5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.3.2.8 Xuất Profit & Loss Sheet, đóng file
Profit & Loss Sheet (P/L Sheet) là chứng từ liệt kê các khoản doanh thu, chi phí và lợi nhuận của MTL cho mỗi lô hàng. Sau khi hoàn tất việc giao chứng từ cho nhà nhập khẩu, MTL nhập vào FAST các khoản thu chi (giữa công ty với nhà nhập khẩu) liên quan đến lô hàng rồi xuất ra P/L Sheet và bấm vào file hồ sơ. Nhân viên kế toán của MTL thực hiện Lệnh chuyển tiền hoặc Ủy nhiệm chi cho Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) để chi trả cước phí cho các bên liên quan như đại lý, hãng tàu (nếu có). Nhân viên chứng từ kết thúc quy trình giao nhận lô hàng nhập khẩu bằng việc bấm các chứng từ có được trong quy trình xử lý đơn hàng vào file hồ sơ để lưu trữ nội bộ.
Thực trạng tồn tại ở bước cuối cùng này là sự nhầm lẫn của nhân viên bộ phận chứng từ khi nhập các khoản thu chi của công ty đối với khách hàng vào phần mềm FAST. Việc nhân viên phải xử lý nhiều lô hàng cần nhập dữ liệu cùng lúc cùng sự sơ suất đã dẫn đến hạn chế nhầm lẫn này. Vì vậy, số liệu trên P/L Sheet được xuất từ FAST cũng không còn chính xác, gây ảnh hưởng đến báo cáo kết quả hoạt động của công ty. Báo cáo doanh thu của công ty về lô hàng có thể dùng để đánh giá đâu là khách hàng tiềm năng mà công ty cần gìn giữ mối quan hệ hợp tác lâu dài với họ. Nếu có chênh lệch lớn về số liệu trên P/L Sheet thì đánh giá khách hàng của công ty sẽ chệch hướng nên không còn tác dụng. Hạn chế này dù không ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình giao nhận nhưng công ty vẫn cần có biện pháp thường xuyên kiểm tra dữ liệu cả trên hệ thống phần mềm và trên chứng từ, nhằm tránh sai sót không đáng có làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.