5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.4.2 Những hạn chế và tồn tại
Bên cạnh những thành tựu đạt được, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của MTL vẫn bộc lộ nhiều hạn chế từ các phân tích thực trạng nêu trên.
Đầu tiên, MTL chưa quan tâm đến việc tích hợp hệ thống thông tin vào quy trình vận hành logistics của doanh nghiệp, trong khi đây là một trong những nội dung quan trọng để kiểm soát tốt quy trình. Việc sử dụng các hệ thống phần mềm lạc hậu, kém chất lượng dẫn đến nhiều nguy cơ rủi ro cho MTL. Hệ thống phần mềm quản lý email liên tục bị trục trặc nên nhân viên phải thường xuyên liên lạc với đại lý, hãng tàu hoặc khách hàng qua điện thoại để cập nhật thông tin của lô hàng. Việc này dẫn đến sai sót trong truyền đạt thông tin về lô hàng, làm giảm uy tín và chất lượng dịch vụ mà MTL đang dày công gây dựng từng ngày.
Ngoài ra, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng của nhân viên là vấn đề cần được khắc phục, đáng lo ngại nhất vẫn là sự thiếu chuyên nghiệp và kém linh hoạt của nhân viên khi thực hiện quy trình, dẫn đến nhiều sai sót không đáng có trong việc cam kết dịch vụ chất lượng tốt cho khách hàng. Những sự cố thường xảy ra nhất như: nhân viên nhầm lẫn trong khi nhập dữ liệu thông tin lô hàng vào phần mềm quản lý, gây sai sót số liệu trên chứng từ. Có trường hợp nhân viên chứng từ bỏ sót A/N của một số lô hàng nên không thể gửi cho nhân viên giao nhận đến hãng
tàu lấy D/O kịp thời. Do đó, nhân viên chứng từ không có D/O để thực hiện các công đoạn tiếp theo trong quy trình còn khách hàng thì không thể nhận hàng đúng tiến độ. Bên cạnh đó, nhân viên kế toán chậm trễ trong việc xuất hóa đơn GTGT, làm mất thời gian của khách hàng khi họ đến công ty nhận D/O và nộp phí nhưng chưa có hóa đơn. Trường hợp sai sót khác là nhân viên chuẩn bị thiếu hoặc nhầm chứng từ, làm mất thời gian của cả khách hàng và công ty, vì khách hàng phải đợi công ty bổ sung hoặc thay đổi chứng từ.
Một hạn chế nữa trong quy trình giao nhận hàng hóa của MTL là sự không đồng bộ và không thống nhất giữa các phòng ban hoặc không có sự phân công công việc rõ ràng. Vào mùa cao điểm, nhân viên phòng kinh doanh phải hỗ trợ nhân viên giao nhận đến các hãng tàu nhận D/O hoặc đến ngân hàng chuyển khoản cho các hãng tàu đúng hạn, để đảm bảo các công đoạn tiếp theo trong quy trình diễn ra kịp thời. Hoặc là, nhân viên bộ phận chứng từ thực hiện thay công việc của nhân viên kế toán khi người này không thể đảm nhiệm toàn bộ công việc của mình tại công ty. Các thực trạng này dễ dẫn đến sai sót và làm trì trệ các công việc tiếp theo trong quy trình.
Năng lực tài chính hạn chế và dịch vụ logistics không đa dạng cũng là một trong những trở ngại chính khiến MTL khó phát triển trong tương lai. Công ty chưa triển khai dịch vụ khai hải quan nên khách hàng phải tự thực hiện việc khai hải quan hoặc nhờ công ty khác làm hộ. Điều này không những gây mất thời gian của khách hàng mà còn làm giảm sức cạnh tranh của công ty so với các đối thủ cùng quy mô trên thị trường giao nhận vận tải.