5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
3.2.1 Giải pháp nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý trong quy trình
3.2.1.1 Cơ sở của giải pháp
Ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề quan trọng cần quan tâm để phát triển và quản lý tốt hoạt động trong các lĩnh vực nói chung và lĩnh vực giao nhận vận tải nói riêng. Một dịch vụ logistics hoàn chỉnh đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong thời đại công nghệ thông tin là một trong những yếu tố cạnh tranh chính và quyết định thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối
với MTL, công nghệ thông tin được ứng dụng vào hệ thống phần mềm để hỗ trợ công ty trong việc quản lý email (Microsoft Outlook) và quản lý thông tin của các lô hàng (FAST).
Thế nhưng, vấn đề thiếu vốn đã dẫn đến tình trạng công ty chưa tập trung đầu tư cho mảng công nghệ thông tin qua việc sử dụng hệ thống phần mềm cũ kỹ, lạc hậu như trên, nên các phần mềm này vẫn có khi bị lỗi và không ít trường hợp công ty gặp rủi ro trong quy trình giao nhận vì các phần mềm. Do đó, tìm phần mềm khác có tính năng vượt trội hơn và khắc phục được yếu điểm của phần mềm cũ, đồng thời phù hợp với khả năng tài chính cũng như quy mô hoạt động chính là giải pháp giúp công ty tránh được rủi ro tiềm ẩn từ các phần mềm đang sử dụng. Có thể nói, trong giai đoạn lĩnh vực công nghệ thông tin phát triển vượt bậc như hiện nay, việc tìm kiếm phần mềm mới thay thế phần mềm cũ là hoàn toàn khả thi.
3.2.1.2 Nội dung thực hiện giải pháp
Để thực hiện giải pháp này, công ty có thể hướng đến hợp tác với các công ty phần mềm để đặt hàng những phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Vì quy mô hoạt động còn nhỏ, MTL chỉ cung cấp dịch vụ logistics ở cấp độ đơn giản là giao nhận vận tải, nên ứng dụng cần thiết phù hợp với khả năng tài chính của công ty chỉ là hệ thống quản lý email trao đổi và quản lý thông tin lô hàng. Hiện nay tại Việt Nam, có nhiều công ty cung cấp hệ thống phần mềm tương thích với phần mềm mà công ty đang sử dụng như công ty FBS với phần mềm quản lý vận tải XMan Logistics, công ty Điểm Nhấn với phần mềm quản lý email chuyên nghiệp,… Công ty có thể cân nhắc để lựa chọn nhà cung cấp ứng dụng phần mềm phù hợp với tình hình kinh doanh của mình để có thể tận dụng tối đa lợi ích mà hệ thống phần mềm mang lại.
Tuy nhiên cần lưu ý, dù có thay đổi ứng dụng phần mềm hay không thì công ty vẫn cần chú trọng đến việc bảo trì hệ thống phần mềm, vì phần mềm bị lỗi do không được bảo trì thường xuyên cũng góp phần làm các công đoạn trong quy trình giao nhận bị ngưng trệ. Một vấn đề quan trọng khác, việc quyết định đầu tư nhằm phát huy lợi ích của hệ thống phần mềm của công ty cần phải cân đối với ngân sách nhằm tạo ra hiệu quả và đảm bảo tính tương thích với hệ thống phần mềm hiện tại của các công ty khác.
3.2.1.3 Kết quả đạt được từ giải pháp
Giải pháp này sẽ góp phần giúp gia tăng hiệu quả thực hiện dịch vụ giao nhận vận tải tại công ty với chi phí hợp lý, nâng cao uy tín của công ty với khách hàng vì đảm bảo được luồng thông tin truyền đến khách hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra, hiệu quả trong sử dụng hệ thống phần mềm tại MTL sẽ là tiền đề cho việc phát triển lộ trình triển khai hệ thống công nghệ thông tin phù hợp nếu công ty có đủ khả năng bổ sung các dịch vụ tích hợp thành quá trình, chuỗi dịch vụ.
