5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.4.3 Nguyên nhân của hạn chế
Nguyên nhân chủ quan:
- Phân bố công việc chưa hợp lý, một nhân viên đảm nhận cùng lúc nhiều lô
hàng của các khách hàng khác nhau, hoặc nhiều nhân viên đảm nhận các lô hàng của cùng một khách hàng nhưng khác tuyến đường, gây nên sự nhầm lẫn khi chuẩn bị và xử lý chứng từ.
- Một số nhân viên chưa được cẩn thận trong khâu nhập dữ liệu lô hàng vào phần mềm hệ thống quản lý thông tin, gây ra sai sót về báo cáo doanh thu của công ty về lô hàng và ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
- Công ty chưa chú trọng tạo điều kiện để nhân viên được đào tạo nhằm nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ hay cập nhật kiến thức mới trong ngành. Trong khi đó, đa phần nhân viên tự tích lũy kiến thức và kỹ năng chuyên môn nên sẽ không tránh khỏi sai sót trong công việc.
- Năng lực tài chính và quản lý của công ty còn hạn chế, chi phí cho quy trình
giao nhận hàng hóa quá lớn nên công ty không thể chuẩn bị kịp khoản này. Nguyên nhân khách quan
- Phần mềm hệ thống quản lý email hoặc dữ liệu thông tin lô hàng, đường truyền mạng Internet, các thiết bị phục vụ cho công việc như máy vi tính, máy photocopy, máy in,… bị lỗi gây khó khăn cho nhân viên khi thực hiện quy trình.
- Điều kiện thời tiết như mưa, gió, bão,… làm cho hàng hóa không được vận
chuyển đúng tiến độ, quy trình giao nhận hàng hóa bị trì trệ, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng và kể cả công ty.
- Các cơ quan, tổ chức liên quan đến hoạt động giao nhận tại công ty như hãng
tàu, ngân hàng,… luôn hoạt động trong tình trạng quá tải. Điều này góp phần làm mất thời gian của nhân viên giao nhận vì họ phải chờ đợi rất lâu để đến lượt mình nhận D/O tại hãng tàu hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
- Thủ tục hành chính còn phức tạp, các quy định hoặc thông tư về hoạt động
giao nhận hàng hóa chưa rõ ràng, thiếu cập nhật hoặc chưa được thống nhất. Các yếu tố trên đã góp phần gây nên khó khăn cho hoạt động của các doanh nghiệp giao nhận vận tải, và công ty cũng không là ngoại lệ.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Được thành lập và đi vào hoạt động chính thức vào năm 2013, công ty TNHH MTL Logistics chuyên cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không và vận chuyển nội địa. Dù còn khá non trẻ với cơ cấu tổ chức đơn giản, nhưng với sự nỗ lực không ngừng nhằm mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải tốt nhất cùng mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, công ty MTL đã có được những bước tiến nhất định trong hoạt động kinh doanh của mình.
Chương 2 đề cập đến thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics sau hơn 3 năm đi vào hoạt động. Quy trình gồm 8 bước riêng biệt, nhưng mỗi bước lại là mắt xích để liên kết thành một quy trình nhất định. Đến nay, hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty đã được tổ chức theo một quy trình khá ổn định và nhanh chóng nhờ đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Nhờ có quy trình nên tiến trình xử lý chứng từ của công ty cũng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên, từ đó số lượng đơn hàng được giải quyết cũng tăng lên đáng kể. MTL vốn chú trọng đến chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng nên quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đã đạt được những kết quả tích cực. Tuy nhiên, một vài hạn chế vẫn còn tồn tại trong quy trình. Việc xác định các kết quả đạt được và hạn chế còn tồn tại sẽ tạo động lực cho công ty đưa ra các mục tiêu, phương án nhằm phát huy thế mạnh vốn có, đồng thời khắc phục những hạn chế gây ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty.
Từ những hạn chế còn tồn tại được đề cập tại chương 2, chương 3 sẽ trình bày cụ thể một số giải pháp và kiến nghị nhằm khắc phục những hạn chế trên. Các giải pháp và kiến nghị được đưa ra sẽ góp phần giúp công ty từng bước phát triển và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa cũng như giúp các hoạt động trong công ty, đặc biệt là hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container diễn ra hiệu quả hơn. Đồng thời, MTL sẽ có khả năng nâng cao vị thế cạnh tranh của mình đối với các công ty cùng quy mô trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH MTL
LOGISTICS GIAI ĐOẠN 2016 – 2020 3.1 Mục tiêu, cơ sở đề xuất giải pháp
Qua phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics, chương 2 đã cho thấy quy trình giao nhận diễn ra đúng theo trình tự nhất định. Tuy nhiên trên thực tế, quy trình vẫn còn tồn tại nhiều lỗ hổng với biểu hiện là các hạn chế nói trên.
