5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.3.2.2 Nhận Booking Confirmation từ hãng tàu qua đại lý
Booking Confirmation là xác nhận của hãng tàu, về việc đại lý đã đặt chỗ trên tàu thành công. Sau khi đặt chỗ với hãng tàu và được hãng tàu xác nhận, đại lý gửi Booking Confirmation qua email cho MTL gồm các thông tin xác nhận của hãng tàu về lô hàng, tương tự như thông tin trên Booking.
Nhận được bản MBL chính thức từ hãng tàu, đại lý phát hành một B/L khác cho nhà xuất khẩu (gọi là HBL) rồi gửi email cho MTL bộ Pre-alert gồm các chứng từ như MBL, HBL, Invoice, Packing List để MTL tiếp tục tiến hành quy trình nhập khẩu khi hàng về đến Việt Nam cùng Debit Note hoặc Credit Note, giấy này liệt kê các khoản phí mà MTL phải trả cho đại lý hoặc ngược lại, sau khi quy trình nhập khẩu hàng hóa kết thúc. MTL phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin lô hàng trong Pre-alert. Nếu có sự khác biệt hoặc thiếu sót thông tin thì MTL phải liên hệ với đại lý để bổ sung hoặc chỉnh sửa. (Bộ chứng từ thực tế ví dụ cho quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty MTL, mặt hàng móc treo quần áo bằng nhựa, được đính kèm ở Phụ lục).
Dựa vào các thông tin trong Pre-alert, MTL nhập dữ liệu của lô hàng và các khoản thu chi (giữa công ty với đại lý) liên quan đến lô hàng vào phần mềm hệ thống quản lý thông tin các lô hàng của công ty có tên là Freight Assistance System Technology (FAST) để quản lý dữ liệu và cung cấp các chứng từ cần thiết trong quy trình xử lý đơn hàng. Các thông tin cần nhập gồm: Số file, hãng vận chuyển, số MBL, tên tàu, loại hàng, số lượng container, tổng khối lượng hoặc số khối,… Từ dữ liệu đã được nhập, FAST sẽ hỗ trợ xuất ra các chứng từ phục vụ cho việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty như Manifest (bản kê khai thông tin hàng hóa, dùng để gửi cho Hải quan), Debit/ Credit Note của đại lý, thông báo hàng đến (A/N), lệnh giao hàng (D/O),…
Hình 2.2: Giao diện chung của phần mềm FAST
Nguồn: Phòng Chứng từ
Do một nhân viên chứng từ phải phụ trách nhiều lô hàng của một khách hàng nhưng khác tuyến đường hoặc các lô hàng của nhiều khách hàng khác nhau nên có rất nhiều lô hàng cần được cập nhật dữ liệu cùng lúc. Vì vậy, tại công ty tất yếu tồn tại thực trạng nhân viên nhập nhầm dữ liệu trên hệ thống phần mềm, gây ra sai sót về số liệu trên các chứng từ xuất ra từ phần mềm FAST, nhất là Debit Note hoặc Credit Note do đại lý phát hành. Các chứng từ này dùng để thông báo kết quả thu chi cho đại lý của công ty về lô hàng, cho nên hạn chế về sai sót khi cập nhật dữ liệu lô hàng tất nhiên cũng sẽ làm ảnh hưởng đến kế hoạch thu chi của công ty đối với lô hàng. Giả sử có nhiều lô hàng mà dữ liệu không đúng thì báo cáo kết quả thu chi cho lô hàng sẽ không còn chính xác và không có giá trị nữa. Khi phải nhập dữ liệu trên hệ thống phần mềm bằng phương pháp thủ công thì đây là hạn chế thường gặp ở hầu hết các doanh nghiệp giao nhận vận tải. Nếu ở nhân viên có sự cẩn thận, tập trung cao độ thì hạn chế này sẽ được giảm đi đáng kể.