5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2 Tổng quan về công ty TNHH MTL Logistics
Hình 2.1: Logo công ty TNHH MTL Logistics
Sơ lược về công ty:
- Tên gọi đầy đủ của công ty: Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Đa
Phương Thức Thông Minh
- Tên giao dịch quốc tế: MTL Logistics Co., LTD
- Tên viết tắt: MTL
- Mã số thuế: 0312271277
- Trụ sở chính: 49 Lê Quốc Hưng, Phường 12, Quận 4, TP. HCM
- Điện thoại: (84 8) 3826 7292
- Fax: (84 8) 3943 5532
- Email: info@mtl.com.vn
- Website: www.mtl.com.vn
- Hình thức hoạt động: 100% vốn tư nhân
Quá trình hình thành và phát triển:
Việt Nam đang hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới, thương mại quốc tế phát triển kéo theo nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu gia tăng, dịch vụ giao nhận hàng hóa ngày càng thể hiện rõ tầm quan trọng của mình trong hoạt động xuất nhập khẩu. Trong bối cảnh đó, công ty TNHH MTL Logistics ra đời nhằm mang đến dịch vụ tốt nhất có thể, đáp ứng nhu cầu của thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Công ty TNHH MTL Logistics được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. HCM cấp giấy phép hoạt động chính thức vào ngày 10/05/2013, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa và giao nhận hàng hóa quốc tế (hàng FCL và LCL) bằng đường bộ, đường biển, đường hàng không.
Ban đầu, công ty chỉ thực hiện các công việc cơ bản như vận chuyển nội địa, làm thủ tục cho hàng hóa xuất nhập khẩu. Dần dần, công ty đã mở rộng hoạt động
như dành chỗ chở hàng đối với vận tải trong nước và quốc tế, lưu cước với hãng tàu theo yêu cầu của khách hàng,… MTL Logistics được phép kê khai thông tin hàng hóa với Hải quan trên danh nghĩa của công ty, sử dụng phần mềm báo cáo hàng tháng trên hệ thống về số lượng hàng hóa đã vận chuyển.
Mạng lưới đại lý rộng khắp các quốc gia đã phản ánh bề dày kinh nghiệm của công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Việc hợp tác với các công ty giao nhận, đại lý và hãng tàu đã tạo điều kiện cho công ty tiếp cận với nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng đa dạng, như vận tải đường bộ, đường biển, hàng không và vận tải đa phương thức đến các địa điểm xuyên suốt lãnh thổ Việt Nam và các quốc gia khác. Đến nay, công ty đã thiết lập mạng lưới đại lý nước ngoài tại các quốc gia: Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Trung Quốc, Mỹ, Canada,… và liên kết với nhiều hãng tàu danh tiếng như Maersk, APL, Wan Hai Lines, T.S. Lines, Hanjin,… Với sự nỗ lực trong liên kết với các đại lý và hãng tàu, công ty đang từng bước mở rộng mối quan hệ với các đối tác nhằm khẳng định chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa của mình trên thị trường giao nhận Việt Nam.
2.2.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Hoạt động trong lĩnh vực vận tải và giao nhận hàng hóa, công ty MTL là đơn vị cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho các công ty sản xuất hoặc công ty kinh doanh bán buôn, bán lẻ. Với vai trò là một Forwarder (hay còn gọi là trung gian giao nhận), MTL chuyên thực hiện giao nhận, vận chuyển hàng nguyên container, hàng lẻ bằng đường biển và đường hàng không từ Việt Nam sang lãnh thổ các nước và ngược lại, giao hàng hóa cho người chuyên chở đến nơi quy định,… với sự theo dõi chặt chẽ từng bước trong quy trình vận chuyển và cập nhật tình trạng hàng hóa nhanh chóng.
Ngoài ra, MTL còn phối hợp với các công ty giao nhận, cũng như các đại lý, hãng tàu, hãng hàng không trong nước và nước ngoài trong hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa, nhằm đảm bảo cho dịch vụ của công ty được tối ưu hóa về thời gian và chi phí, góp phần thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu và kinh doanh của các doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
2.2.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Phòng Chứng từ
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Giám đốc: Là người đại diện pháp lý của công ty, phụ trách việc giám sát
toàn bộ hoạt động trong công ty, lập kế hoạch hoạt động cụ thể, định hướng cho sự phát triển, ban hành quy chế nội bộ và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong công ty.
- Phòng Kinh doanh: Duy trì mối quan hệ với khách hàng, đại lý cũ, đồng thời
tìm kiếm khách hàng hoặc đại lý mới có nhu cầu về giao nhận vận tải; chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý và cung cấp cho khách hàng giá cước cạnh tranh của các hãng tàu, hãng hàng không; tiến hành đàm phán giá cước, giá dịch vụ với hãng tàu, đại lý hoặc khách hàng để các bên thỏa thuận và đi đến ký kết hợp đồng giao nhận.