Công ty chủ trương nâng cao chất lượng dịch vụ, khẳng định uy tín của mình đối với khách hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất nhưng vẫn đảm bảo việc tối đa hóa lợi nhuận bằng cách tăng tốc độ giao nhận hàng hóa đến tay khách hàng. Để có thể thực hiện điều đó, công ty phải đảm bảo tính chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác trong từng bước thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa. Tức là, công ty cần liên tục cải thiện và giảm thiểu các hạn chế tồn tại trong quy trình.
Với tình hình cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường giao nhận vận tải hiện nay, việc cung cấp dịch vụ chất lượng với mức giá hợp lý sẽ là nền tảng giúp công ty tồn tại và có chỗ đứng trên thị trường. Điều này càng thôi thúc công ty không ngừng đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình, để phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty, góp phần giúp công ty khẳng định vị thế của mình với đối tác, khách hàng và cả đối thủ cạnh tranh.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics
3.2.1 Giải pháp nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý trong quy trình 3.2.1.1 Cơ sở của giải pháp 3.2.1.1 Cơ sở của giải pháp
Ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề quan trọng cần quan tâm để phát triển và quản lý tốt hoạt động trong các lĩnh vực nói chung và lĩnh vực giao nhận vận tải nói riêng. Một dịch vụ logistics hoàn chỉnh đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong thời đại công nghệ thông tin là một trong những yếu tố cạnh tranh chính và quyết định thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối
với MTL, công nghệ thông tin được ứng dụng vào hệ thống phần mềm để hỗ trợ công ty trong việc quản lý email (Microsoft Outlook) và quản lý thông tin của các lô hàng (FAST).
Thế nhưng, vấn đề thiếu vốn đã dẫn đến tình trạng công ty chưa tập trung đầu tư cho mảng công nghệ thông tin qua việc sử dụng hệ thống phần mềm cũ kỹ, lạc hậu như trên, nên các phần mềm này vẫn có khi bị lỗi và không ít trường hợp công ty gặp rủi ro trong quy trình giao nhận vì các phần mềm. Do đó, tìm phần mềm khác có tính năng vượt trội hơn và khắc phục được yếu điểm của phần mềm cũ, đồng thời phù hợp với khả năng tài chính cũng như quy mô hoạt động chính là giải pháp giúp công ty tránh được rủi ro tiềm ẩn từ các phần mềm đang sử dụng. Có thể nói, trong giai đoạn lĩnh vực công nghệ thông tin phát triển vượt bậc như hiện nay, việc tìm kiếm phần mềm mới thay thế phần mềm cũ là hoàn toàn khả thi.
3.2.1.2 Nội dung thực hiện giải pháp
Để thực hiện giải pháp này, công ty có thể hướng đến hợp tác với các công ty phần mềm để đặt hàng những phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Vì quy mô hoạt động còn nhỏ, MTL chỉ cung cấp dịch vụ logistics ở cấp độ đơn giản là giao nhận vận tải, nên ứng dụng cần thiết phù hợp với khả năng tài chính của công ty chỉ là hệ thống quản lý email trao đổi và quản lý thông tin lô hàng. Hiện nay tại Việt Nam, có nhiều công ty cung cấp hệ thống phần mềm tương thích với phần mềm mà công ty đang sử dụng như công ty FBS với phần mềm quản lý vận tải XMan Logistics, công ty Điểm Nhấn với phần mềm quản lý email chuyên nghiệp,… Công ty có thể cân nhắc để lựa chọn nhà cung cấp ứng dụng phần mềm phù hợp với tình hình kinh doanh của mình để có thể tận dụng tối đa lợi ích mà hệ thống phần mềm mang lại.
Tuy nhiên cần lưu ý, dù có thay đổi ứng dụng phần mềm hay không thì công ty vẫn cần chú trọng đến việc bảo trì hệ thống phần mềm, vì phần mềm bị lỗi do không được bảo trì thường xuyên cũng góp phần làm các công đoạn trong quy trình giao nhận bị ngưng trệ. Một vấn đề quan trọng khác, việc quyết định đầu tư nhằm phát huy lợi ích của hệ thống phần mềm của công ty cần phải cân đối với ngân sách nhằm tạo ra hiệu quả và đảm bảo tính tương thích với hệ thống phần mềm hiện tại của các công ty khác.
3.2.1.3 Kết quả đạt được từ giải pháp
Giải pháp này sẽ góp phần giúp gia tăng hiệu quả thực hiện dịch vụ giao nhận vận tải tại công ty với chi phí hợp lý, nâng cao uy tín của công ty với khách hàng vì đảm bảo được luồng thông tin truyền đến khách hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra, hiệu quả trong sử dụng hệ thống phần mềm tại MTL sẽ là tiền đề cho việc phát triển lộ trình triển khai hệ thống công nghệ thông tin phù hợp nếu công ty có đủ khả năng bổ sung các dịch vụ tích hợp thành quá trình, chuỗi dịch vụ.
