5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.3.2.4 Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu
Khi nhận được thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu, MTL kiểm tra thông tin lô hàng trên đó, bao gồm tên người gửi, người nhận, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ETD, ETA,… Nếu thông tin trên thông báo hàng đến chính xác thì nhân viên
chứng từ sẽ in ra 2 bản, 1 bản giao cho nhân viên giao nhận để họ đến văn phòng hãng tàu nhận lệnh giao hàng và bản còn lại để đính kèm vào file hồ sơ lưu trữ. Nếu có sai sót thông tin thì MTL sẽ liên hệ và yêu cầu hãng tàu điều chỉnh.
Đây là một bước cần lưu ý theo dõi trong quy trình, vì việc nhận D/O sớm hay muộn đều phụ thuộc vào việc nhận thông báo hàng đến của nhân viên chứng từ. Tuy nhiên, tại bước này vẫn còn tồn tại thực trạng nhân viên công ty chậm trễ trong việc nhận thông báo hàng đến. Hãng tàu đã gửi A/N cho MTL nhưng vì có quá nhiều lô hàng cần được xử lý cùng lúc, nên nhân viên bộ phận chứng từ đã bỏ sót, không in A/N của một số lô hàng hoặc không đưa A/N cho nhân viên giao nhận. Vì vậy, A/N đã không được giao cho nhân viên giao nhận đến hãng tàu nhận D/O kịp thời. Việc lấy D/O trễ đã làm ngưng trệ các công việc tiếp theo nên nó có ảnh hưởng nhiều đến các bộ phận thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty, nhất là bộ phận giao nhận và chứng từ. Chẳng hạn, nhân viên giao nhận phải mất thời gian đến hãng tàu lấy D/O của chỉ một lô hàng có A/N trễ, thay vì thời gian đó, họ có thể đến hãng tàu khác theo như tiến độ công việc của mình. Do đó, nhân viên giao nhận không thể giao D/O cho nhân viên chứng từ để hoàn tất thủ tục chứng từ đúng hạn, việc nhận hàng ở cảng của khách hàng cũng bị gián đoạn bởi hạn chế này. Như vậy, sơ suất của nhân viên công ty đã có thể làm trì trệ các công việc tiếp theo trong quy trình và làm giảm uy tín của công ty đối với khách hàng, vì yêu cầu của khách hàng đối với các công ty giao nhận hiện nay là sự nhanh chóng trong công đoạn giao hàng hóa đến tay người nhận. Đây là thực trạng thường gặp tại công ty, có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận hàng hóa, cụ thể là khâu nhận lệnh giao hàng và thực hiện thủ tục chứng từ. Cho nên, công ty cần đưa ra giải pháp khắc phục hạn chế này để đảm bảo các công đoạn tiếp theo trong quy trình được thực hiện suôn sẻ, qua đó tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty.