7. Kết cấu của luận văn
1.3.1.2. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Khi phân tích có hai tài liệu cơ bản là:
- Bảng mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
- Bảng tiêu chuẩn công việc: Là văn bản liệt kê các yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các khả năng khác và đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
Phân tích công việc cung cấp thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc trang thiết bị dụng cụ cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ giữa cấp trên và đồng nghiệp trong thực hiện công việc…
Phân tích công việc giúp nhà quản trị tạo sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp, đánh giá chính xác yêu cầu của công việc, tuyển dụng đúng nhân viên.
Thường thì nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc tùy theo các tổ chức, có thể có 06 bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích của việc phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin, phân tích công việc hợp lý.
Bước 2: Thu thập các thông tin có sẵn trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc, tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin này cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các lãnh đạo có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.