5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.3.2.5 Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, in Debit Note
Từ phần mềm FAST, MTL xuất ra các loại chứng từ sau:
- A/N theo mẫu quy định của MTL (1 bản). Nội dung A/N của công ty tương
tự như của hãng tàu, nhưng có thay đổi thông tin của người gửi hàng và người nhận hàng, lần lượt là nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, thay vì là đại lý và MTL như trên A/N của hãng tàu cung cấp.
- Debit Note (1 bản), nhằm thông báo các khoản phí mà nhà nhập khẩu phải trả cho MTL. Trong đó gồm 2 loại cước phí: cước vận chuyển đường biển (Sea Freight) và phí địa phương (Local Charges). Phí địa phương do hãng tàu ở mỗi đầu cảng của mỗi nước thu để đảm bảo cho việc vận chuyển hàng hóa, gồm các loại phí như: phí làm hàng tại cảng (THC fee), phí mất cân bằng container (CIC fee), phí vệ sinh container (Cleaning container fee), phí chứng từ (D/O fee),…
- Với các thông tin từ file hồ sơ của lô hàng, nhân viên kế toán của MTL sẽ tìm dữ liệu lô hàng trên FAST rồi xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để thu tiền nhà nhập khẩu khi họ đến MTL lấy D/O. Hóa đơn được scan lên máy vi tính của MTL để gửi kèm email cho nhà nhập khẩu và được photo thành 2 bản (1 bản đính vào file hồ sơ, 1 bản để lưu bên ngoài).
Sau khi đã hoàn thành các chứng từ trên, MTL gửi email đính kèm A/N, Debit Note và hóa đơn GTGT cho nhà nhập khẩu kiểm tra và sắp xếp đến MTL lấy D/O cùng các chứng từ cần thiết khác để nhận hàng.
Ở bước này, xuất hóa đơn GTGT là công việc của nhân viên kế toán, tuy nhiên vì công ty chỉ có một nhân viên kế toán nên hạn chế nảy sinh ở đây là điều không thể tránh khỏi. Vào mùa cao điểm của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu hay khi số lượng đơn hàng tăng lên đột ngột, nhân viên kế toán không thể đảm nhiệm toàn bộ việc xuất hóa đơn nên dẫn đến hạn chế là sự chậm trễ của nhân viên khi xuất hóa đơn thu tiền khách hàng. Hoặc là, nhân viên kế toán xuất thiếu hoặc nhầm hóa đơn vì số lượng hóa đơn cần xuất trong mỗi lô hàng thường là từ 3 trở lên. Điều này đã làm ảnh hưởng đến thời gian của khách hàng, khi họ đến MTL lấy D/O và nộp phí mà hóa đơn GTGT vẫn chưa được xuất hoặc thiếu hóa đơn và họ cũng chưa nhận được email về hóa đơn đã scan của công ty. Hạn chế này có thể khắc phục ngay vì có phần mềm hỗ trợ giúp việc in hóa đơn diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, nhưng lại làm mất thời gian của cả phía nhân viên công ty và khách hàng.