay đổi giấy tờ chỉ phục vụ cho mục đích kiểm tra kiểm tốn. Điều này là đúng, nhưng chưa đủ. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng cần được chuẩn hóa, có giấy trắng mực đen để làm nền tảng.
Hình 96. Chuẩn hóa để giữ vững thành quả của sự cải tiến