5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.3.2 Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường
đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics 2.3.2.1 Nhận Booking từ đại lý và mở file hồ sơ
Booking được xem như thông tin về lô hàng của người bán tại nước xuất khẩu, đại lý của MTL dùng để đặt chỗ trên tàu theo như thông tin đó. Trước hết, đại lý gửi cho MTL email về Booking, gồm các thông tin liên quan đến lô hàng như: số đơn hàng, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ETD, ETA,… Sau khi nhận được Booking từ đại lý, MTL sẽ tiến hành mở file hồ sơ. File hồ sơ là một bìa cứng, mặt ngoài có ghi chú những thông tin về lô hàng theo quy định của MTL. Trong quá trình vận chuyển lô hàng, các thông tin còn thiếu sẽ được bổ sung sau. Tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng sẽ được lưu giữ trong bìa cứng này. Trên file hồ sơ gồm các thông tin: Số file (số thứ tự của file hồ sơ, do công ty quy định), nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, MBL, HBL, số lượng vận chuyển, ETD, ETA, đại lý, hãng tàu. Đồng thời, để nhà nhập khẩu tại Việt Nam kiểm tra thông tin lô hàng, MTL cũng gửi cho họ một email với nội dung tương tự như Booking đã nhận từ đại lý. Nếu nhà nhập khẩu có thắc mắc liên quan đến thông tin lô hàng, MTL sẽ giải đáp hoặc tư vấn ngay, hoặc nhà nhập khẩu đồng ý với các thông tin mà MTL cung cấp thì MTL báo lại cho đại lý về việc nhà nhập khẩu đã xác nhận thông tin và yêu cầu đại lý tiến hành vận chuyển lô hàng.
Đây là giai đoạn ban đầu trong việc thiết lập tính gắn kết giữa MTL với đại lý và khách hàng, một dịch vụ logistics chất lượng luôn thể hiện sự chuyên nghiệp dành cho khách hàng ở giai đoạn nhận Booking và phản hồi thông tin nhanh chóng cho khách hàng. Tuy nhiên, một hạn chế ở MTL là hệ thống phần mềm sử dụng quản lý thông tin tại công ty thường xuyên bị trục trặc do ít được bảo trì hoặc ít quan tâm đầu tư mới khiến nhân viên phòng Chứng từ không thể gửi hoặc nhận email từ phía đại lý, hãng tàu hoặc khách hàng. Công ty phải mất từ 1 – 2 ngày cho việc sửa chữa hệ thống phần mềm. Khi đó, nhân viên phải liên lạc với các đối tác qua điện thoại để cập nhật thông tin lô hàng và thực hiện các công đoạn tiếp theo. Việc liên lạc qua điện thoại sẽ gặp phải vấn đề sai sót thông tin của lô hàng, chẳng hạn như sai tên gọi của nhà xuất khẩu hoặc nhập khẩu, sai ngày khởi hành, ngày hàng về,… Điều này sẽ gây khó khăn và trở ngại cho việc cập nhật thông tin lô hàng, vì nhân viên phải mất thời gian chỉnh sửa thông tin của lô hàng. Đó cũng
chính là thực trạng chung đối với các công ty logistics vừa và nhỏ tại Việt Nam mà cần có giải pháp khắc phục, vì ngày nay một dịch vụ logistics hoàn hảo phải đi kèm với hệ thống thông tin hiện đại.
2.3.2.2 Nhận Booking Confirmation từ hãng tàu qua đại lý
Booking Confirmation là xác nhận của hãng tàu, về việc đại lý đã đặt chỗ trên tàu thành công. Sau khi đặt chỗ với hãng tàu và được hãng tàu xác nhận, đại lý gửi Booking Confirmation qua email cho MTL gồm các thông tin xác nhận của hãng tàu về lô hàng, tương tự như thông tin trên Booking.
Nhận được bản MBL chính thức từ hãng tàu, đại lý phát hành một B/L khác cho nhà xuất khẩu (gọi là HBL) rồi gửi email cho MTL bộ Pre-alert gồm các chứng từ như MBL, HBL, Invoice, Packing List để MTL tiếp tục tiến hành quy trình nhập khẩu khi hàng về đến Việt Nam cùng Debit Note hoặc Credit Note, giấy này liệt kê các khoản phí mà MTL phải trả cho đại lý hoặc ngược lại, sau khi quy trình nhập khẩu hàng hóa kết thúc. MTL phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin lô hàng trong Pre-alert. Nếu có sự khác biệt hoặc thiếu sót thông tin thì MTL phải liên hệ với đại lý để bổ sung hoặc chỉnh sửa. (Bộ chứng từ thực tế ví dụ cho quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty MTL, mặt hàng móc treo quần áo bằng nhựa, được đính kèm ở Phụ lục).