3.2.2 Giải pháp bồi dưỡng kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên nhân viên
3.2.2.1 Cơ sở của giải pháp
Để cho quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả thì không thể không kể đến một nhân tố quan trọng là con người, cụ thể là đội ngũ nhân viên của công ty. Nhân viên có trình độ kiến thức dồi dào, kỹ năng chuyên môn vững chắc và kinh nghiệm dày dặn thì công việc mới đạt được hiệu quả như mong muốn. Thêm vào đó, tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận sao cho vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ luôn là mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hướng đến. Cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu ấy là đầu tư vào nguồn nhân lực, vì nguồn nhân lực là yếu tố chính làm nên hiệu quả hoạt động lâu dài và quyết định nên sự thành công của doanh nghiệp
Tuy nhiên, công ty lại gặp phải vấn đề về chất lượng dịch vụ bị giảm sút do sự thiếu chuyên nghiệp ở nhân viên. Chính vì vậy, giải pháp về việc chú trọng đào tạo, thường xuyên tạo điều kiện để nhân viên được nâng cao tay nghề cũng như hoàn thiện kỹ năng, nghiệp vụ trong thực hiện quy trình giao nhận sẽ là mấu chốt đem lại hiệu quả cao trong công việc, chất lượng dịch vụ giao nhận được nâng cao để từ đó mang lại cho khách hàng sự hài lòng khi sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty.
3.2.2.2 Nội dung thực hiện giải pháp
Vì lợi ích lâu dài trong tương lai, công ty cần chú trọng vào việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn cũng như năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên bằng nhiều cách, tiêu biểu như sau:
- Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần chọn lọc kỹ càng một cách khách quan
tiềm ẩn từ việc chọn nhầm ứng viên đồng thời đảm bảo hiệu quả công việc và lợi ích mà nhân viên đó đóng góp cho công ty sau này.
- Công ty cần thường xuyên theo dõi và đánh giá các nhân viên qua việc xây
dựng chính sách đãi ngộ hoặc chế độ khen thưởng, cụ thể như lập bảng thành tích công việc vào mỗi tháng để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên và khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Từ đó, công ty có thể đưa ra cách thức đào tạo phù hợp và chuyên sâu, không ngừng nâng cao tinh thần làm việc để nhân viên có cơ hội hoàn thiện nghiệp vụ chuyên môn cũng như kỹ năng xử lý tình huống trong công việc.
- Công ty có thể tạo điều kiện cho nhân viên theo học các khóa đào tạo để trau
dồi kiến thức trong ngành hoặc nghiệp vụ chuyên môn, chẳng hạn như khóa học chuyên viên xuất nhập khẩu – Hải quan bao gồm kiến thức tổng quát về giao nhận vận tải trong xuất nhập khẩu, hướng dẫn lập tờ khai, thủ tục hải quan,… hoặc tham gia các buổi tọa đàm trao đổi kinh nghiệm trong ngành.
- Ngoài ra, công ty cần liên tục cập nhật các văn bản pháp luật qua từng thời
kỳ, sự điều chỉnh các chính sách Nhà nước liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu và phổ biến đến đội ngũ nhân viên, nhằm giúp cho hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty diễn ra thuận lợi, tránh những sai sót do thiếu cập nhật thông tin.
3.2.2.3 Kết quả đạt được từ giải pháp
Những kỹ năng được trau dồi sẽ hỗ trợ cho nhân viên thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu một cách hiệu quả nhất có thể. Thêm vào đó, khi đã thực hiện được các công việc nêu trên, công ty sẽ tạo được một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo cơ hội cho toàn thể nhân viên được phát huy thế mạnh bản thân và đạt được hiệu quả trong công việc, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty đối với khách hàng cũng như mang lại hiệu quả và lợi ích cho công ty trong thời gian sắp tới.
