5. Kết cấu của luận văn
1.1.3.Quản trị chi phí và hiệu quả quản trị chi phí
1.1.3.1. Quản trị chi phí trong doanh nghiệp
Khái niệm
Trong quá trình phát triển của loài người, đối với bất kỳ phương thức sản xuất nào, bất kỳ lĩnh vực nào, tổ chức nào thì quản trị cũng được coi là hoạt động không thể thiếu được. Quản trị được khẳng định vừa là một môn khoa học, vừa là một môn nghệ thuật. Khái niệm quản trị xuất hiện từ khi con người hình thành các nhóm để phối hợp các nỗ lực của từng cá nhân tiến tới những mục tiêu chung của nhóm.
Quản trị có thể được hiểu tổng quát là một quá trình tác động gây ảnh hưởng của chủ thể quản trị lên khách thể quản lý nhằm đạt đến mục tiêu chung. Quản trị sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng là một quá trình được đặt trong một môi trường nhất định. Quá trình đó gồm nhiều bước như xác định mục tiêu lập dự toán, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, ghi chép kết quả thực hiện để kiểm tra đánh giá và ra quyết định.Có thể tóm tắt quá trình quản lý qua sơ đồ1.1.
Quản trị chi phí là công cụ chủ yếu cung cấp các thông tin kinh tế bên trong cho bộ máy quản lý doanh nghiệp làm cơ sở cho việc ra quyết định quản trị. Do vậy quản trị chi phí trở thành không thể thiếu được và tất yếu của quản trị doanh nghiệp.
Quản trị chi phí kinh doanh là tính toán hướng nội, nó mô tả đường vận động các nhân tố sản xuất trong quá trình kết hợp chúng và giới hạn ở việc tính toán mọi hao phí nhằm tạo ra và thực hiện các kết quả của doanh nghiệp, đó chính là chi phí kinh doanh. Quản trị chi phí có các đặc điểm sau:
- Trong quản trị chi phí của doanh nghiệp không có sự bắt buộc, ràng buộc theo quy định nào mà do doanh nghiệp tự tổ chức.
- Quản trị chi phí doanh nghiệp chỉ tập hợp các chi phí và quản lý chi phí phát sinh trong doanh nghiệp.
- Quản trị chi phí doanh nghiệp được tiến hành một cách thường xuyên nhằm cung cấp thông tin cần thiết liên tục cho bộ máy quản trị.
- Các số liệu của lĩnh vực quản trị chi phí doanh nghiệp không được công bố mà chỉ cung cấp thông tin cho bộ máy quản trị doanh nghiệp để kế hoạch hóa, điều khiển và kiểm tra quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.1. Quá trình quản trị sản xuất kinh doanh
Dự toán Lập kế hoạch Thực hiện Ghi chép thực hiện Phân tích đánh giá Môi trường
Vai trò của quản trị chi phí
Quản trị chi phí là một trong các nội dung quan trọng trong quản lý tài chính. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến việc quản trị chi phí sản xuất vì nếu chi phí sản xuất không hợp lý, không đúng với thực chất của nó đều gây ra những khó khăn trong kinh doanh và đều làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngày nay, khoa học kỹ thuật và công nghệ đang ngày càng phát triển, các máy móc thiết bị hiện đại ngày một nhiều hơn. Tuy nhiên việc áp dụng những tiến bộ kỹ thuật này vào sản xuất như thế nào lại phụ thuộc vào khả năng của người quản lý. Để đạt được hiệu quả kinh tế cao, giảm thiểu được các chi phí nguyên liệu đầu vào thì các máy móc, dây truyền sản xuất phải được bố trí khoa học nhằm hạn chế sự lãng phí về nhiên liệu, giảm thiểu sản phẩm hỏng. Bên cạnh đó còn phải nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất, quan tâm đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp.
Việc quản trị chi phí trong doanh nghiệp tốt hay xấu sẽ có tính chất quyết định tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Như vậy có thể nói, đối với các doanh nghiệp quản trị chi phí có vai trò và ý nghĩa to lớn.