Dựa vào các thông tin trong Pre-alert, MTL nhập dữ liệu của lô hàng và các khoản thu chi (giữa công ty với đại lý) liên quan đến lô hàng vào phần mềm hệ thống quản lý thông tin các lô hàng của công ty có tên là Freight Assistance System Technology (FAST) để quản lý dữ liệu và cung cấp các chứng từ cần thiết trong quy trình xử lý đơn hàng. Các thông tin cần nhập gồm: Số file, hãng vận chuyển, số MBL, tên tàu, loại hàng, số lượng container, tổng khối lượng hoặc số khối,… Từ dữ liệu đã được nhập, FAST sẽ hỗ trợ xuất ra các chứng từ phục vụ cho việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty như Manifest (bản kê khai thông tin hàng hóa, dùng để gửi cho Hải quan), Debit/ Credit Note của đại lý, thông báo hàng đến (A/N), lệnh giao hàng (D/O),…
Hình 2.2: Giao diện chung của phần mềm FAST
Nguồn: Phòng Chứng từ
Do một nhân viên chứng từ phải phụ trách nhiều lô hàng của một khách hàng nhưng khác tuyến đường hoặc các lô hàng của nhiều khách hàng khác nhau nên có rất nhiều lô hàng cần được cập nhật dữ liệu cùng lúc. Vì vậy, tại công ty tất yếu tồn tại thực trạng nhân viên nhập nhầm dữ liệu trên hệ thống phần mềm, gây ra sai sót về số liệu trên các chứng từ xuất ra từ phần mềm FAST, nhất là Debit Note hoặc Credit Note do đại lý phát hành. Các chứng từ này dùng để thông báo kết quả thu chi cho đại lý của công ty về lô hàng, cho nên hạn chế về sai sót khi cập nhật dữ liệu lô hàng tất nhiên cũng sẽ làm ảnh hưởng đến kế hoạch thu chi của công ty đối với lô hàng. Giả sử có nhiều lô hàng mà dữ liệu không đúng thì báo cáo kết quả thu chi cho lô hàng sẽ không còn chính xác và không có giá trị nữa. Khi phải nhập dữ liệu trên hệ thống phần mềm bằng phương pháp thủ công thì đây là hạn chế thường gặp ở hầu hết các doanh nghiệp giao nhận vận tải. Nếu ở nhân viên có sự cẩn thận, tập trung cao độ thì hạn chế này sẽ được giảm đi đáng kể.
2.3.2.3 Nhận số khai báo từ hãng tàu, gửi Manifest
Khi hàng sắp về đến Việt Nam, hãng tàu gửi cho MTL email về nội dung của thông báo hàng đến, trên đó có kèm ghi chú về số khai báo do hãng tàu cung cấp. Với số khai báo này, MTL tiến hành gửi Manifest (bản lược khai hàng hóa, dùng để
trình lên Hải quan để mô tả về hàng hóa) cho Hải quan qua trang web
https://vnsw.gov.vn/ (Cổng thông tin một cửa quốc gia) rồi chờ hàng hóa được chấp
nhận để thông quan nhập khẩu. MTL chỉ trình Manifest cho Hải quan chứ không khai hải quan điện tử, mà nhà nhập khẩu sẽ tự làm công việc này. Khi có bất cập về lô hàng và có liên quan đến hãng tàu, MTL sẽ liên hệ ngay với hãng tàu để giải quyết vấn đề.