3.2.3 Giải pháp thuê ngoài nhân sự để phát triển đội ngũ nhân viên 3.2.3.1 Cơ sở của giải pháp 3.2.3.1 Cơ sở của giải pháp
Hiện tại, số lượng nhân viên tại công ty vẫn còn hạn chế, đặc biệt là bộ phận giao nhận và kế toán (mỗi bộ phận chỉ có một nhân viên đảm nhiệm công việc chuyên môn). Khi lượng công việc gia tăng đột biến, các nhân viên này không thể
phụ trách toàn bộ khối lượng công việc trong khoảng thời gian nhất định. Để đáp ứng khối lượng công việc ở các phòng ban này, công ty buộc phải huy động nhân viên ở bộ phận khác hỗ trợ. Cụ thể, nhân viên kinh doanh hỗ trợ nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ sẽ hỗ trợ nhân viên kế toán. Điều này tất yếu dẫn đến hiện tượng hoạt động chồng chéo giữa các phòng ban. Không những thế, nó còn làm mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng công việc của nhân viên, nhất là đối với nhân viên kinh doanh và nhân viên chứng từ. Bởi lẽ, họ phải tốn thời gian thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực khác thay vì công việc chuyên môn của mình nên họ sẽ không thể làm tốt như các nhân viên chuyên phụ trách bộ phận đó. Hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ của công ty từ đó cũng bị suy giảm nghiêm trọng.
Nếu muốn phát triển đội ngũ nhân viên thì công ty không thể bỏ qua hoạt động tuyển dụng, quản lý và đào tạo nhân sự. Tuy nhiên, với số lượng nhân viên hạn chế thì việc thành lập bộ phận nhân sự là chưa cần thiết, vì việc bổ sung một phòng ban sẽ làm công ty tốn thêm chi phí vận hành và bộ máy làm việc của công ty sẽ trở nên cồng kềnh, trong khi khối lượng công việc về nhân sự vẫn còn ít.
Tình trạng trên đòi hỏi công ty cần nhanh chóng đưa ra giải pháp nhằm quản lý tốt đội ngũ nhân viên, tránh hiện tượng hoạt động chồng chéo giữa các bộ phận bằng cách bổ sung nhân sự nhưng vẫn đảm bảo cho việc tiết kiệm chi phí hoạt động của công ty.
3.2.3.2 Nội dung thực hiện giải pháp
Về vấn đề này, MTL có thể giải quyết bằng cách thuê ngoài nhân sự tạm thời vào mùa cao điểm ở công ty. Công ty có thể tìm kiếm đối tác chuyên cung cấp dịch vụ về nhân sự và hợp tác với họ để thực hiện các hoạt động về nhân sự trong công ty, như tổ chức hoạt động tuyển dụng và đào tạo, quản lý các vấn đề về lương thưởng, phúc lợi của nhân viên,… Để có được nhân sự phù hợp với tính chất công việc hoặc từng giai đoạn phát triển, công ty cần truyền tải rõ ràng và đầy đủ định hướng phát triển, tình hình thực tế cũng như tiêu chí tuyển dụng của công ty cho đối tác về nhân sự để họ có thể hỗ trợ công ty đưa ra các phương án phù hợp nhất.
Hiện nay, trên thị trường lao động tại Việt Nam đã xuất hiện nhiều công ty cung ứng dịch vụ nhân sự có tên tuổi và uy tín như NVM Group, Infinity HR,… với bề dày kinh nghiệm trong việc lựa chọn các ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp cũng như tổ chức các hoạt động đào tạo nhân sự. Dựa vào khả năng tài chính, văn
hóa doanh nghiệp và tính chất công việc, công ty có thể xem xét và lựa chọn nhân sự từ các nguồn cung ứng này để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình.
3.2.3.3 Kết quả đạt được từ giải pháp
Giải pháp thuê ngoài nhân sự trước mắt tuy có tốn chi phí nhưng thay vào đó, MTL sẽ có được những kết quả hay lợi ích nhất định sau:
- MTL sẽ tránh được tình trạng khiếm khuyết người (chẳng hạn như khi nhân
viên đang trong thời gian nghỉ thai sản, hay khi nhân viên không thể đáp ứng được khối lượng công việc tại công ty) dẫn đến việc trì trệ các hoạt động trong công ty, từ đó có thể đảm bảo nguồn nhân lực ổn định, kể cả khi lượng hàng gia tăng đột biến vào mùa cao điểm.
- Nhân sự thuê ngoài được trang bị kiến thức chuyên môn cụ thể, có thể làm
việc ngay mà không làm mất thời gian đào tạo của công ty. Việc công ty thuê được nhân sự có trình độ trong lĩnh vực hoạt động cụ thể sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh được sai sót của nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty, so với việc nhân viên công ty phải phụ trách cả những công việc không thuộc chuyên môn của họ.