Nội dung của quản trị chi phí
a. Lập kế hoạch chi phí
Lập kế hoạch chi phí phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Lập kế hoạch chi phí là đề ra các mục tiêu cần đạt được. Dự toán chi phí là nội dung rất cụ thể của lập kế hoạch chi phí. Dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, bởi:
- Cung cấp thông tin có hệ thống về toàn bộ kế hoạch chi phí quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xác định được từng mục tiêu cụ thể thông qua các chỉ tiêu về chi phí. - Quá trình lập dự toán chi phí đòi hỏi tìm hiểu sâu về thị trường cũng như môi trường kinh doanh nên giúp cho nhà quản lý đưa ra được phương án khả thi nhất, hạn chế được rủi ro.
- Dự toán chi phí là cơ sở để kiểm soát các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
b. Tổ chức thực hiện chi phí
Nội dung này gắn liền với quá trình sản xuất tại các bộ phận cụ thể. Tổ chức thực hiện chi phí là đưa kế hoạch trên giấy tờ, tức là các yếu tố đầu vào mà kế hoạch đã đề ra vào trong thực tế sản xuất kinh doanh.
c. Phân tích đánh giá
Phân tích đánh giá hay còn gọi là chức năng kiểm tra. Đây là quá trình xem xét đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp được hình thành một cách hiệu quả. Nhiệm vụ của phân tích đánh giá là:
- Đánh giá mức độ đạt được của việc thực hiện chi phí trong doanh nghiệp và những nguyên nhân tác động đến chúng.
- Trên cơ sở phân tích, đánh giá để đề ra các giải pháp, chiến lược kinh doanh và lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu nhất, đồng thời phát hiện ra những sai sót, nhược điểm để đạt được kết quả kinh doanh cao nhất.
Các phương pháp xác định chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
Phương pháp xác định chi phí theo công việc
Phương pháp xác định chi phí theo công việc thường được áp dụng đối với cả các doanh nghiệp sản xuất đơn chiếc, sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, kỳ sản xuất ngắn, có thể chỉ có một sản phẩm cho một đợt sản xuất (như công ty xây dựng, tư vấn, nhà hàng…); hoặc các doanh nghiệp sản xuất hàng
loạt, sản phẩm gồm nhiều loại khác nhau, kỳ sản xuất tương đối ngắn (như công ty sản xuất đồ gỗ, nội thất…). Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là việc tính toán, phân bổ chi phí theo từng công việc cụ thể. Kế toán phải cộng dồn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung của mỗi công việc để người quản lý có thể nắm được giá thành của từng bước công việc nhằm tính lỗ lãi cho từng công việc cụ thể. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phương pháp xác định chi phí theo công việc gồm 6 bước:
- Bước 1: Xác định công việc nào là đối tượng tính chi phí.
- Bước 2: Xác định chi phí trực tiếp của công việc đó.
- Bước 3: Xác định chi phí gián tiếp có liên quan đến công việc đó. - Bước 4: Chọn cơ sở để phân bổ chi phí gián tiếp cho công việc.
- Bước 5: Tính đơn giá phân bổ ước tính và giá trị chi phí gián tiếp phân bổ.
- Bước 6: Tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất cho công việc đó.
Phương pháp xác định chi phí theo hoạt động (ABC)
Phương pháp xác định chi phí dựa trên hoạt động là một phương pháp khá mới và được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp dịch vụ. Phương pháp này sử dụng các tiếp cận ngược dòng để phân bổ chi phí. Phương pháp ABC tập hợp toàn bộ chi phí gián tiếp trong quá trình sản xuất được tập hợp trên các tài khoản chi phí chung của kế toán tài chính, sau đó phân bổ các chi phí theo hoạt động này vào từng sản phẩm, dịch vụ tạo ra hoạt động đó theo các tiêu thức phân bổ thích hợp như: số giờ máy hoạt dộng, số giờ công lao động trực tiếp… Khoản chi phí gián tiếp này được phân bổ vào giá thành sản xuất cùng với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
Các chi phí khác như: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được coi như chi phí thời kỳ không phân bổ cho sản phẩm hoặc được phân bổ
cho sản phẩm theo thời gian lao động của công nhân trực tiếp hoặc chi phí nhân công trực tiếp. Nếu phân bổ ta sẽ có chỉ tiêu giá thành toàn bộ.