Có một hạn chế lớn cần chú ý tại bước này, đòi hỏi công ty phải nhanh chóng đưa ra giải pháp khắc phục. Thực tế hiện nay, do hoạt động dưới quy mô nhỏ cùng năng lực tài chính và quản lý hạn chế, nên MTL chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa là chính, chứ chưa có các dịch vụ giá trị gia tăng khác như khai hải quan hay dịch vụ lưu kho lưu bãi, đóng gói,… Khách hàng đến MTL phải tự mình thực hiện những công việc trên hoặc nhờ công ty khác làm hộ. Điều này đã làm mất thời gian của khách hàng vì họ đã tốn chi phí để sử dụng dịch vụ của MTL, thì thay vì MTL sẽ đảm nhiệm toàn bộ quá trình nhập khẩu hàng hóa của khách hàng nhưng ở đây họ vẫn phải tự chịu trách nhiệm trong việc khai báo hải quan. Có thể nói, chất lượng dịch vụ của công ty từ đó đã giảm đi đáng kể. Đồng thời, thiếu dịch vụ giá trị gia tăng đã góp phần làm thất thu và làm giảm sức cạnh tranh của MTL trong lĩnh vực logistics, khi mà các công ty cùng quy mô trong ngành đã có thể cung cấp trọn gói dịch vụ với mức giá cạnh tranh hơn rất nhiều so với MTL. Cung cấp dịch vụ tích hợp với chất lượng tốt và giá cả hợp lý chính là mục tiêu mà hầu hết các doanh nghiệp logistics đang hướng đến. Tuy nhiên, MTL lại bị bỏ lại phía sau khi chưa thể đưa ra và đáp ứng mục tiêu này.
Từ thực trạng trên, MTL cần phải đưa ra giải pháp trong thời gian sớm nhất có thể để mở rộng loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp và nâng cao chất lượng nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, đồng thời đảm bảo cho việc tăng trưởng doanh thu và tối đa hóa lợi nhuận của công ty. Có như vậy, công ty mới có thể tồn tại và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường logistics hấp dẫn nhưng không kém phần khốc liệt này.
2.3.2.4 Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu
Khi nhận được thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu, MTL kiểm tra thông tin lô hàng trên đó, bao gồm tên người gửi, người nhận, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ETD, ETA,… Nếu thông tin trên thông báo hàng đến chính xác thì nhân viên
chứng từ sẽ in ra 2 bản, 1 bản giao cho nhân viên giao nhận để họ đến văn phòng hãng tàu nhận lệnh giao hàng và bản còn lại để đính kèm vào file hồ sơ lưu trữ. Nếu có sai sót thông tin thì MTL sẽ liên hệ và yêu cầu hãng tàu điều chỉnh.
Đây là một bước cần lưu ý theo dõi trong quy trình, vì việc nhận D/O sớm hay muộn đều phụ thuộc vào việc nhận thông báo hàng đến của nhân viên chứng từ. Tuy nhiên, tại bước này vẫn còn tồn tại thực trạng nhân viên công ty chậm trễ trong việc nhận thông báo hàng đến. Hãng tàu đã gửi A/N cho MTL nhưng vì có quá nhiều lô hàng cần được xử lý cùng lúc, nên nhân viên bộ phận chứng từ đã bỏ sót, không in A/N của một số lô hàng hoặc không đưa A/N cho nhân viên giao nhận. Vì vậy, A/N đã không được giao cho nhân viên giao nhận đến hãng tàu nhận D/O kịp thời. Việc lấy D/O trễ đã làm ngưng trệ các công việc tiếp theo nên nó có ảnh hưởng nhiều đến các bộ phận thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty, nhất là bộ phận giao nhận và chứng từ. Chẳng hạn, nhân viên giao nhận phải mất thời gian đến hãng tàu lấy D/O của chỉ một lô hàng có A/N trễ, thay vì thời gian đó, họ có thể đến hãng tàu khác theo như tiến độ công việc của mình. Do đó, nhân viên giao nhận không thể giao D/O cho nhân viên chứng từ để hoàn tất thủ tục chứng từ đúng hạn, việc nhận hàng ở cảng của khách hàng cũng bị gián đoạn bởi hạn chế này. Như vậy, sơ suất của nhân viên công ty đã có thể làm trì trệ các công việc tiếp theo trong quy trình và làm giảm uy tín của công ty đối với khách hàng, vì yêu cầu của khách hàng đối với các công ty giao nhận hiện nay là sự nhanh chóng trong công đoạn giao hàng hóa đến tay người nhận. Đây là thực trạng thường gặp tại công ty, có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận hàng hóa, cụ thể là khâu nhận lệnh giao hàng và thực hiện thủ tục chứng từ. Cho nên, công ty cần đưa ra giải pháp khắc phục hạn chế này để đảm bảo các công đoạn tiếp theo trong quy trình được thực hiện suôn sẻ, qua đó tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty.
