5. Kết cấu của luận văn
3.4.3. Nguyên nhân hạn chế
3.4.3.1. Nguyên nhân chủ quan
Chất lượng nguồn nhân lực trong Công ty
Trình độ cán bộ quản lý của Công ty nhìn chung vẫn còn nhiều hạn chế. Nhiều cán bộ chưa tích cực học tập, trong điều kiện khoa học công nghệ
đang ngày càng phát triển nhanh chóng. Bộ máy quản lý hiện còn nhiều cồng kềnh, tỷ trọng lao động gián tiếp tại các doanh nghiệp còn cao, hiệu quả quản lý thấp là nguyên nhân dẫn đến sự điều hành của các cấp hiện còn nhiều tồn tại. Với ngành nghề hoạt động có những khó khăn riêng, không cố định tại một hoặc một số địa điểm nên khó thu hút lực lượng lao động gắn bó ổn định lâu dài với Công ty. Do vậy, luôn luôn có những người lao động có tay nghề chấm dứt hợp đồng và Công ty lại phải tuyển dụng những lao động mới để thay thế. Lực lượng lao động được tuyển dụng thay thế những lao động có tay nghề đã rời khỏi Công ty thường là đội ngũ lao động trẻ, thiếu kinh nghiệm dẫn tới năng suất lao động còn thấp, chi phí nhân công tăng cao.
Khó khăn trong việc tập hợp và kiểm soát chứng từ chi phí
Sản phẩm xây lấp chủ yếu là những công trình xây dựng, vật kiến trúc, lắp ráp và sửa chữa các hệ thống đường ống máy móc lớn cho các nhà máy, xí nghiệp… Hầu hết sản phẩm đều có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, huy động vốn nhiều. Do đó việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp phải lập dự toán (dự toán thiết kế,dự toán thi công). Quá trình xây lắp phải thường xuyên đối chiếu với dự toán, đề phòng và giảm bớt rủi ro cũng như mua bảo hiểm cho công trình xây lắp. Sản phẩm từ khi khởi công đến khi hoàn thành thời gian kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình, phải có tính giám sát chặt chẽ đảm bảo chất lượng công trình đúng như thiết kế dự toán. Các công trình lại nằm rải rác trên diện rộng, chi phí chủ yếu phát sinh theo từng địa điểm công trình. Chính bởi vậy việc tập hợp và quản lý chi phí tương đối khó khăn và phức tạp. Hệ thống sổ sách kế toán, luân chuyển chứng từ kế toán thường chậm trễ, không phản ánh kịp thời trong công tác báo cáo, thống kê chi phí dẫn tới một số quyết định quản trị, quản lý chưa được kịp thời.
Những đặc điểm trên ảnh hưởng không nhỏ đến kế hoạch sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong Công ty, đòi hỏi công tác kế toán vừa phải đáp
ứng yêu cầu chung về chức năng, nhiệm vụ kế toán của một doanh nghiệp sản xuất vừa phải đảm bảo với phù hợp với đặc thù của loại hình doanh nghiệp xây lắp. Trên thực tế ở Công ty TNHH XD và TM Đông Hải phần lớn việc mua nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất phần lớn là nhập từ nước ngoài do nguồn vật liệu xây dựng trong nước không dồi dào, hoặc chất lượng không bằng chất lượng nước ngoài, chưa kể đến những vật liệu trong nước không sản xuất vì chi phí quá cao, lại là nguồn nguyên vật liệu khan hiến, nên doanh nghiệp phải nhập khẩu, chính vì vậy việc quản lý chứng từ phát sinh khá khó khăn.
