Tổ chức chương trình là một trong những hoạt động có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh lữ hành của doanh nghiệp. Vì thế những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp lữ hành cũng tác động tới hoạt động tổ chức chương trình du lịch của doanh nghiệp, mặc dù mức độ ảnh hưởng có thể không giống nhau. Mục tiêu của việc nghiên cứu các yếu tố này là tìm kiếm, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung này, từ đó tìm giải pháp hạn chế các nhân tố tiêu cực, phát huy các nhân tố tích cực nhằm hoàn thiện tổ chức chương trình du lịch cho doanh nghiệp.
Để tổ chức thành chương trình du lịch, các công ty lữ hành phải sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra cần phải cân nhắc ảnh hưởng của những nhà cung ứng dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng và môi trường xuông quanh. Tác động tới hoạt động tổ chức chương trình của các công ty lữ hành chính vì vậy bao gồm các yếu tố bên trong và các yếu tố nằm bên ngoài doanh nghiệp.
2.1.5.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Nguồn lực của doanh nghiệp lữ hành: nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức du lịch, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với chính quyền tại các điểm đến… là các nhân tố nội tại vừa thể hiện sức mạnh, uy tín của doanh nghiệp vừa nói lên trình độ, năng lực quản lý nói chung và tổ chức chương trình nói riêng. Các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến khả năng tổ chức chương trình của doanh nghiệp gồm:
- Tiềm lực của doanh nghiệp. Đây là nhân tố phản ánh sức mạnh, thế và lực của doanh nghiệp trên thương trường. Tiềm lực của doanh nghiệp không phải là bất biến mà có thể phát triển theo hướng mạnh lên hay yếu đi, có thể thay đổi toàn bộ hay từng yếu tố. Tiềm lực của doanh nghiệp thể hiện qua tiềm lực về tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức du lịch, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, và năng lực quản lý.
Vì thế mà doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá chính xác tiềm lực của mình để đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm phát huy và nâng cao hiệu quả nhân tố này.
Các yếu tố này có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động tổ chức chương trình nói riêng và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung.
Nguồn nhân lực có vai trò quan trọng nhất, mọi hoạt động của tổ chức chương trình du lịch bao gồm: thiết kế chương trình, chuẩn bị hậu cần, thực hiện chương trình đều do con người, xuất phát từ con người. Nếu công ty lữ hành có nguồn nhân lực tốt, có kinh nghiệm chương trình sẽ được thiết kế hấp dẫn tiệm cận với nhu cầu của khách hàng, nếu nhân lực không có kinh nghiệm, trình độ không tốt, kĩ năng chưa nhiều, chương trình sẽ được thiết kế ra không chỉ không hợp lý về nhiều mặt mà còn rất xa nhu cầu của khách hàng khiến cho khâu bán cũng khó, tổ chức thực hiện không được trơn tru, mắc nhiều lỗi phải xử lý mất thời gian, tiền bạc và công sức. Không chỉ có thiết kế, nếu nhân sự kém, việc
chuẩn bị hậu cần cho chương trình du lịch cũng không được bao quát đầy đủ và tỉ mỉ, khiến quá trình thực hiện bị va vấp nhiều vấn đề, gây thiệt hại lớn. Khâu thực hiện cũng thể hiện vai trò của nhân lực, nếu một hướng dẫn viên tốt sẽ kiểm tra và phát hiện sớm những sai sót trong khâu chuẩn bị để điều chỉnh và xử lý tốt những phát sinh trong quá trình tác nghiệp để làm hài lòng khách hàng, gia tăng hiêu quả tổ chức chương trình cho doanh nghiệp, nếu một HDV không có kinh nghiệm và kĩ năng, những sai sót nhỏ sẽ ảnh hưởng lớn hơn và cuối cùng chương trình không thể thực hiện thành công và khách hàng cũng sẽ không hài lòng.
Ngoài nguồn nhân lực thì cơ sở vật chất kỹ thuật tốt cũng giúp cho nhân sự trong quá trình thiết kế chương trình, khảo sát, chuẩn bị thực hiện và thực hiện chương trình được thuận lợi hơn.
