Qua việc nghiên cứu hoạt động kinh doanh, đặc biệt là hoạt động tổ chức chương trình của Vietrantour, thấy được một số bài học kinh nghiệm sau:
Một là, thường xuyên năm bắt nhu cầu khách hàng để thiết kế những chương trình du lịch tiệm cận gần nhất với mong đợi của các đối tượng khách hàng mục tiêu, để nắm bắt được tốt, phải chú trọng nhân sự trong khâu nghiên cứu thị trường và xây dựng sản phẩm, có chế độ đãi ngộ, đào tạo, tạo cơ hội thăng tiến trong công việc một cách thích đáng. Trong xây dựng chương trình, thường xuyên phát triển những sản phẩm mang tính chất mới lạ, hấp dẫn đến những địa danh còn mới với thị trường.
Hai là, Bố trí nhân sự hợp lý, thường xuyên có đào tạo, tập huấn, đào tạo chéo và có quy trình thực hiện rõ ràng, nghiêm chỉnh để không chỉ nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, đặc biệt nhân sự trong thiết kế và tổ chức chương trình mà còn nâng cao thái độ và trách nhiệm làm việc. Áp dụng triệt để việc hoạt động theo quy trình để sự phân công công việc được rõ ràng, thành văn, rõ từng khâu, từng vị trí hạn chế đến mức thấp nhất sai sót.
Ba là, Chú trọng chăm sóc để tác động tốt đến sự hài lòng của khách hàng không chỉ trong tiếp nhận thông tin, bán hàng mà còn cả trong suốt quá trình khách hàng đang trải nghiêm dịch vụ thông qua việc thường xuyên liên lạc, nắm bắt và đáp ứng tốt nhất nhu cầu và mong đợi của khách hàng ngay khi chương trình đang được tổ chức.
Qua nghiên cứu JTB, có thể rút ra những kinh nghiệm sau:
Một là, việc thiết kế các sản phẩm du lịch ngoài nắm bắt nhu cầu của khách hàng, tăng cường khảo sát để nắm kĩ về điểm đến và các dịch vụ liên quan, thông qua đó thiết kế những chương trình du lịch mang bản sắc riêng, độc đáo và duy nhất, mỗi sản phẩm phục vụ cho một đối tượng khách nhất định. Đầu tư trong việc lựa chọn các nhà cung ứng và hợp tác với họ một cách chặt chẽ trong việc phục vụ với một quy chuẩn và chất lượng thống nhất cho khách hàng;
Hai là, quá trình thực hiện chương trình phải đảm bảo sự hài lòng của khách hàng thông qua việc sử dụng nhân sự có chất lượng được đào tạo theo quy chuẩn công ty đặt ra, từ đó cho thấy phải chuẩn bị xây dựng quy trình phục vụ, tổ chức thực hiện với những quy chuẩn cho từng vị trí, nghiên cứu thực hiện đầu tư các thiết bị tiên tiến, thông minh bổ trợ giúp quá trình tổ chức hiệu quả và hỗ trợ làm gia tăng trải nghiệm và cám nhận của khách hàng.
Tóm lại, qua cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài ta thấy, tổ chức chương trình du lịch nói chung và chương trình du lịch khách lẻ nói riêng là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các công ty lữ hành, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình du lịch cung cấp cho du khách. Khác với các chương trình du lịch cho khách đoàn là các chương trình mà khách tự tìm đến với công ty lữ hành đề ra các yêu cầu và nguyện vọng của họ cho công ty thực hiện theo. Trên cơ sở đó công ty lữ hành xây dựng chương trình, hai bên tiến hành thỏa thuận mọi chi tiết và thực hiện sau khi đã đạt được sự nhất trí về giá cả, số lượng chỗ, mức dịch vụ, thời gian thực hiện. Các chương trình du lịch cho khách lẻ là các chương trình mà công ty lữ hành chủ động nghiên cứu thị trường, xây dựng các chương trình du lịch với lịch trình và số lượng khách, ấn định các ngày thực hiện, sau đó mới tổ chức truyền thông, bán, kí hợp đồng và thực hiện chương trình. Vì vậy, tổ chức chương trình du lịch cho khách lẻ, nhất là khách lẻ ra nước ngoài có những điểm rất khác so với các chương trình khách đoàn. Nó đòi hỏi tính chủ động và sự tương tác chuyên nghiệp hơn giữa các bộ phận trong công ty, nhất là khâu chuẩn bị và tổ chức thực hiện. Hoạt động này bao gồm: chuẩn bị, thực hiện và tổng kết đánh giá.
Chuẩn bị là bước đầu tiên rất quan trọng trong toàn bộ quá trình tổ chức bao gồm: chuẩn bị nhân sự, thiết kế chương trình và hậu cần phục vụ chương trình. Chuẩn bị bài bản chu đáo sẽ tạo tiền đề cho quá trình thực hiện được diễn ra suôn sẻ và thành công, ngược lại, chuẩn bị thiếu chuyên nghiệp sẽ làm cho
việc thực hiện gặp nhiều khó khăn và do đó nó sẽ tác động tiêu cực lên kết quả của toàn bộ quá trình tổ chức.
Sau chuẩn bị, thực hiện là bước tiếp theo, là hoạt động chính của tổ chức chương trình. Một chương trình có được tổ chức thành công hay không thường được đánh giá bằng chất lượng quá trình thực hiện. Thực hiện là nội dung quan trọng của tổ chức chương trình du lịch, nó tác động trực tiếp tới sự hài lòng khách hàng, hiệu quả tổ chức chương trình nói riêng và toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty nói chung.
Cuối cùng, khi chương trình đã được thực hiện, hoạt động tổng kết và đánh giá có vai trò cũng quan trọng. Nhờ quá trình tổng kết và đánh giá, chúng ta biết được thực trạng và hiệu quả hoạt động tổ chức chương trình và sự hài lòng khách hàng. Qua khâu này, chúng ta cũng có nhiều tài liệu để chăm sóc khách hàng, xúc tiến quảng bá và điều chỉnh, hoàn thiện hoạt động tổ chức chương trình sắp tới.
Trong quá trình tổ chức, chất lượng chương trình du lịch của các công ty lữ hành bị tác động, ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố mới mức độ khác nhau bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp: chất lượng nguồn nhân sự, quy trình làm việc, kinh nghiệm, tiềm lực tài chính,… Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp: quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, môi trường chính trị pháp luật, văn hóa… Do đó, để tổ chức chương trình du lịch hiệu quả, các công ty phải nắm bắt, đánh giá được các yếu tố ảnh hưởng, phát huy những yếu tố tích cực và hạn chế tối đa các yếu tố tác động tiêu cực.
Với môi trường cạnh tranh ngày càng cao, để đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh và thương hiệu trên thị trường, các công ty lữ hành phải không ngừng hoàn thiện tổ chức các chương trình du lịch trong đó chú trọng tới chất lượng nguồn nhân lực, thiết kế chương trình, quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ và từng bước áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật vào hoạt động tổ chức.
PHẦN 3. ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU