7. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực
3.2.1.1. Hoàn thiện hoạt động hoạch định nguồn nhân lực
* Nội dung giải pháp: Qua phân tích thực trạng cho thấy Cục Hải quan tỉnh Bình Phước chưa thực hiện tốt công tác hoạch định nguồn nhân lực, đơn vị chưa có một kế hoạch hay chiến lược cụ thể về phát triển nguồn nhân lực nên thường bị động khi phát sinh các hoạt động có liên quan đến nguồn nhân lực. Do đó, Cục Hải quan tỉnh Bình Phước cần căn cứ các yếu tố môi trường bên ngoài nhất là định hướng phát triển kinh tế xã hội của đất nước, trong đó chú trọng phân tích tốc độ phát triển kinh tế xã hội của tỉnh Bình Phước và chiến lược phát triển của ngành Hải quan để xác định nhu cầu về số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cần phải có để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Xác định yêu cầu chất lượng đội ngũ công chức là xác định yêu cầu về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, sức khỏe và kỹ năng nghề nghiệp...cần phải có.
Đơn vị cần rà soát, đánh giá lại chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức của mình, xác định những điểm mạnh để phát huy, thấy được những điểm yếu, những mặt hạn chế so với yêu cầu để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu đặt ra. Khi đã nhìn thấy được các yêu cầu về đào tạo, diễn biến của quá trình phát triển công việc và nhu cầu nhân lực thì đơn vị sẽ có cơ sở đề ra và tổ chức thực hiện các giải pháp để đáp ứng kịp thời.
* Điều kiện thực hiện của giải pháp: Quản lý sử dụng hiệu quả và phát huy tối đa khả năng tiềm tàng nguồn nhân lực sẵn có của đơn vị. Tạo thế chủ động cho đơn vị khi phát sinh các nhu cầu liên quan đến nguồn nhân lực, hạn chế áp lực trong công việc cho các phòng ban, chi cục và áp lực đối với cán bộ, công chức trong đơn vị, giúp đơn vị hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ chính trị được giao.
* Dự kiến kết quả đạt được nếu triển khai giải pháp: Có được đội ngũ công chức đảm bảo về số lượng, có cơ cấu phù hợp, có trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt, có kỹ năng làm việc chuyên nghiệp, sẵn sàng đáp ứng công việc
khi có nhu cầu nhất là trong điều kiện phải cải cách mạnh mẽ để đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế và phát triển đất nước.
3.2.1.2. Hoàn thiện hoạt động phân tích công việc
* Nội dung giải pháp: Trong nhóm giải pháp thu hút nguồn nhân lực, thì giải pháp về phân tích công việc là rất quan trọng, vì kết quả của quá trình phân tích công việc là cơ sở cho các hoạt động khác của quản trị nguồn nhân lực.
Như đã phân tích, thực trạng phân tích công việc tại Cục Hải quan tỉnh Bình Phước đã đạt được một số kết quả nhất định nhưng vẫn còn một số hạn chế. Vì vậy, đơn vị hoàn thiện và triển khai áp dụng ngay bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc mà đơn vị đã xây dựng trong đề án vị trí việc làm cho tất cả các vị trí từ ban lãnh đạo Cục đến công chức, nhân viên.
Qua thực trạng của Cục Hải quan tỉnh Bình Phước, tác giả đề xuất giải pháp cụ thể công tác phân tích công việc của công chức làm công tác tham mưu tổng hợp thuộc Bộ phận Hành chính tổng hợp - Văn phòng qua Bản mô tả công việc của vị trí việc làm Tham mưu tổng hợp như Phụ lục số 3.
* Điều kiện thực hiện giải pháp: Đảm bảo tất cả cán bộ, công chức trong đơn vị xác định đầy đủ công việc, trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác định rõ tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành công việc để tránh đỗ lỗi cho nhau khi công việc không hoàn thành. Việc xác định rõ tiêu chuẩn hoàn thành công việc cũng là cơ sở để đánh giá kết quả hoàn thành công việc đảm bảo chính xác, khách quan. Xác định rõ tiêu chuẩn cho từng vị trí công việc là cơ sở để đơn vị rà soát, bố trí lại nguồn nhân lực, thực hiện công tác đào tạo đối với những vị trí chưa đáp ứng, cũng như giúp công tác tuyển dụng của đơn vị được tốt hơn.
* Dự kiến kết quả đạt được nếu triển khai giải pháp: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí chức danh được xây dựng một cách khoa học, phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị sẽ giúp Cục Hải quan tỉnh Bình Phước xác định rõ nhu cầu tuyển dụng, từ đó tuyển dụng được ứng viên có chất lượng phù hợp với nhu cầu. Nội dung của thông báo tuyển dụng dựa vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc sẽ giúp ứng viên tham gia tuyển dụng thấy rõ
yêu cầu tuyển dụng và tự đánh giá trình độ, năng lực của mình có phù hợp với vị trí tuyển dụng không, nên sẽ hạn chế được các ứng viên không đáp ứng tiêu chuẩn đến nộp hồ sơ. Qua đó giúp làm giảm thời gian và chi phí cho đơn vị trong khâu sàng lọc hồ sơ dự tuyển.
Phân tích rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ công tác của từng vị trí chức danh cũng như giữa các bộ phận, hạn chế sự trùng lắp về nhiệm vụ và quyền hạn, đảm bảo tính thống nhất, khoa học khi phân công lao động.
Định hướng cho công chức, nhân viên mới tuyển dụng vào làm việc cho đơn vị, tiết kiệm thời gian cho nhân viên mới tìm hiểu công việc và giảm thiểu chi phí và thời gian của đơn vị cho việc hướng dẫn nhân viên mới.
Là cơ sở quan trọng để thực hiện bố trí, phân công lại công việc, sắp xếp lại bộ máy; đánh giá kết quả hoàn thành công việc của công chức; giảm thiểu rủi ro về mặt pháp lý trong quản lý nguồn nhân lực.
3.2.1.3. Hoàn thiện hoạt động tuyển dụng
* Nội dung giải pháp: Như đã phân tích ở Chương 2, công tác tuyển dụng của Cục Hải quan tỉnh Bình Phước gặp nhiều khó khăn và còn nhiều hạn chế. Việc tuyển dụng chủ yếu là để bù đắp số lượng thiếu hụt do công chức mất, nghỉ hưu, chuyển công tác, chuyển ngành và số biên chế còn trống so với số lượng được phê duyệt.
Để tuyển dụng được số biên chế còn trống so với định biên được phê duyệt, trong bối cảnh ngành Hải quan không tổ chức thi tuyển công chức mà chủ yếu tuyển dụng qua hình thức tiếp nhận công chức chuyển từ ngành khác sang. Từ năm 2014 trở lại đây, thông qua giới thiệu của cán bộ, công chức trong và ngoài đơn vị, Cục Hải quan tỉnh Bình Phước đã tiếp nhận được 06 hồ sơ công chức, viên chức xin đến làm việc tại đơn vị. Quá trình tuyển dụng, đơn vị đã thực hiện các bước thủ tục thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình và đã trình Tổng cục Hải quan phê duyệt cả 06 trường hợp nêu trên. Tuy nhiên, qua xem xét, Tổng cục Hải quan chỉ đồng ý cho đơn vị tiếp nhận 04 trường hợp, không đồng ý 02 trường hợp.
Số liệu trên cho thấy, trong vòng 02 năm nhưng chỉ có 06 trường hợp cán bộ, công chức từ ngành khác xin chuyển đến làm việc tại Cục Hải quan tỉnh Bình Phước là tương đối thấp. Nguyên nhân cơ bản của vấn đề này là, đơn vị chưa sử dụng các phương tiện thông tin truyền thông để thông báo cho cán bộ, công chức cũng như nhân dân trong và ngoài tỉnh biết về nhu cầu tuyển dụng của đơn vị. Vì vậy, đơn vị cần thực hiện:
+ Thông báo nhu cầu tuyển dụng thông qua các phương tiện thông tin đại chúng trên cả nước và trong toàn tỉnh. Đơn vị cũng nên thông báo công khai nhu cầu tuyển dụng cho tất cả cán bộ, công chức, nhân viên trong đơn vị biết để giới thiệu người thân, bạn bè có đủ tiêu chuẩn, điều kiện đến dự tuyển.
+ Nội dung thông báo tuyển dụng cần đầy đủ, rõ ràng theo quy định của nhà nước; các thủ tục còn lại thực hiện theo quy định hiện hành.
+ Khi đã thực hiện các bước nêu trên mà vẫn không tuyển đủ người, đơn vị cần đề xuất Tổng cục Hải quan giải quyết cho đơn vị cơ chế được tổ chức tuyển dụng những trường hợp không phải là công chức nhưng có trình độ, năng lực và phẩm chất tốt, đáp ứng tiêu chuẩn, yêu cầu vào làm việc tại đơn vị. Và cũng cần có cơ chế ưu tiên đối với các nhân viên đang lao động theo chế độ hợp đồng theo Nghị định 68 tại đơn vị, ưu tiên cho những ứng viên có hộ khẩu thường trú tại tỉnh Bình Phước.
* Điều kiện thực hiện giải pháp: Trước mắc nhanh chóng tuyển chọn được người có năng lực và phẩm chất đạo đức đáp ứng tốt các yêu cầu đối với vị trí biên chế còn trống để giảm áp lực do thiếu hụt biên chế. Về lâu dài, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tuyển dụng để bù đắp biên chế thiếu hụt do công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, chuyển ngành và để hạn chế tối đa nạn “chảy máu chất xám” tại đơn vị.
* Dự kiến kết quả đạt được nếu triển khai giải pháp: Có đủ số lượng cán bộ, công chức theo biên chế được duyệt. Có được đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất và năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị.
3.2.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng đào tạo phát triển
* Nội dung giải pháp: Như đã phân tích ở phần thực trạng, Cục Hải quan Bình Phước rất quan tâm đến công tác đào tạo, tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ, công chức được đào tạo, học tập để phát triển. Tuy nhiên, cũng còn một số trường hợp cử đi đào tạo chưa đúng với chuyên môn hay không phù hợp với công việc đang đảm nhận. Để hoạt động đào tạo, bồi dưỡng đạt được kết quả như mong muốn, đơn vị cần xây dựng được kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng hợp lý, kết hợp bồi dưỡng ngắn ngày với đào tạo dài ngày, giữa đào tạo tại chỗ, tự đào tạo và đào tạo tại các cơ sở chuyên nghiệp; nội dung, chương trình đào tạo phải phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ trước mắt cũng như lâu dài; đối tượng được cử đi đào tạo phải đúng thành phần, phải thật sự cần thiết để phát huy tối đa kết quả đào tạo, tránh gây lãng phí cho đơn vị và gây khó chịu cho người học. Để thực hiện tốt điều này, đơn vị cần làm tốt các công việc sau:
- Xác định nhu cầu và đối tượng cần được đào tạo:
- Về nội dung đào tạo: Căn cứ định hướng phát triển của ngành, mục tiêu phát triển của đơn vị và nguyện vọng học tập của công chức, trong thời gian tới, đơn vị cần tập trung đào tạo các nội dung chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ và đào tạo theo tiêu chuẩn chức danh, ngạch, bậc.
- Về hình thức và phương pháp đào tạo: Trong điều kiện hiện nay, Cục Hải quan tỉnh Bình Phước cần tiếp tục duy trì việc kết hợp đào tạo tại chỗ với việc cử cán bộ công chức tham gia các khóa đào tạo do ngành và các đơn vị ngoài ngành tổ chức; kết hợp đào tạo ngắn ngày với đào tạo dài ngày để đảm bảo giải quyết tốt công việc hiện tại của đơn vị; kết hợp hình thức cơ quan cử công chức đi đào tạo với việc khuyến kích công chức tự tham gia các khóa đào tạo để nâng cao trình độ.
- Tổ chức đánh giá sau đào tạo: với tinh thần thẳng thắn, trung thực, nghiêm túc để thấy được hiệu quả thực sự của các khóa đào tạo đem lại và có hướng điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.
* Điều kiện thực hiện giải pháp: Cán bộ, công chức khi được cử đi đào tạo phải đúng thành phần, đối tượng quy định và phù hợp với vị trí công việc đang công tác. Kết quả đánh giá sau đào tạo phải trung thực, khách quan.
