5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.3.2.7 In lệnh giao hàng của MTL
Dựa vào các thông tin trên D/O vừa nhận được từ hãng tàu, MTL sẽ xuất D/O theo mẫu của công ty qua phần mềm FAST và in 4 bản. Vì đến đây đã có sự chuyển giao quyền nhận hàng từ MTL sang nhà nhập khẩu, nên thay vì người gửi hàng và người nhận hàng là đại lý và MTL như trên D/O của hãng tàu thì trên D/O của MTL sẽ thể hiện người gửi và nhận hàng là nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Tiếp theo, MTL sẽ giao 2 bản HBL của đại lý phát hành, 4 bản D/O của MTL (tất cả đều có đóng dấu mộc của MTL) và 3 bản D/O của hãng tàu cho nhân viên của nhà nhập khẩu. Họ đến MTL thanh toán hoặc chuyển khoản qua ngân hàng các khoản phí cho MTL, ký nhận chứng từ rồi có thể ra cảng nhận hàng.
Đây là công đoạn nhằm hoàn tất việc giao chứng từ cho khách hàng. Vì nhân viên phải thể hiện được tính chuyên nghiệp trong hoạt động của công ty qua cách làm việc trực tiếp với khách hàng nên cần có sự chính xác trong khâu chuẩn bị chứng từ. Tuy cần chuẩn bị chứng từ một cách chính xác nhưng vẫn còn trường hợp nhân viên bất cẩn, chuẩn bị thiếu chứng từ để giao cho khách hàng như thiếu D/O hay B/L, hoặc chuẩn bị nhầm chứng từ của lô hàng khác. Việc thiếu sót hoặc nhầm lẫn trong khâu chuẩn bị chứng từ sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty, vì sự chuyên nghiệp trong dịch vụ mà công ty dành cho khách hàng chưa được thể hiện rõ, mà đây lại là yêu cầu để cung cấp một dịch vụ logistics chất lượng. Nếu khách hàng đến công ty nhận thiếu hoặc nhầm chứng từ, họ có thể yêu cầu công ty bổ sung hoặc sửa đổi nhưng thực trạng này lại gây mất thời gian cho cả phía công ty và khách hàng.