3.4.3.2. Nguyên nhân khách quan
Ảnh hưởng của tình hình kinh tế và sự cạnh tranh của ngành:
Trong những năm gần đây, nền kinh tế gặp khủng hoảng, các ngân hàng thắt chặt tín dụng về cho vay đầu tư xây dựng và bất động sản cũng ảnh hưởng không nhỏ tới ngành xây lắp nói chung và Công ty nói riêng. Nhiều doanh nghiệp trong ngành rất khó khăn trong tìm kiếm việc làm đã giảm giá đấu thầu công trình để trúng thầu, như vậy sẽ có sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp trong ngành, doanh nghiệp trúng thầu giá thấp sẽ có nhiều rủi ro trong quá trình thi công công trình, thậm chí có thể lỗ khi thực hiện xong hợp đồng xây lắp. Một số công trình đã thi công xong nhưng do bối cảnh kinh tế khó khăn, chủ đầu tư chậm thanh toán nhiều kỳ, vốn nợ đọng tại các công trình lớn, cộng thêm lãi suất vay cao nên việc trụ vững và phát triển trong bối cảnh này là rất khó khăn. Có những chủ đầu tư gặp khó khăn không thanh toán được khoản nợ thi công công trình khiến Công ty phải trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi, tăng chi phí quản lý doanh nghiệp, giảm lợi nhuận.
Do đặc thù ngành nghề kinh doanh:
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nhìn chung vấn đề quản lý chi phí sản xuất kinh doanh cũng đều gặp nhiều khó
khăn. Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh rất đa dạng cho nên công tác quản lý chi phí sản xuất cũng gặp rất nhiều khó khăn. Công ty TNHH XD và TM Đông Hải là một doanh nghiệp trong ngành xây lắp nên công tác quản lý chi phí sản xuất càng khó khăn hơn do sản phẩm xây lắp rất đa dạng, thời gian thi công thường kéo dài, rất khó xây dựng được định mức chung cho các công trình, hạng mục công trình; đặc điểm lĩnh vực kinh doanh ngành nghề đòi hỏi số lượng vốn lớn, vốn chủ sở hữu nhỏ,phải huy động số vốn vay lớn để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh khiến chi phí tài chính tăng cao. Song song với đó là rủi ro cao trong thanh toán các khoản nợ đến hạn, vốn lưu động bất ổn định, lại bao gồm rất nhiều khoản mục chi phí chi tiết.
Sản phẩm xây lắp không cố định phải di chuyển (xe máy, thiết bị thi công, người lao động,...) theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm này làm công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát hư hỏng.
Bên cạnh đó, địa bàn hoạt động rộng, nguồn lực cả về con người và tài sản bị phân tán trên các địa bàn rộng khắp cả nước kèm theo cơ chế khoán chưa triệt để, các bộ phận quản lý tại các phòng ban chức năng chưa có đủ điều kiện quản lý sát các đơn vị thi công nên vẫn còn có hiện tượng lãng phí nhân công, vật tư, chi phí khác.
Địa điểm hoạt động sản xuất không cố định, phải theo các công trình nên điều kiện về ăn ở, sinh hoạt, điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên còn nhiều khó khăn nên dẫn tới lượng người lao động bỏ việc lớn.
Ngoài ra phải kể đến yếu tố thời tiết ảnh hưởng khá nhiều đến tiến độ thi công của các công trình, nhất là ở Việt Nam là một đất nước nhiệt đới, mưa nhiều, dễ lũ lụt, thiên tai… điều này cũng làm ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp.
Chƣơng 4
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM ĐÔNG HẢI
4.1. Định hƣớng, mục tiêu nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại Công ty TNHH XD và TM Đông Hải
4.1.1. Định hướng phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XD và TM Đông Hải và TM Đông Hải
Công ty TNHH XD và TM Đông Hải trong thời gian tới với tầm nhìn và sứ mệnh: “Đông Hải là sự lựa chọn tin cậy của các nhà đầu tư, thỏa mãn mọi mong đợi của khách hàng là chìa khóa của sự thành công”, Công ty đã vạch ra định hướng phát triển giai đoạn 2015 - 2020, tầm nhìn đến năm 2020, lấy đó là kim chỉ nam để phát triển, đó là:
Xây dựng thương hiệu Đông Hải là nhà thầu chuyên nghiệp trong ngành xây lắp; chế tạo cơ khí; bảo trì, sửa chữa và nâng cao uy tín, thị phần trên thị trường trong nước và quốc tế.