* Dự kiến kết quả đạt được nếu triển khai giải pháp: Có được đội ngũ công chức có trình độ cao, có trình độ tổng hợp, có kiến thức chuyên môn sâu, có phẩm chất đạo đức tốt, có kỹ năng làm việc chuyên nghiệp, đáp ứng được nhiều công việc khác nhau. Nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho công chức, nhân viên, qua đó nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực, góp phần nâng cao lợi thế, hình ảnh và hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị.
3.2.3. Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực 3.2.3.1. Nhóm giải pháp phân công, bố trí lại công việc 3.2.3.1. Nhóm giải pháp phân công, bố trí lại công việc
* Nội dung giải pháp: Khảo sát bản tự đánh giá kết quả công việc 03 tháng liền kề, từ tháng 10 đến tháng 12 năm 2016 tại đơn vị cho thấy, một số đơn vị có khối lượng công việc phát sinh tương đối ít, nên một số công chức tuy có vị trí việc làm nhưng đã không được sử dụng hết quỹ thời gian và công suất làm việc. Trong khi đó, một số đơn vị có khối lượng công việc phát sinh khá nhiều nên nhiều công chức phải làm thêm giờ, kể cả thứ bảy và chủ nhật mới có thể hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, tại các chi cục Hải quan cửa khẩu, khối lượng công việc phụ thuộc từng mùa và chính sách của nước bạn Campuchia như công việc phát sinh nhiều chủ yếu vào mùa khô (từ tháng 12 năm trước đến tháng 3 năm sau). Vì đây là mùa các doanh nghiệp nhập nông sản từ Campuchia, Lào về Việt Nam. Vì vậy, cần phải xem xét khối lượng công việc (sản phẩm đầu ra) của từng công chức, từng vị trí việc làm, tại từng đơn vị để bố trí sắp xếp lại cho phù hợp, tránh trường hợp một số người phải làm việc quá nhiều, quá sức, trong khi một số người khác lại không được sử dụng hết công suất.
- Trước mắt, trên cơ sở bản tự đánh giá phân loại hàng tháng của từng công chức và bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc được hoàn chỉnh như đã trình bày ở phần giải pháp về phân tích công việc, đơn vị xác định khối lượng công việc (sản phẩm đầu ra) của từng vị trí việc làm trong cả năm 2017, từ đó xác định
sản phẩm đầu ra bình quân của mỗi quý, mỗi tháng; xác định thời gian cần thiết để hoàn thành 01 công việc (sản phẩm) đối với một công chức có năng lực trung bình, trong điều kiện lao động bình thường. Từ đó xác định số lượng lao động cần thiết cho từng vị trí việc làm. Trên cơ sở đó, nếu vị trí việc làm có số lượng lao động cần thiết ít hơn 01 người, thì có thể bố trí một người đảm nhiệm nhiều vị trí công việc. Đối với vị trí việc làm có số lượng lao động cần thiết lớn hơn 01 người thì cần phải bổ sung thêm người để thực hiện công việc đó. Sau khi thực hiện các bước trên, có phòng, ban, chi cục sẽ phải bố trí ít người hơn. Đồng thời, cũng có phòng, ban, chi cục sẽ được bổ sung thêm người.
Để việc bố trí, phân công được chính xác, trong quá trình rà soát, tính toán cần lưu ý đến các yếu tố về độ khó của từng công việc; năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng, sở trường và khả năng phát triển, khả năng chịu đựng áp lực của từng công chức; dự kiến khối lượng công việc hiện tại, công việc mới sẽ phát sinh trong tương lai.
- Về lâu dài: Tiếp tục nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện quy trình xác định biên chế, danh mục sản phẩm và định mức sản phẩm để làm căn cứ xác định nhu cầu biên chế của các đơn vị một cách khoa học, công bằng, minh bạch làm cơ sở để phân công bố trí lại công việc.
* Điều kiên thực hiện giải pháp: Phân công, bố trí công việc một cách hợp lý nhất để phát huy hết khả năng, tiềm năng và hiệu quả nguồn nhân lực hiện có; hạn