Phương pháp xác định chi phí theo hoạt động gồm các bước: - Bước 1: Nhận dạng các hoạt động sẽ được thực hiện.
- Bước 2: Xác định chi phí của mỗi hoạt động, cả chi phí trực tiếp và gián tiếp.
- Bước 3: Xác định tiêu thức phân bổ chi phí cho từng hoạt động. - Bước 4: Thu thập số liệu theo từng hoạt động trực tiếp tạo ra doanh thu. - Bước 5: Tổng hợp chi phí theo từng hoạt động.
1.1.3.2. Hiệu quả quản trị chi phí trong doanh nghiệp
Hiệu quả kinh doanh là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực, vật lực, tài lực của doanh nghiệp để đạt được kết quả cao nhất trong quá trình SXKD với tổng chi phí thấp nhất.Công thức biểu diễn khái quát phạm trù hiệu quả kinh tế được biểu diễn như sau:
Hiệu quả (HQ) là tỷ lệ so sánh giữa kết quả đạt được (KQ) với những chí phí đã bỏ ra (CP). Vậy: HQ = KQ/CP.
Nếu biết cách quản trị thì sẽ có hiệu quả, có nghĩa là kết quả đạt được nhiều hơn so với chi phí bỏ ra (KQ > CP => HQ >1).
Nếu không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt kết quả, nhưng không có hiệu quả, có nghĩa là chi phí nhiều hơn so với kết quả đạt được ((KQ < CP => HQ. Như vậy ta có thể hiểu hiệu quả và kết quả như sau:
Bảng 1.1. Bảng so sánh kết quả và hiệu quả
Kết quả Hiệu quả
Gắn liền với mục tiêu, mục đích Gắn liền với phương tiện
Làm đúng việc Làm được việc
Qua bảng so sánh trên, ta có thể thấy trong thực tế hoạt động quản trị sẽ có hiệu quả khi xảy ra các trường hợp sau:
- Giảm chi phí đầu vào, tăng số lượng sản phẩm đầu ra - Giảm chi phí đầu vào, giữ nguyên số lượng sản phẩm đầu ra
- Giữ nguyên các yếu tố đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra.
- Tăng chi phí đầu vào, tăng sản lượng đầu ra sao cho tốc độ tăng sản lượng đầu ra cao hơn tốc độ tăng chi phí đầu vào.
- Giảm chi phí đầu vào, giảm sản lượng đầu ra nhưng tốc độ giảm sản lượng đầu ra thấp hơn tốc độ giảm chi phí đầu vào. Trong hoạt động kinh tế nói chung, nhất là trong một nền kinh tế thị trường ngày càng có sự cạnh tranh khốc liệt, tất cả các tổ chức luôn luôn đặt vấn đề hiệu quả lên hàng đầu, muốn vậy hoạt động quản trị sẽ là một công cụ giúp cho các tổ chức thực hiện được điều đó.
Như vậy, ta có thể tổng kết lại “Hiệu quả quản trị chi phí là việc đạt được mục tiêu theo đúng tiến độ với chi phí thấp nhất trong điều kiện nguồn lực về con người, vật chất, kinh phí”. Để đạt được hiệu quả trong công tác quản trị chi phí, cần phải triển khai và tận dụng triệt để nguồn lực trong doanh nghiệp.
Trong công tác quản trị chi phí, doanh nghiệp đạt được hiệu quả quản lý nếu doanh nghiệp giám sát chặt chẽ và tận dụng tối đa các khoản chi phí để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, từ đó mới có thể giảm chi phí, hạ giá thành và nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});