Sự thành bại của mọi tổ chức phụ thuộc vào con người và chiến lược được tổ chức sử dụng để đạt được những mục tiêu của mình. Và có lẽ chiến lược quan trọng nhất cho sự thành cơng là tạo dựng được một văn hóa giải quyết vấn đề đến nơi đến chốn. Để xây dựng được nền văn hóa này, bản
thân người lãnh đạo phải đặt ra được giá trị nền tảng giúp thay đổi lối suy nghĩ, thái độ của cá nhân và cung cấp các kỹ năng cần thiết cho các nhóm làm việc (Hình 101).
Trong cuốn sách này, tơi muốn giới thiệu đến các bạn hai giá trị nền tảng rất cần thiết để xây dựng một tổ chức có văn hóa giải quyết vấn đề. Đó là ln biết đặt câu hỏi và khơng sợ thất bại.
Hình 101. Chiến lược tạo dựng văn hóa giải quyết vấn đề
Q trình học hỏi ln cần người học phải biết tự đặt câu hỏi. Đặt câu hỏi để hồi nghi tính chính xác của thơng tin, tính hợp lý của kiến thức và giúp tự vấn lại những gì đã tiếp thu được. Người đứng đầu tổ chức cần khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và khơng dễ dàng chấp nhận những thông tin mà họ nhận được, cho dù đó là của cấp trên đưa xuống. Dần dần, việc đặt câu hỏi sẽ tạo cho nhân viên thói quen nhìn nhận vấn đề đa chiều, tăng khả năng sáng tạo và khiến các cá nhân trở nên tự tin, có tinh thần tự giác trong cơng việc.
Khơng sợ thất bại chính là một đức tính khuyến khích sự dấn thân, trải nghiệm để trui rèn bản lĩnh và tích lũy kinh nghiệm. Bởi chỉ khi mong muốn thay đổi một điều gì đó vượt lên trên nỗi sợ hãi của sự thất bại, sự thay đổi ấy mới có thể được hiện thực hóa. Ngược lại, khi sợ hãi chiến thắng những mong muốn thay đổi, chúng ta sẽ khơng có sự tiến bộ nào. Trong cuốn sách Quốc gia khởi nghiệp của hai tác giả Dan Senor và Saul
Singer, thất bại được xem như một huân chương danh dự mà bất cứ thanh niên Israel nào cũng được khuyến khích “đạt được” cho riêng mình. Đó là một văn hóa kỳ lạ ở một đất nước hết sức nghèo về tài nguyên, nhưng sự kỳ lạ đó chính là động lực cho sự phát triển kinh tế, khoa học kỹ thuật thần kỳ ở đất nước này. Chính người Israel đã phát minh ra phương pháp tưới nhỏ
giọt – phương pháp đang giúp cách mạng hóa năng suất cây trồng ở nhiều vùng tại Việt Nam hiện nay.
Bản thân tơi cũng đã có những trải nghiệm vượt qua nỗi sợ hãi để thực hiện sự thay đổi trong một lần đối mặt với sự cố nghiêm trọng tại một nhà máy. Lần đó, một quy trình do một máy mới mua thực hiện đã không đạt được yêu cầu kỹ thuật cần thiết. Điều này đồng nghĩa với việc dây chuyền sẽ ngưng hoạt động 48 tiếng để thay đổi và thực hiện việc kiểm tra lại. Hầu hết các kỹ sư có kinh nghiệm đều cho rằng khơng có cách nào khác hơn ngoài việc chờ đợi, nhưng cũng không thể đảm bảo rằng sau 48 tiếng, những thay đổi mới sẽ giúp quy trình đạt được yêu cầu kỹ thuật. Đứng trước nguy cơ này, tơi đã tự hỏi liệu có cách nào khác kiểm tra thông số kỹ thuật với thời gian ngắn hơn hay khơng? Vì vậy tơi tập hợp một số đồng nghiệp và ngồi lại cùng tìm câu trả lời. Kết quả là chúng tơi đã tìm ra được một quy trình kiểm tra mới, chứng minh được tính chính xác trong việc xác định thông số và giảm thời gian chờ đợi xuống chỉ còn bốn giờ. Đây là một trong những kỷ niệm khó qn của tơi.
Đồng thời với việc xây dựng được các giá trị nền tảng cho các cá nhân trong tổ chức, người lãnh đạo cần tạo cơ hội phát triển kỹ năng cho họ. Trước tiên, các nhóm nhỏ cần được đào tạo kiến thức về Bốn bước giải quyết vấn đề. Nhưng kỹ năng khơng chỉ là kiến thức. Vì kiến thức sẽ khơng hữu dụng khi chúng ta không thực hành và tích lũy kinh nghiệm. Do đó, quan trọng hơn là chúng ta giao việc thực tế cho các nhóm làm việc. Hãy bắt đầu bằng việc thiết lập một mục tiêu SMART cho các phòng/ban và yêu cầu họ sử dụng các thông tin thu thập được biến mục tiêu này thành các mục tiêu nhỏ hơn (giống như việc chia nhỏ vấn đề lớn bằng Pareto của công ty GALUA trong chương I) rồi thực hiện dự án giải quyết vấn đề. Hãy luôn dặn họ rằng “Khi tôi nghe, tôi sẽ quên. Khi tôi thấy, tối sẽ nhớ. Khi tôi làm, tôi sẽ hiểu.”
Về lâu dài, chúng ta có được một cộng đồng mà ở đó, văn hóa cải tiến được hình thành và trở thành nền tảng. Khi một văn hóa được hình thành, nó trở thành một bản năng, hay một thói quen mà chúng ta luôn sử dụng một cách tự nhiên, vơ thức. Để duy trì sự đóng góp của các cá nhân, nhóm nhằm duy trì động lực làm việc của họ, tổ chức có thể tiến hành các cuộc thi và trao giải cho các nhóm giải quyết vấn đề mang lại lợi nhuận cao nhất, hay nhóm giải quyết vấn đề đúng phương pháp nhất, v.v... Đây cũng là một hình thức bổ trợ việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.