5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.3.2.6 Thanh toán, lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu
Để lấy D/O từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ mang theo A/N của hãng tàu và giấy Giới thiệu của MTL cùng tiền mặt đến văn phòng hãng tàu để thanh toán các khoản phí (cước tàu, phí mất cân bằng container, phí vệ sinh container, phí làm hàng tại cảng, phí chứng từ,…) và nhận 3 bản D/O. Trong một số trường hợp, nhân
viên giao nhận không cần thanh toán bằng tiền mặt, mà nhân viên kế toán sẽ thực hiện Ủy nhiệm chi để nhân viên giao nhận đến ngân hàng chuyển khoản phí D/O trước, rồi đến hãng tàu nhận D/O. Sau đó, nhân viên giao nhận mang D/O của hãng tàu về MTL để nhân viên chứng từ chuẩn bị hoàn tất bộ chứng từ và giao cho nhà nhập khẩu.
Nhận lệnh giao hàng là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình, vì không có lệnh giao hàng thì công ty không thể giao chứng từ cho nhà nhập khẩu, và họ cũng sẽ không thể lấy được hàng. Tuy vậy, bước này có những hạn chế đáng lưu ý, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình giao nhận hàng hóa. Công ty chỉ có một nhân viên giao nhận, nên trường hợp công ty có nhiều đơn hàng hơn bình thường, đặc biệt là vào mùa cao điểm, nhân viên giao nhận không thể đồng thời đi đến tất cả hãng tàu để lấy D/O hoặc đến ngân hàng để chuyển khoản cho các hãng tàu đúng hạn. Do đó, để kịp thời mang D/O về MTL và đảm bảo cho nhân viên phòng Chứng từ có thể tiếp tục thực hiện thủ tục chứng từ của lô hàng, nhân viên phòng Kinh doanh của MTL phải hỗ trợ nhân viên giao nhận đến hãng tàu nhận D/O hoặc đến ngân hàng thực hiện chuyển khoản. Điều này đã làm gián đoạn công việc của nhân viên kinh doanh, bởi họ phải mất thời gian thực hiện công việc của nhân viên giao nhận thay vì công việc chuyên môn của mình là tiếp xúc và giới thiệu dịch vụ của công ty đến khách hàng.
Vấn đề tương tự, công ty chỉ có một nhân viên kế toán nên khi người này không thể đáp ứng công việc tại công ty kịp thời, trưởng bộ phận chứng từ phải thực hiện thay các công việc của nhân viên kế toán. Việc này cũng ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hoạt động của nhân viên bộ phận chứng từ, vì ngoài công việc chính, họ còn phải phụ trách cả công việc mà mình không chuyên, có thể dẫn đến sai sót trong mảng chứng từ hoặc kế toán hoặc cả hai, làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của công ty. Thêm vào đó, trưởng bộ phận chứng từ không thể đảm nhiệm toàn bộ công việc của nhân viên kế toán, khi có bất cập xảy ra, họ không thể liên hệ với ai ngoài nhân viên kế toán để giải quyết vấn đề, dẫn đến làm mất thời gian của trưởng bộ phận chứng từ.
Ngoài ra, những trường hợp công ty không chuẩn bị kịp tiền mặt cho nhân viên giao nhận để đến hãng tàu nhận D/O đã làm quy trình xử lý chứng từ bị ngưng trệ, vì không có D/O của hãng tàu thì công ty không thể cung cấp bộ chứng từ hoàn
chỉnh cho khách hàng và họ không thể ra cảng nhận hàng đúng tiến độ. Không những thế, để nhận D/O phải tốn khá nhiều chi phí nhưng công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán cho hãng tàu. Việc nhân viên giao nhận mang theo quá nhiều tiền mặt khi đi đến hãng tàu nhận D/O sẽ gây bất lợi và không an toàn cho họ.
Có thể thấy, thực trạng trên xuất phát từ hiện tượng hoạt động chồng chéo giữa các phòng ban tại công ty, gây ảnh hưởng đến công việc của nhân viên công ty và đương nhiên cũng ảnh hưởng đến quy trình giao nhận. Vì vậy, công ty cần có giải pháp cấp bách để giải quyết vấn đề, nhằm tránh ảnh hưởng đến công việc của các nhân viên cũng như hiệu quả thực hiện quy trình giao nhận.