2.3.2.5 Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, in Debit Note
Từ phần mềm FAST, MTL xuất ra các loại chứng từ sau:
- A/N theo mẫu quy định của MTL (1 bản). Nội dung A/N của công ty tương
tự như của hãng tàu, nhưng có thay đổi thông tin của người gửi hàng và người nhận hàng, lần lượt là nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, thay vì là đại lý và MTL như trên A/N của hãng tàu cung cấp.
- Debit Note (1 bản), nhằm thông báo các khoản phí mà nhà nhập khẩu phải trả cho MTL. Trong đó gồm 2 loại cước phí: cước vận chuyển đường biển (Sea Freight) và phí địa phương (Local Charges). Phí địa phương do hãng tàu ở mỗi đầu cảng của mỗi nước thu để đảm bảo cho việc vận chuyển hàng hóa, gồm các loại phí như: phí làm hàng tại cảng (THC fee), phí mất cân bằng container (CIC fee), phí vệ sinh container (Cleaning container fee), phí chứng từ (D/O fee),…
- Với các thông tin từ file hồ sơ của lô hàng, nhân viên kế toán của MTL sẽ tìm dữ liệu lô hàng trên FAST rồi xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để thu tiền nhà nhập khẩu khi họ đến MTL lấy D/O. Hóa đơn được scan lên máy vi tính của MTL để gửi kèm email cho nhà nhập khẩu và được photo thành 2 bản (1 bản đính vào file hồ sơ, 1 bản để lưu bên ngoài).
Sau khi đã hoàn thành các chứng từ trên, MTL gửi email đính kèm A/N, Debit Note và hóa đơn GTGT cho nhà nhập khẩu kiểm tra và sắp xếp đến MTL lấy D/O cùng các chứng từ cần thiết khác để nhận hàng.
Ở bước này, xuất hóa đơn GTGT là công việc của nhân viên kế toán, tuy nhiên vì công ty chỉ có một nhân viên kế toán nên hạn chế nảy sinh ở đây là điều không thể tránh khỏi. Vào mùa cao điểm của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu hay khi số lượng đơn hàng tăng lên đột ngột, nhân viên kế toán không thể đảm nhiệm toàn bộ việc xuất hóa đơn nên dẫn đến hạn chế là sự chậm trễ của nhân viên khi xuất hóa đơn thu tiền khách hàng. Hoặc là, nhân viên kế toán xuất thiếu hoặc nhầm hóa đơn vì số lượng hóa đơn cần xuất trong mỗi lô hàng thường là từ 3 trở lên. Điều này đã làm ảnh hưởng đến thời gian của khách hàng, khi họ đến MTL lấy D/O và nộp phí mà hóa đơn GTGT vẫn chưa được xuất hoặc thiếu hóa đơn và họ cũng chưa nhận được email về hóa đơn đã scan của công ty. Hạn chế này có thể khắc phục ngay vì có phần mềm hỗ trợ giúp việc in hóa đơn diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, nhưng lại làm mất thời gian của cả phía nhân viên công ty và khách hàng.
2.3.2.6 Thanh toán, lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu
Để lấy D/O từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ mang theo A/N của hãng tàu và giấy Giới thiệu của MTL cùng tiền mặt đến văn phòng hãng tàu để thanh toán các khoản phí (cước tàu, phí mất cân bằng container, phí vệ sinh container, phí làm hàng tại cảng, phí chứng từ,…) và nhận 3 bản D/O. Trong một số trường hợp, nhân
viên giao nhận không cần thanh toán bằng tiền mặt, mà nhân viên kế toán sẽ thực hiện Ủy nhiệm chi để nhân viên giao nhận đến ngân hàng chuyển khoản phí D/O trước, rồi đến hãng tàu nhận D/O. Sau đó, nhân viên giao nhận mang D/O của hãng tàu về MTL để nhân viên chứng từ chuẩn bị hoàn tất bộ chứng từ và giao cho nhà nhập khẩu.
Nhận lệnh giao hàng là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình, vì không có lệnh giao hàng thì công ty không thể giao chứng từ cho nhà nhập khẩu, và họ cũng sẽ không thể lấy được hàng. Tuy vậy, bước này có những hạn chế đáng lưu ý, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình giao nhận hàng hóa. Công ty chỉ có một nhân viên giao nhận, nên trường hợp công ty có nhiều đơn hàng hơn bình thường, đặc biệt là vào mùa cao điểm, nhân viên giao nhận không thể đồng thời đi đến tất cả