5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
1.3.1.2 Tổ chức dỡ và nhận hàng
Những công việc mà công ty giao nhận cần thực hiện:
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
- Hoàn tất bộ chứng từ để nhận hàng.
- Nhận hàng tại cảng.
- Dỡ hàng, vận chuyển và giao cho khách hàng.
Đối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng:
Nếu khối lượng hàng lớn, chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu hoặc hàng rời như bột mì, phân bón,…, chủ hàng hoặc người được ủy thác nhận hàng trực tiếp từ tàu. Trong vòng 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng hoàn tất thủ tục hải quan, trao vận đơn và D/O cho cảng để tiến hành dỡ hàng. Sau khi đối chiếu với bản lược khai hàng hóa, cảng lập hóa đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao thẳng để chủ hàng xuất trình cho cán bộ giao nhận cảng tại tàu để nhận hàng. Nhận hàng xong, chủ hàng cùng nhân viên giao nhận cảng ký kết bảng tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng đã giao nhận bằng phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Sau đó, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa. Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì thì phải mời Hải quan áp tải.
Đối với hàng lưu kho, bãi tại cảng:
- Cảng nhận hàng từ tàu:
Cảng thực hiện việc dỡ hàng và nhận hàng từ tàu. Cán bộ giao nhận cùng cảng lập chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận (như biên bản quyết toán nhận hàng với tàu (CSC),…). Sau đó, cảng tiến hành đưa hàng về kho, bãi của cảng.
- Cảng giao hàng cho chủ hàng:
Khi nhận được thông báo hàng đến, người nhận mang vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O). Hãng tàu giữ lại vận đơn gốc và trao bộ 3 bản D/O cho người nhận.
Chủ hàng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai, sau đó xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Hóa đơn (Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List) đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O.
Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến phòng Thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho, bộ phận này làm 2 phiếu xuất kho và lưu lại 1 bản D/O.
Sau khi chuyển phí xuất kho đến cảng để nhận hàng và làm thủ tục hải quan, chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng và chở về kho riêng của mình.
Hàng nhập bằng container:
Hàng lẻ (LCL):
Khi nhận được thông báo hàng đến, công ty giao nhận thay mặt chủ hàng đến hãng tàu đóng phí chứng từ, phí lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai để nhận D/O rồi nhận hàng tại CFS quy định, hoặc giao lệnh cho khách khi họ xuất trình HBL để tự lấy hàng. Sau đó, chủ hàng mang biên lai, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O. Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 bản D/O, 2 bàn còn lại mang đến phòng Thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Chủ hàng mang 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa chờ Hải quan kiểm tra. Sau khi Hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan” và kiểm hoá xong thì hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng và đưa về kho của chủ hàng.
Hàng nguyên container (FCL):
Tương tự đối với hàng lẻ, sau khi nhận thông báo hàng đến, công ty giao nhận trao D/O cho khách (đã xuất trình HBL) để họ tự lấy hàng, hoặc công ty mang vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận D/O và nhận hàng thay cho chủ hàng.
Công ty giao nhận mang D/O đến Hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hóa. Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, người giao nhận mang bộ chứng từ đến phòng Thương vụ cảng để xác nhận D/O, lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.