Là nhà thầu lắp đặt các dự án nhiệt điện đốt than, dầu khí, hóa chất; chế tạo, cung cấp các sản phẩm cơ khí có uy tín; tham gia vào lĩnh vực công nghiệp hỗ trợ để sản phẩm của Công ty tham gia vào chuỗi sản phẩm liên kết toàn cầu của các nhà thầu lớn trên thế giới. Thương hiệu Đông Hải sẽ được khẳng định vững chắc trên thị trường xây lắp, trở thành địa chỉ tin cậy của các khách hàng trong nước và quốc tế.
Đạt giá trị doanh thu năm 2020 là 100 tỷ đồng, tạo ra nhiều việc làm, tăng thu nhập và nâng cao đời sống vật chất cũng như tinh thần cho người lao động trong toàn Công ty.
Tuy nhiên để nắm chắc được cơ hội, đưa cơ hội trở thành hiện thực, Công ty sẽ phải đối mặt với những thách thức như: Chất lượng nguồn nhân
lực còn thấp, năng lực tài chính còn hạn chế, năng lực quản trị doanh nghiệp còn bất cập, sự cạnh tranh trên thị trường xây lắp ngày càng gay gắt. Vì vậy, Công ty cần phải xây dựng đề án tái cấu trúc và nâng cao năng lực quản trị của mình để thực hiện thành công mục tiêu phát triển của Công ty trong giai đoạn tới.
4.1.2. Mục tiêu, phương hướng đối với quản lý chi phí tại Công TNHH XD và TM Đông Hải
Mặc dù nhìn chung, so với các doanh nghiệp cùng ngành, Đông Hải vẫn là Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nhưng với tiềm lực và tiềm năng của mình, Đông Hải hoàn toàn có thể đạt được hiệu quả cao hơn nữa. Mục tiêu chủ yếu trong thời gian tới về quản lý tốt chi phí, nâng cao hiệu quả SXKD là:
- Hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch: Giá trị sản lượng, doanh thu, đảm
bảo việc làm, không ngừng nâng cao mức sống cho người lao động.
Trong giai đoạn này, Đông hải sẽ tập trung vào ngành nghề kinh doanh chính là: (1) Nhà thầu lắp đặt; (2) Cơ khí, chế tạo thiết bị; (3) Bảo trì, đại tu, sửa chữa các nhà máy đang vận hành cho các nhà máy nhiệt điện, dầu khí, hóa chất.
- Xác định mục tiêu xây dựng Đông Hải phát triển lớn mạnh, bền vững; phát triển tiềm năng và thương hiệu Đông Hải; chuẩn hóa về quản trị doanh nghiệp và kỹ năng quản lý để nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao uy tín và thương hiệu trên thị trường trong và ngoài nước.
- Duy trì, củng cố, nâng cao hiệu quả trong việc quan hệ hợp tác với các tập đoàn kinh tế, các công ty nước ngoài nhằm ổn định, phát triển thị trường.
- Tái cấu trúc mô hình quản lý theo nguyên tắc hàng ngang hướng đến tinh gọn nhân sự gián tiếp, sẽ có sự điều chỉnh vị trị một số cán bộ quản lý,
nhất là các vị trí quản lý tại các đơn vị trực tiếp sản xuất, Công ty bảo đảm duy trì tuyển dụng/đào tạo bổ sung nhân lực quản lý có chất lượng.
- Tiếp tục hoàn chỉnh bộ máy Công ty, tổ chức bộ máy tinh gọn, ban hành quy chế hoạt động và phân công nhiệm vụ, tăng cường công tác lãnh đạo, giám sát công tác quản lý tài chính và hoạch toán để phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Nâng cao vai trò quản lý của các bộ phận trực thuộc, xây dựng, củng cố và phát triển đội ngũ quản l, đội ngũ cán bộ kỹ thuật có đủ khả năng hoàn thành tốt các nhiệm vụ đề ra trong năm 2015 và sẵn sàng đáp ứng các nhiệm vụ đề ra trong năm tiếp theo.
- Tiếp tục duy trì và phát triển các mối quan hệ đối tác đã có, đảm bảo uy tín với các chủ đầu tư.
- Mở rộng thị trường, đầu tư để nâng cao năng lực và chất lượng.
4.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại công ty
4.2.1. Hoàn thiện chính sách chi phí tiền lương
Với việc phát huy tác dụng của máy móc thiết bị và tay nghề thành thạo của công nhân sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ sản xuất, tiến độ thi công, đây cũng là một cách tác động rất quan trọng tới việc giảm chi phí đó. Do vậy, Công ty nên quan tâm đến việc trả lương theo tay nghề của công nhân, hiện tại với mức lương theo bậc lương của Công ty không có sự chênh lệch đáng kể, nên để khuyến khích công nhân có tay nghề cao nên có sự thay đổi về mức chênh lệch về lương của các bậc thợ cao hơn, như vậy mới thực sự khuyến khích công nhân làm việc tốt hơn.
Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động. Có
chính sách đãi ngộ tốt để giữ chân được người lao động có trình độ, có tay nghề gắn bó với Công ty, có như vậy mới tăng được năng suất lao động và đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lập quỹ khen thưởng, tổ chức thi đua “Lao động giỏi, sản xuất giỏi”, lập phong trào thi đua giữa các phòng ban, các tổ thi công. Đồng thời đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, tổ chức tham quan du lịch, hoặc có chính sách khen thưởng cho con của các cán bộ, ví dụ như cháu nào ngoan, có giấy khen sẽ được thưởng, các cháu học sinh giỏi được thưởng với các mức phần thưởng khác nhau tùy theo cấp trường, cấp quận hay thành phố… Như vậy sẽ giúp cho cán bộ công nhân viên thêm động lực với những món quà tinh thần và yêu công việc hơn, hiệu quả làm việc cao hơn.
4.2.2. Tăng cường biện pháp quản lý chi phí nguyên vật liệu
Vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp nhất là đối với doanh nghiệp xây dựng nên việc đặt ra kế hoạch đúng đắn về công tác xuất nhập kho, coi giữ, bảo quản nguyên vật liệu là hết sức quan trọng và cần thiết. Những công việc này tuy không khó khăn nhưng vô cùng cần thiết vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lợi nhuận của Công ty. Để quản lý tốt nguyên vật liệu, Công ty cần quản lý chặt chẽ trong các khâu như:
Trong khâu thiết kế cần phải xác đinh đúng đắn định mức nguyên vật liệu sao cho phù hợp với thực tế dựa trên bản kỹ thuật và khảo sát tình hình giá cả nguyên vật liệu thị trường.Trong quá trình thiết kế phải có phương án sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, lựa chọn được những vật liệu có giá thành hạ nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng công trình. Phải xác định khâu nào thi công cần mua bán thành phẩm từ bên ngoài, khâu nào tự chế tại công trình để đảm bảo tiết kiệm chi phí. Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu phải dựa
trên cơ sở đơn giá định mức mà nhà nước ban hàng và phù hợp thực tiễn. Phải xây dựng được hệ thống định mức tiên tiến, tỷ lệ tiết kiệm và hạ giá thành nguyên vật liệu trong thi công.
Công ty nên sử dụng “phiếu xuất kho định mức” để theo dõi lượng vật tư xuất kho để điều chỉnh hợp lý. Hiện tại Công ty mới chỉ thực hiện khoán vật liệu phụ, nguyên vật liệu chính phòng vật tư mua và cấp cho các đơn vị thi công. Thời gian tới Công ty nên thực hiện khoán đối với cả nguyên vật liệu chính vì như vậy các đơn vị sẽ có ý thức hơn trong việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, các đơn vị có thể chủ động mua tại địa điểm thi công công trình, từ đó chủ động trong thi công và tiết kiệm được chi phí vận chuyển từ kho của phòng vật tư đến các công trình.
4.2.3. Tiết kiệm chi phí sản xuất chung
Cần phải quản lý chặt chẽ khoản chi phí này, kiện toàn bộ máy quản lý ở các đội sản xuất theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, hiệu quả. Mặt khác giám sát chặt chẽ các khoản chi như tiếp khách, giao dịch, hội họp điện thoại, công tác phí,… Mọi khoản chi phí phát sinh đều phải hợp lệ, cần có