Chúng ta đều biết các công ty lữ hành đều là những cầu nối, tổng hợp các dịch vụ của các nhà cung ứng khác nhau thành một chương trình du lịch hoàn chỉnh, do đó trong quá trình kết nối, xây dựng sản phẩm, việc có quan hệ tốt với các nhà cung ứng có vai trò rất quan trọng. Nếu có quan hệ tốt, chưa cần nói tới việc được mức giá tốt để gia tăng cạnh tranh khi thiết kế và bán chương trình mà khi xảy ra các yêu cầu phát sinh của khách hàng liên quan tới các nhà cung cấp, chúng ta được sự thấu hiểu, nhiệt tình hỗ trợ của nhà cung ứng sẽ giúp cho việc đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh hơn từ đó có được sự hài lòng của khách hàng một cách tốt nhất.
Ngoài ra, những yếu tố khác nằm trong nguồn lực của doanh nghiệp như: nguồn lực tài chính, quan hệ với chính quyền địa phương điểm đến, chính sách bán hàng, truyền thông... cũng có những tác động ảnh hưởng hai chiều, nếu nguồn lực đó mạnh thì tác động tích cực tới hoạt động tổ chức chương trình, nếu nguồn lực đó hạn chế sẽ làm việc tổ chức chương trình gặp khó khăn.
2.1.5.2. Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Các yếu tố tác động tới tổ chức chương trình du lịch bên ngoài doanh nghiệp bao gồm các yếu tố vi mô và vĩ mô. Về các yếu tố vi mô:
Các nhà cung ứng dịch vụ đầu vào: là các tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân cung ứng các yếu tố cần thiết cho công ty lữ hành và các đối thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các chương trình du lịch. Các nhà cung ứng du lịch bao gồm: vận chuyển, lưu trú, nhà hàng, visa... Bất kỳ sự thay đổi nào từ phía nhà cung ứng cũng sẽ gây ra ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức chương trình,
nhất là những thay đổi trong quá trình chuẩn bị và trong quá trình thực hiện chương trình du lịch. Công ty lữ hành là cầu nối giữa các nhà cung ứng dịch vụ. Do đó, để đảm bảo ổn định và có sự lựa chọn, cạnh tranh… cho việc cung cấp các dịch vụ đúng chất lượng, số lượng và thời gian, phần lớn các công ty lữ hành đều phải thiết lập mối quan hệ đối tác với nhiều nhà cung ứng cho mình, xây dựng chuối những nhà cung ứng vừa rộng và bền vững, đôi khi cùng chia sẻ trong chuỗi giá trị chung để tránh những thay đổi bất lợi cho công ty lữ hành mà không có sự chia sẻ từ nhà cung cấp.
Khách hàng: là đối tượng mà công ty lữ hành phục vụ để mang lại nguồn thu cho đơn vị mình, Mặc dù cùng tham gia một chương trình du lịch thống nhất, nhưng bên cạnh đó khách hàng có những yêu cầu khác nhau trong chương trình đó. Các yêu cầu của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức chương trình du lịch, vì công ty lữ hành phải tạo ra các chương trình du lịch đáp ứng nhu cầu của đại đa số khách hàng, nếu nhiều khách hàng có những yêu cầu riêng thì chương trình đó khó có thể làm hài lòng tất cả khách hàng được, được nhu cầu này sẽ khó thực hiện yêu cầu kia nên hoạt động tổ chức chưng trình ảnh hưởng rất lớn từ yêu cầu của các đối tượng khách hàng. Tuy nhiên với kinh nghiệm cũng như trách nhiệm của công ty chuyên nghiệp cần có những sự tư vấn nhất định để hạn chế những đòi hỏi bất khả thi, những yêu cầu không hiệu quả và thực sự mang lại lợi ích thiết thực cho công ty cũng như sự hài lòng chung cho địa đa số du khách. Trong một chương trình du lịch nếu cùng có nhiều đối tượng du khách với giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp, tôn giáo khách nhau sẽ khó để tổ chức, ngược lại nếu trong chương trình du lịch đa số du khách cùng đối tượng thì hoạt động tổ chức sẽ gặp thuận lợi hơn.
