5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Phòng Chứng từ
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Giám đốc: Là người đại diện pháp lý của công ty, phụ trách việc giám sát
toàn bộ hoạt động trong công ty, lập kế hoạch hoạt động cụ thể, định hướng cho sự phát triển, ban hành quy chế nội bộ và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong công ty.
- Phòng Kinh doanh: Duy trì mối quan hệ với khách hàng, đại lý cũ, đồng thời
tìm kiếm khách hàng hoặc đại lý mới có nhu cầu về giao nhận vận tải; chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý và cung cấp cho khách hàng giá cước cạnh tranh của các hãng tàu, hãng hàng không; tiến hành đàm phán giá cước, giá dịch vụ với hãng tàu, đại lý hoặc khách hàng để các bên thỏa thuận và đi đến ký kết hợp đồng giao nhận.
- Phòng Chứng từ: Lập chứng từ cần thiết cho lô hàng, liên lạc với các bên
liên quan (đại lý, hãng tàu, khách hàng), theo dõi tình trạng của lô hàng từ khi nhận đơn hàng đến khi hàng được giao cho người nhận. Ngoài ra, phòng Chứng từ còn giải đáp thắc mắc cho khách hàng trong quá trình vận chuyển. - Phòng Giao nhận: Đến các hãng tàu, hãng hàng không để nhận lệnh giao
hàng, không vận đơn,… rồi giao cho bộ phận chứng từ, nhằm phục vụ cho việc hoàn tất thủ tục chứng từ.
- Phòng Kế toán: Thực hiện các hoạt động về thu, chi của công ty (thực hiện
Ủy nhiệm chi, Lệnh chuyển tiền cho đại lý ở nước ngoài, xuất hóa đơn thu tiền khách hàng,…). Nhân viên kế toán còn có nhiệm vụ báo cáo thu chi cho Giám đốc, tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận,… hằng năm của công ty.
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG GIAO NHẬN PHÒNG CHỨNG TỪ PHÒNG KINH DOANH