5. Kết cấu của luận văn
2.3.3. Nhóm các chỉ tiêu định tính
Trình độ lập dự toán chi phí: Nếu trình độ lập dự toán chi phí tốt thì dự toán chi phí của doanh nghiệp mới sát với thực tế, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc huy động vốn và kiểm soát hiệu quả quản lý chi phí của mình.
Tỷ lệ hồ sơ, chứng từ đúng quy định, chế độ kế toán: Điều này được phản ánh qua các đợt kiểm tra, kiểm toán.
Chƣơng 3
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM ĐÔNG HẢI 3.1. Khái quát chung về công ty TNHH XD và TM Đông Hải
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH XD và TM Đông Hải, là đơn vị trực thuộc Sở Thương mại Hải Dương được thành lập theo giấy phép số số 0800356301 do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hải Dương cấp ngày 24 tháng 11 năm 2006 với số vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (năm tỷ đồng).
Kể từ khi thành lập với số vốn điều lệ ban đầu là 5 tỷ đồng, đến nay Công ty TNHH XD và TM Đông Hải đã qua 9 năm không ngừng phát triển, tận dụng tối đa những thế mạnh của tỉnh Hải Dương với lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là sản xuất sản phẩm bê tông nhựa Asphal; xây dựng công trình công nghiệp, giao thông, thủy lợi, dân dụng; mua bán vật liệu xây dựng; khai thác cát, đá, sỏi...
3.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bên cạnh quá trình phát triển ban lãnh đạo công ty luôn qua tâm hoàn thiện hệ thống quản lý thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tất cả các hoạt động, chấn chỉnh kịp thời những sai phạm tạo được uy tín ngày càng cao không những đối với khách hàng mà còn với nội bộ doanh nghiệp.
Cho đến nay công ty đã xây dựng được bộ máy tổ chức phù hợp với năng lực của công ty cụ thể được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ban giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng hành chính Phòng kỹ thuật
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Giám đốc: Là người ra quyết định và chịu toàn bộ trách nhiệm chung, chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và là người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ quản lý toàn diện về mặt tài chính tổ chức hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định về chế độ kế toán hiện hành. Định kỳ lập báo cáo tài chính theo quy định trình lên ban giám đốc và các cơ quản quản lý của nhà nước.
- Phòng kinh doanh: Tìm nguồn hàng, tìm đối tác kinh doanh, cung cấp các thông tin về thị trường theo yêu cầu của ban giám đốc.
- Phòng hành chính: Giúp giám đốc quản lý các bộ phận, tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực.
- Phòng kỹ thuật: Sửa chữa và bảo trì các trang thiệt bị.
Với cơ cấu tổ chức như trên công ty đã xây dựng được các bộ phận với chức năn cần thiết phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Các bộ phận hoạt động tương đối hiệu phối hợp với nhau vì sự phát triển của công ty.
3.1.3. Tình hình về lao động của công ty
Nguồn nhân lực chính là yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình phát triển của công ty. Chính vì vậy trong quá trình hoạt động công ty đã có những cải tiến đáng kể về cơ cấu tổ chức cũng như nâng cao chất lượng nguồn lao động góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của công ty. Đồng thời Công ty luôn có công tác tuyển chọn được đội ngũ công nhân kỹ thuật có tay nghề cao, có kinh nghiệm chuyên môn. Nhờ vậy, Công ty khẳng định được vị trí trên thương trường, tăng uy tín, chất lượng thực hiện.
Bảng 3.1. Bảng thống kê tình hình lao đông tại công ty Đông Hải Đơn vị: Người Chỉ tiêu 2012 2013 2014 2014/2012 +/- % Tổng cán bộ nhân viên 117 133 145 28 1,23 1.Tổng số công nhân 82 104 110 28 1,34
- Công nhân kỹ thuật 52 86 95 43 1,45
- Lao động phổ thông 20 18 15 -5 0,21
2.Tổng số cán bộ nhân viên 24 29 35 11 1,22
- Cán bộ lãnh đạo quản lý 12 13 15 3 1,15
- Cán bộ khoa học kỹ thuật 12 16 20 8 1,24
Nguồn: Phòng hành chính Công ty TNHH xây dựng và thương mại Đông Hải
Nhìn vào số liệu trên ta thấy, Công ty TNHH xây dựng và thương mại Đông Hải là một Công ty có quy mô tương đối nhỏ, tổng số lượng cán bộ công nhân viên năm 2014 là 145 người tăng 28 người so với năm 2012 tương ứng tăng với tỷ lệ 23,92%. Cùng với sự gia tăng về số lượng cán bộ công nhân viên thì số lượng công nhân và cán bộ nhân viên cũng tăng lên tương ứng theo thời gian 2012-2014. Về số lượng công nhân, ta thấy công nhân trong Công ty chiếm khoảng 76% tổng số cán bộ công nhân viên, là lực lượng rất lớn và quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó, công nhân kỹ thuật chiếm tỷ lệ rất lớn còn lao động phổ thông chiếm tỷ lệ nhỏ không đáng kể và qua các năm ta thấy quá trình tuyển dụng lao động phổ thông giảm dần. Điều đó chứng tỏ trình độ công nhân trong Công ty cao, có kỹ năng tay nghề và lý thuyết tốt, tuyển dụng nhiều công nhân có trình độ. Về cán bộ, nhân viên từ năm 2012 đến năm 2014 tăng lên 11 người (tương ứng với 22%). Trong cán bộ, nhân viên thì cán bộ khoa học
kỹ thuật chiếm nhiều nhất, chứng tỏ đòi hỏi nhiều cán bộ kỹ thuật để đáp ứng cho qua trình nghiên cứu, lắp đặt xây dựng.
3.1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty TNHH xây dựng và thương mại Đông Hải giai đoạn 2012-2014 Đông Hải giai đoạn 2012-2014
Trong những năm gần đây, tình hình kinh tế gặp nhiều khó khăn, thị
trường bất động sản trầm lắng, tồn kho ngành xây dựng tăng mạnh. Tuy
nhiên, vượt qua mọi khó khăn thách thức kết quả kinh doanh của Công ty
TNHH XD và TM Đông Hải vẫn khả quan. Điều này phản ánh những nỗ lực
và cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XD và TM Đông Hải giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2014 ta thấy doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp có chiều hướng tăng. Trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn, bất động sản đóng băng, các nhà thầu thầu xây dựng điêu đứng về vốn và nợ lương công nhân, thì Công ty Đông Hải vẫn khẳng định được mình với những con số khá ấn tượng. Năm 2010, doanh thu thuần của Công ty thu về 12, 25 tỷ, sang năm 2013, con số này tăng 14,48 tỷ, tăng lên thêm 18,13% so với năm trước, sang năm 2014, nền kinh tế khả quan hơn, doanh thu của doanh nghiệp tăng mạnh so với cùng kỳ năm trước hơn 5,3 tỷ, tương đương với 36,82%. Nếu xét trên góc độ số tương đối, tỷ suất doanh lợi của doanh nghiệp năm 2012 đạt 0,25% nhưng tỷ suất doanh lợi năm 2014 là 0,19%. Mặc dù doanh thu năm 2014 tăng mạnh so với năm 2013 nhưng tốc độ tăng của lợi nhuận lại tăng chậm hơn tốc độ tăng của doanh thu, một phần do nguyên vật liệu đầu vào cao, lãi suất tín dụng tăng, một phần chứng tỏ sang năm 2014, chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên nhiều với tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu, điều này cho thấy doanh nghiệp đang quản lý chi phí chưa tốt và chặt chẽ.
Bảng 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XD và TM Đông Hải giai đoạn 2012-2014
Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 So sánh tuyệt đối (+/-) So sánh tƣơng đối (%) 13/12 14/13 13/12 14/13 DTBH 12.258,32 14.480,67 19.811,85 2.222,35 5.331,18 18,13 36,82 DTT 12.258,32 14.480,67 19.811,85 2.222,35 5.331,18 9,97 46,96 LN TT 400,79 440,24 520,42 39,45 80,18 8,46 18,49 Thuế DN 88,17 96,45 114,49 8,6 17,63 8,44 18,64 LNST 312,62 343,39 405,93 30,77 62,54 8,46 18,44 Tỷ suất LN (%) 2,55 2,37 2,04 - - - -
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Công ty TNHH XD và TM Đông Hải
Kinh doanh trong một lĩnh vực ngành nghề đòi hỏi nặng vốn, nên giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn, chính vì vậy lợi nhuận trước thuế của Công ty năm 2012 là 400,79 triệu đồng, sau khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước, lợi nhuận sau thuế doanh nghiệp thu về là 312,62 triệu đồng, năm 2013 tăng lên 343,39 triệu đồng. Kết thúc năm 2014, lợi nhuận của Công ty ở mức 405,93 triệu đồng, tăng lên tận 18,44%.
3.2. Thực trạng quản trị chi phí kinh doanh tại Công ty TNHH XD và TM Đông Hải TM Đông Hải
3.2.1. Lập dự toán chi phí sản xuất
3.2.1.1. Quy trình lập dự toán chi phí
* Quy trình dự toán chi phí qua các bước sau:
- Bước 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
- Bước 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của công ty.
* Phương pháp lập dự toán
- Rà soát lại toàn bộ kích thước, số lượng của bản vẽ kiến trúc và kết cấu. - Hình thành các công tác cần triển khai lập dự toán.
- Tạo mới công trình.
- Chọn định mức đơn giá và các điều kiện làm việc. - Nhập công tác và khối lượng.
- Điều Chỉnh phân tích vật tư. - Nhập giá vật tư.
- Tính cước phí vận chuyển (nếu có).
- Nhập các hệ số điều chỉnh vào bảng tổng hợp.
- Kiểm tra lại toàn bộ công tác, khối lượng, có phù hợp với bản thiết kế chưa. - Xuất sang excel chỉnh sữa in ấn.
* Dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc... có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm dài. Do đó, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có các dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công), quá trình xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo.
Lập dự toán còn có những tác dụng khác nhau như cung cấp thông tin một cách có hệ thống tất cả dự toán của các công trình trong doanh nghiệp; Xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này. Lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn. Liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp bằng cách hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau. Chính nhờ vậy, dự
chung của toàn doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả quản lý và thúc đẩy hiệu quả công việc.
3.2.1.2. Thực trạng lập dự toán chi phí sản xuất
Căn cứ để lập dự toán chi phí là dựa vào đơn giá xây dựng cơ bản, giá tính theo một đơn vị diện tích hay công suất sử dụng, định mức các chi phí, phí, lệ phí tính theo tỷ lệ, các định mức nội bộ và các tài liệu khác có liên quan. Trình tự lập dự toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp thường bao gồm các nội dung sau: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi phí sử dụng máy thi công. Cũng dựa vào những cơ sở trên doanh nghiệp lập dự toán giá thành sản phẩm.
Bảng 3.3. Bảng thống kê chi CPSX, giá thành thực tế và dự toán CPSX, GTSP tại công ty từ 2012-2014 Đơn vị: Triệu đồng Khoản mục 2012 2013 2014 Dự toán Thực hiện Dự toán Thực hiện Dự toán Thực hiện 1. Chi phí phát sinh 12294.1 12289.73 13067.95 12935.07 13864.41 13976.76 - CP NVL TT 10285.35 10263.46 11362.11 11210.13 11843.54 11912.38 - CPNCTT 358.23 360 660.25 665.06 850.14 857.47 - CPSXC 850.27 858.41 552.47 558.65 620.36 624.46 Trong đó: Chi phí
máy thi công 800.25 807.86 493.12 501.23 550.37 582.45
2. Giá thành sản
xuất sản phẩm 11814.35 11738.12 12979.12 12847.32 13658.74 13777.14
Từ số liệu bảng 3.3 ở trên ta có bảng so sánh sau:
Bảng 3.4. Kết quả so sánh chi phí, giá thành thực tế với dự toán chi phí, giá thành từ 2012-2014 Khoản mục 2012 2013 2014 +/- % +/- % +/- % 1. Chi phí phát sinh 4.37 (0.04) (132.88) (1.02) 112.35 0.81 - CP NVL TT 21.89 (0.21) (151.98) (1.34) 68.84 0.58 - CPNCTT (1.77) 0.49 4.81 0.73 7.33 0.86 - CPSXC (8.14) 0.96 6.18 1.12 4.1 0.66
Trong đó: Chi phí máy thi công (7.61) 0.95 8.11 1.64 32.08 5.83
2. Giá thành sản xuất sản phẩm 76.23 (0.65) (131.8) (1.02) 118.4 0.87
Nguồn: Phòng tài chính kế toán Công ty TNHH XD và TM Đông Hải
Qua kết quả trên (Bảng 3.3 và 3.4) cho thấy Công ty lập dự toán khá sát với thực tế. Là một doanh nghiệp xây lắp Công ty có một bề dày dặn về kinh nghiệm và đội ngũ các cán bộ công nhân viên có năng lực cao, đặc biệt lĩnh vực hoạt động của công ty là một lĩnh vực rất nặng vốn, và vốn đóng vai trò vô cùng quan trọng, chỉ cần chững vốn, không có vốn đầu tư thì công trình thi công sẽ bị chững, chậm tiến độ và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty, thậm chí các năm gần đây khi bất động sản đóng băng kéo theo sự chững lại của các ngành xây dựng. Trong bối cảnh khó khăn như vậy nhưng Công ty vẫn gặt hái được những kết quả nhất định, là do công tác lập dự toán tại công ty khá sát với thực tế, nhìn vào bảng có thể nhận thấy đa số các khoản mục chi phí cao hơn dự toán, nhưng giá trị không lớn. Có tồn tại một số khoản mục như chi phí nhân công, chi phí máy thi công vượt dự toán, nguyên nhân là Công ty chưa thể lường trước hết được rủi ro phát sinh trong
2014, Công ty đã có sự tăng trưởng vượt bậc về doanh thu, từ 12,258 tỷ năm 2012 đến 19,811 tỷ năm 2014 (tăng 61,16%) nên vấn đề tuyển dụng người làm việc gặp nhiều khó khăn. Lực lượng lao động mới chiếm số lượng tương đối lớn dẫn tới năng suất lao động giảm, nhưng Công ty vẫn phải duy trì trả lương với mức tương đối để giữ chân người lao động làm việc. Về chi phí máy thi công vượt dự toán cho chi phí phát sinh chi phí vận chuyển và việc đi thuê máy phát sinh tăng giá từ bên cho thuê, một nguyên nhân nữa là do thời tiết Việt Nam hay gió bão, mưa lớn, nên làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công, kéo dài việc thuê máy thi công hơn so với hợp đồng thuê, vì không phải tất cả các loại máy thi công Công ty đều có mà một số máy chuyên dụng Công ty phải đi thuê hoạt động… ngoài ra chi phí dịch vụ mua ngoài cũng vượt dự toán, tuy nhiên mức vượt dự toán khá nhỏ và có thể chấp nhận được.
Là Công ty trong ngành xây dựng, nếu công tác lập dự toán không tốt thì sẽ có tác động không nhỏ đến hoạt động của công ty và tiến độ thi công công trình, nếu dự toán nhỏ hơn so với chi phí mà các quỹ dự phòng không đủ bù có thể dẫn đến chuyện dừng thi công và nguy cơ phá sản là rất lớn. Nếu dự toán quá cao so với thực tế sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, chính vì vậy dự toán càng sát với thực tế càng tốt cho doanh nghiệp, công tác dự toán của Công ty TNHH XD và TM Đông Hải được đánh giá là khá sát thực tế, tuy nhiên công ty vẫn cần cố gắng hơn, nâng cao công tác nghiên cứu thị trường để không xảy ra việc chi phí vượt dự toán nữa.
3.2.2. Tổ chức thực hiện quản trị chi phí sản xuất