3.2.2 Giải pháp bồi dưỡng kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên nhân viên
3.2.2.1 Cơ sở của giải pháp
Để cho quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả thì không thể không kể đến một nhân tố quan trọng là con người, cụ thể là đội ngũ nhân viên của công ty. Nhân viên có trình độ kiến thức dồi dào, kỹ năng chuyên môn vững chắc và kinh nghiệm dày dặn thì công việc mới đạt được hiệu quả như mong muốn. Thêm vào đó, tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận sao cho vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ luôn là mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hướng đến. Cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu ấy là đầu tư vào nguồn nhân lực, vì nguồn nhân lực là yếu tố chính làm nên hiệu quả hoạt động lâu dài và quyết định nên sự thành công của doanh nghiệp
Tuy nhiên, công ty lại gặp phải vấn đề về chất lượng dịch vụ bị giảm sút do sự thiếu chuyên nghiệp ở nhân viên. Chính vì vậy, giải pháp về việc chú trọng đào tạo, thường xuyên tạo điều kiện để nhân viên được nâng cao tay nghề cũng như hoàn thiện kỹ năng, nghiệp vụ trong thực hiện quy trình giao nhận sẽ là mấu chốt đem lại hiệu quả cao trong công việc, chất lượng dịch vụ giao nhận được nâng cao để từ đó mang lại cho khách hàng sự hài lòng khi sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty.
3.2.2.2 Nội dung thực hiện giải pháp
Vì lợi ích lâu dài trong tương lai, công ty cần chú trọng vào việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn cũng như năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên bằng nhiều cách, tiêu biểu như sau:
- Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần chọn lọc kỹ càng một cách khách quan
tiềm ẩn từ việc chọn nhầm ứng viên đồng thời đảm bảo hiệu quả công việc và lợi ích mà nhân viên đó đóng góp cho công ty sau này.
- Công ty cần thường xuyên theo dõi và đánh giá các nhân viên qua việc xây
dựng chính sách đãi ngộ hoặc chế độ khen thưởng, cụ thể như lập bảng thành tích công việc vào mỗi tháng để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên và khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Từ đó, công ty có thể đưa ra cách thức đào tạo phù hợp và chuyên sâu, không ngừng nâng cao tinh thần làm việc để nhân viên có cơ hội hoàn thiện nghiệp vụ chuyên môn cũng như kỹ năng xử lý tình huống trong công việc.
- Công ty có thể tạo điều kiện cho nhân viên theo học các khóa đào tạo để trau
dồi kiến thức trong ngành hoặc nghiệp vụ chuyên môn, chẳng hạn như khóa học chuyên viên xuất nhập khẩu – Hải quan bao gồm kiến thức tổng quát về giao nhận vận tải trong xuất nhập khẩu, hướng dẫn lập tờ khai, thủ tục hải quan,… hoặc tham gia các buổi tọa đàm trao đổi kinh nghiệm trong ngành.
- Ngoài ra, công ty cần liên tục cập nhật các văn bản pháp luật qua từng thời
kỳ, sự điều chỉnh các chính sách Nhà nước liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu và phổ biến đến đội ngũ nhân viên, nhằm giúp cho hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty diễn ra thuận lợi, tránh những sai sót do thiếu cập nhật thông tin.
3.2.2.3 Kết quả đạt được từ giải pháp
Những kỹ năng được trau dồi sẽ hỗ trợ cho nhân viên thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu một cách hiệu quả nhất có thể. Thêm vào đó, khi đã thực hiện được các công việc nêu trên, công ty sẽ tạo được một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo cơ hội cho toàn thể nhân viên được phát huy thế mạnh bản thân và đạt được hiệu quả trong công việc, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty đối với khách hàng cũng như mang lại hiệu quả và lợi ích cho công ty trong thời gian sắp tới.
3.2.3 Giải pháp thuê ngoài nhân sự để phát triển đội ngũ nhân viên 3.2.3.1 Cơ sở của giải pháp 3.2.3.1 Cơ sở của giải pháp
Hiện tại, số lượng nhân viên tại công ty vẫn còn hạn chế, đặc biệt là bộ phận giao nhận và kế toán (mỗi bộ phận chỉ có một nhân viên đảm nhiệm công việc chuyên môn). Khi lượng công việc gia tăng đột biến, các nhân viên này không thể
phụ trách toàn bộ khối lượng công việc trong khoảng thời gian nhất định. Để đáp ứng khối lượng công việc ở các phòng ban này, công ty buộc phải huy động nhân viên ở bộ phận khác hỗ trợ. Cụ thể, nhân viên kinh doanh hỗ trợ nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ sẽ hỗ trợ nhân viên kế toán. Điều này tất yếu dẫn đến hiện tượng hoạt động chồng chéo giữa các phòng ban. Không những thế, nó còn làm mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng công việc của nhân viên, nhất là đối với nhân viên kinh doanh và nhân viên chứng từ. Bởi lẽ, họ phải tốn thời gian thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực khác thay vì công việc chuyên môn của mình nên họ sẽ không thể làm tốt như các nhân viên chuyên phụ trách bộ phận đó. Hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ của công ty từ đó cũng bị suy giảm nghiêm trọng.