- MTL sẽ cắt giảm chi phí phát sinh cho nhân viên như: thưởng, trợ cấp, bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập, thủ tục và giấy tờ hành chính,… Trong khi đó, MTL chỉ tốn một khoản chi phí cố định hằng tháng, và phía công ty cung cấp dịch vụ sẽ giúp MTL thực hiện toàn bộ các công việc này. Nhờ các kết quả trên, công ty sẽ có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng một cách tối ưu và hiệu quả, từ đó góp phần tạo nên uy tín bền vững và nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường giao nhận vận tải.
3.2.4 Giải pháp tích hợp dịch vụ khai hải quan điện tử 3.2.4.1 Cơ sở của giải pháp 3.2.4.1 Cơ sở của giải pháp
Xu hướng toàn cầu hóa đã dẫn đến tiềm năng phát triển của thị trường logistics Việt Nam. Áp lực cạnh tranh từ đây cũng trở nên gay gắt hơn đối với các doanh nghiệp logistics Việt Nam, và MTL cũng không ngoại lệ. Bởi lẽ, trên thị trường logistics tại Việt Nam giờ đây, không chỉ gồm các doanh nghiệp nội địa mà còn có sự hiện diện của nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (chẳng hạn như DHL của Đức, UPS của Mỹ, TNT của Hà Lan,…). Do quy mô hoạt động nhỏ kèm theo năng lực tài chính và quản lý còn hạn chế, nhiều doanh nghiệp logistics
nội địa chỉ dừng lại ở khả năng cung cấp dịch vụ logistics 2PL, tức là dịch vụ vận tải hàng hóa. Trong khi đó, các doanh nghiệp logistics nước ngoài tại Việt Nam đã hướng đến cung cấp dịch vụ logistics 3PL (dịch vụ logistics tích hợp), tức là ngoài vận tải hàng hóa, họ còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ giá trị gia tăng khác (khai hải quan, dịch vụ kho bãi, đóng gói, phân phối sản phẩm,…).
Hiện nay, để có thể theo kịp xu hướng toàn cầu hóa và tăng sức cạnh tranh của mình, các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải Việt Nam buộc phải thay đổi, nâng cấp dịch vụ bằng cách cung cấp cả dịch vụ trọn gói cho khách hàng. Ngoài giao nhận vận tải, các công ty còn cung cấp thêm các dịch vụ giá trị gia tăng (khai thuê hải quan, lưu kho lưu bãi,…). Tuy nhiên đến nay, hoạt động của MTL chủ yếu chỉ là vận chuyển hàng hóa, chứ chưa có các dịch vụ giá trị gia tăng nói trên. Điều này phần nào đã làm giảm sức cạnh tranh của MTL trên thị trường vì các công ty cùng quy mô đã cung cấp trọn gói dịch vụ với mức giá cạnh tranh hơn so với MTL.
Do đó, công ty MTL cần chủ động thay đổi, bổ sung và nâng cấp dịch vụ. Có như vậy, công ty mới có thể đảm bảo được tính cạnh trạnh của mình, để không làm ảnh hưởng đến số lượng đơn hàng cũng như kết quả hoạt động của công ty.
3.2.4.2 Nội dung thực hiện giải pháp
Để có thể nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành thì bên cạnh dịch vụ chính là giao nhận vận tải, công ty cần chủ động tích hợp dịch vụ giá trị gia tăng (phổ biến nhất là dịch vụ khai hải quan điện tử, vì khai hải quan điện tử tiện lợi và nhanh chóng hơn khai hải quan truyền thống). Công ty có thể kết hợp nhiệm vụ khai hải quan cho nhân viên giao nhận bằng cách tạo điều kiện cho họ theo học các khóa huấn luyện, đào tạo về nghiệp vụ khai hải quan cùng với trải nghiệm thực tế trong giai đoạn đầu mở rộng dịch vụ tích hợp để họ có thể đúc kết kinh nghiệm trong công việc.
Một vấn đề cần lưu ý, nếu công ty ra quyết định cung cấp dịch vụ giá trị gia