- Phòng Chứng từ: Lập chứng từ cần thiết cho lô hàng, liên lạc với các bên
liên quan (đại lý, hãng tàu, khách hàng), theo dõi tình trạng của lô hàng từ khi nhận đơn hàng đến khi hàng được giao cho người nhận. Ngoài ra, phòng Chứng từ còn giải đáp thắc mắc cho khách hàng trong quá trình vận chuyển. - Phòng Giao nhận: Đến các hãng tàu, hãng hàng không để nhận lệnh giao
hàng, không vận đơn,… rồi giao cho bộ phận chứng từ, nhằm phục vụ cho việc hoàn tất thủ tục chứng từ.
- Phòng Kế toán: Thực hiện các hoạt động về thu, chi của công ty (thực hiện
Ủy nhiệm chi, Lệnh chuyển tiền cho đại lý ở nước ngoài, xuất hóa đơn thu tiền khách hàng,…). Nhân viên kế toán còn có nhiệm vụ báo cáo thu chi cho Giám đốc, tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận,… hằng năm của công ty.
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG GIAO NHẬN PHÒNG CHỨNG TỪ PHÒNG KINH DOANH
2.2.4 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2015 2014 – 2015
2.2.4.1 Phân tích
Do công ty mới thành lập vào năm 2013 nên chỉ có số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của năm 2014 và 2015. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2014 đến năm 2015 được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 - 2015
Nguồn: Phòng Kế toán
Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2015
14,82 16,31 6,79 7,36 8,03 8,95 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 2014 2015 Tỷ đồng Năm
Doanh thu thuần Tổng chi phí Lợi nhuận sau thuế Đvt: tỷ đồng, % Năm 2014 2015 2015/2014 Giá trị tuyệt đối Giá trị tương đối Chỉ tiêu
Doanh thu thuần 14,82 16,31 1,49 10,05
Tổng chi phí 6,79 7,36 0,57 8,39
Nhận xét:
Số liệu từ bảng 2.1 và biểu đồ 2.1 cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2015 có sự tăng trưởng, cụ thể như sau:
- Doanh thu thuần năm 2015 của công ty so với năm 2014 tăng 10,05% tương
ứng 1,49 tỷ đồng. Doanh thu thuần của công ty vào giai đoạn này có sự tăng trưởng, nhờ trình độ chuyên môn của nhân viên công ty được nâng cao, giúp cho thời gian xử lý quy trình được rút ngắn nên số lượng đơn hàng được hoàn thành tăng lên.
- Tổng chi phí năm 2015 so với năm 2014 tăng 8,39% tương ứng 570 triệu đồng. Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng làm cho công ty phải tăng các khoản chi phí về mức hoa hồng hoặc hạ giá cước,… Tuy nhiên, tổng chi phí có xu hướng tăng chậm, vì ban lãnh đạo công ty chủ trương cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả cho các hoạt động trong công ty.
- Lợi nhuận sau thuế năm 2015 so với năm 2014 tăng 11,46% tương ứng 920
triệu đồng. Nhờ khả năng quản lý của ban lãnh đạo công ty, việc tổng chi phí giảm cũng góp phần giúp lợi nhuận sau thuế tăng dần cùng với sự tăng trưởng của doanh thu thuần qua giai đoạn này.
2.2.4.2 Phân tích ma trận SWOT
Điểm mạnh (Strengths):
- Các phòng ban có sự phối hợp nhất định trong quá trình hoàn tất thủ tục của
quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp cho quy trình diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.
- Các thông tin về hàng hóa mà công ty nhận được từ đại lý hoặc khách hàng
luôn được kiểm tra liên tục, chặt chẽ. Nếu thông tin có sai sót thì công ty sẽ liên hệ ngay với đại lý từ phía nước ngoài hoặc khách hàng để bổ sung hoặc chỉnh sửa.
- Công ty luôn theo dõi hành trình của hàng hóa để có thể kịp thời đưa ra phương án dự phòng, xử lý linh hoạt trong trường hợp hàng đi không đúng lịch hoặc tình trạng tắc nghẽn hàng vào mùa cao điểm, tạo cho khách hàng sự hài lòng khi sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty.
Điểm yếu (Weaknesses):
- Năng lực tài chính có hạn và việc trang trải cho các khoản chi phí khiến công
ty chưa thể đưa ra giá cước cạnh tranh so với giá cước bình quân trên thị trường giao nhận.
- Dịch vụ tại công ty chưa đa dạng, phần lớn khách hàng đến công ty để sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển và đường hàng không. Về dịch vụ giá trị gia tăng, chẳng hạn như việc khai hải quan, khách hàng phải tự làm hoặc nhờ công ty khác làm hộ chứ công ty chưa triển khai dịch vụ này. Điều đó đã góp phần làm giảm sức cạnh tranh của công ty đối với các đổi thủ cùng quy mô trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa.
Cơ hội (Opportunities):
- Sự phát triển vượt bậc của thương mại quốc tế kéo theo nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa gia tăng nhanh chóng đã tạo cơ hội cho hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty cũng thay đổi theo chiều hướng tích cực.
- Nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực giao nhận vận tải đang dần đa dạng
hóa, đây là điều kiện thuận lợi để công ty mở rộng dịch vụ của mình, mà tiêu biểu là các dịch vụ giá trị gia tăng.
Thách thức (Threats):
- Các tên tuổi hàng đầu thế giới trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa (như DHL,
UPS,…) đã có mặt tại Việt Nam từ lâu và đang hoạt động hiệu quả khi chiếm thị phần rất cao và có xu hướng ngày càng tăng. Điều này đã tạo nên thách thức rất lớn vì quy mô và năng lực cạnh tranh của công ty chỉ có giới hạn.
- Công tác quản lý của các cơ quan Nhà nước đối với hoạt động giao nhận vận
tải còn lỏng lẻo, các văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động này chưa được phát huy hiệu quả. Do đó, thay vì được tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao giá trị và năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp giao nhận vận tải Việt Nam nói chung và công ty nói riêng lại phần nào bị hạn chế sự phát triển một cách nghiêm trọng.
2.2.4.3 Định hướng hoạt động của công ty giai đoạn 2016 – 2020
- Công ty đang tăng cường công tác quản lý các phòng ban và các hoạt động
trong công ty cho phù hợp với nền kinh tế đang biến đổi không ngừng. Ban lãnh đạo công ty đưa ra chủ trương tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi
nhuận, cắt giảm các chi phí không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo cho các hoạt động trong công ty diễn ra được hiệu quả và chất lượng dịch vụ ổn định. - Hỗ trợ nhân viên trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, chẳng hạn như
tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học về lĩnh vực giao nhận hàng hóa và logistics. Ngoài ra, công ty còn hướng đến việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, nhằm tạo động lực để nhân viên phát huy tối đa năng lực chuyên môn, phấn đấu trong công việc với tất cả sự năng nổ, nhiệt tình.
- Cập nhật, thay đổi bảng báo giá dịch vụ mà công ty cung cấp một cách liên
tục để phù hợp với tình hình thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hiện nay. Không những thế, việc làm này còn thể hiện khả năng cạnh tranh của công ty đối với các công ty trong cùng lĩnh vực.
- Bổ sung thêm các loại hình dịch vụ giá trị gia tăng với chất lượng và giá cả
hợp lý để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng (như dịch vụ khai hải quan hay dịch vụ gom hàng, chia hàng lẻ,…). Đồng thời, công ty còn định hướng gia tăng tốc độ giao nhận hàng hóa đến tay khách hàng, tránh tình trạng hàng ứ đọng gây mất thời gian của khách hàng.
- Ngoài thị trường trong nước, công ty còn định hướng mở rộng phạm vi hoạt
động với đối tác tại thị trường nước ngoài (đặc biệt là thị trường châu Mỹ và châu Âu) bằng cách tích cực tìm kiếm khách hàng và đối tác từ những khu vực này, nhằm khai thác tiềm lực thị trường một cách hiệu quả.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại cũng như khách hàng cũ và các
tổ chức có liên quan đến hoạt động của công ty như hệ thống đại lý trong và ngoài nước, các hãng tàu, Chi cục Hải quan, ngân hàng,…, giúp cho việc thực hiện các khâu trong thủ tục giao nhận diễn ra được nhanh chóng, suôn sẻ và thuận lợi.
- Không ngừng cải thiện các bước tiến hành trong quy trình giao nhận, đặc biệt
đối với quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bằng container bằng việc theo dõi, đánh giá và đề xuất các phương án hoạt động tối ưu, để quy trình diễn ra ngày càng hoàn thiện và hiệu quả, từ đó có thể nâng cao chất lượng dịch vụ và khẳng định uy tín, vị thế của công ty đối với khách hàng.
2.3 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics container tại công ty TNHH MTL Logistics
2.3.1 Sơ đồ quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container của MTL gồm 8 bước, được mô tả trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container
Nguồn: Phòng Chứng từ
Nhận Booking từ đại lý và mở file hồ sơ
Nhận Booking Confirmation từ hãng tàu qua đại lý
Xuất Profit & Loss Sheet, đóng file In lệnh giao hàng của MTL
Nhận số khai báo từ hãng tàu, gửi Manifest
Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu
Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, in Debit Note
Thanh toán, lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu (1) (7) (8) (6) (5) (4) (3) (2)
2.3.2 Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics 2.3.2.1 Nhận Booking từ đại lý và mở file hồ sơ
Booking được xem như thông tin về lô hàng của người bán tại nước xuất khẩu, đại lý của MTL dùng để đặt chỗ trên tàu theo như thông tin đó. Trước hết, đại lý gửi cho MTL email về Booking, gồm các thông tin liên quan đến lô hàng như: số đơn hàng, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ETD, ETA,… Sau khi nhận được Booking từ đại lý, MTL sẽ tiến hành mở file hồ sơ. File hồ sơ là một bìa cứng, mặt ngoài có ghi chú những thông tin về lô hàng theo quy định của MTL. Trong quá trình vận chuyển lô hàng, các thông tin còn thiếu sẽ được bổ sung sau. Tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng sẽ được lưu giữ trong bìa