Đối thủ cạnh tranh: mọi doanh nghiệp nói chung và các công ty lữ hành nói riêng đều phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều mức độ khác nhau. Trong quá trình tổ chức chương trình du lịch, có đôi lúc khách hàng của công ty lữ hành này sẽ gặp khách hàng của công ty lữ hành kia hoặc khách hàng đã đi du lịch với một công ty lữ hành này, nay lại đi với công ty lữ hành kia, khi họ nói chuyện trao đổi với nhau hoặc tự so sánh về sản phẩm dịch vụ, cách thức đưa thông tin chuẩn bị lưu ý mà công ty lữ hành cung cấp cho họ. Điều đó làm cảm nhận của họ sẽ bị chi phối từ thiện cảm với công ty kia hoặc chi phối bởi lời nói của khách hàng kia khiến việc tổ chức chương trình du lịch bị ảnh hưởng rất nhiều.
Nếu cảm nhận về cách thức tổ chức của công ty lữ hành kia không tốt, cảm nhận trong việc tổ chức chương trình của công ty sẽ có chiều hướng tích cực hơn. Nếu họ rất thiện cảm về các thức tổ chức của công ty kia thì cảm nhận trong việc tổ chức của công ty sẽ có chiều hướng không được tốt. Do đó, một trong những công việc để tổ chức tốt chương trình là thường xuyên cập nhật cách thức tổ chức của các đối thủ cạnh tranh để rút ra những bài học kinh nghiệm và áp dụng vào cho đơn vị mình. Học hỏi từ đối thủ cạnh tranh cũng chính là cách để mình vươn lên và vượt họ.
Bên cạnh các yếu tố vi mô, cũng có các yếu tố vĩ mô cũng có tác động tới hoạt động tổ chức chương trình như:
Chính quyền và cư dân nơi điểm đến: là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian diễn ra chương trình du lịch. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của chương trình du lịch. Phạm vi này có thể là: điểm du lịch, xóm thôn, phường xã, và rộng hơn có thể là một thành phố, vùng lãnh thổ, quốc gia… Chính quyền và cư dân nơi diễn ra chương trình du lịch sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động tổ chức du lịch, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho doanh nghiệp. Để thành công, doanh nghiệp phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi chương trình du lịch diễn ra. Quan hệ tốt với chính quyền ở đó không chỉ thuận lợi trong việc tổ chức chương trình mà còn có thể được sự trợ giúp của chính quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh, giao thông… thậm chí với các sự kiện mang tính quảng bá cao hay mang tính từ thiện còn có thể được sự tài trợ về kinh phí từ chính quyền nơi có các điểm đến trong chương trình du lịch.
Nhân khẩu học: bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ tử, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp...tạo ra các loại thị trường cho công ty lữ hành hoạt động, vì vậy môi trường nhân khẩu học là mối quan tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường. Những công ty lữ hành thường quan tâm tới môi trường nhân khẩu học trước hết là ở qui mô và tốc độ tăng dân số. Bởi vì, hai chỉ tiêu đó phản ánh trực tiếp qui mô nhu cầu tổng quát trong hiện tại và tương lai, và do đó nó cũng phản ánh sự phát triển hay suy thoái của thị trường du lịch. Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, cơ cấu, qui mô hộ gia đình trong dân cư cũng làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, nó tác động quan trọng tới cơ cấu tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hoá.
Vì vậy làm cho các hoạt động kinh doanh lữ hành thay đổi thường xuyên, liên tục. Một vấn đề khác liên quan đến sự biến đổi thị trường và do đó liên quan đến hoạt động kinh doanh du lịch và tổ chức chương trình du lịch là quá trình đô thị hoá và phân bố lại dân cư. Các vùng đô thị tập trung luôn luôn là thị trường chính của dịch vụ du lịch. Bên cạnh đó, việc phân bố lại lực lượng sản xuất, phân vùng lãnh thổ, đặc khu kinh tế cũng tạo ra các cơ hội thị trường kinh doanh du lịch đầy hấp dẫn.
Kinh tế:có tác động rất lớn đến kinh doanh du lịch, yếu tố kinh tế còn bao hàm bên ngoài (khu vực và thế giới) và bên trong. Trong nhóm các yếu tố kinh tế thì trực tiếp ảnh hưởng đến du lịch đó là tốc độ tăng trưởng kinh tế, kéo theo thu nhập của dân cư và cuối cùng dẫn đến sự tác động vào nhu cầu du lịch, bởi vì đối tượng tiêu dùng trong du lịch trước hết là tầng lớp có thu nhập cao.
Tự nhiên và hạ tầng kĩ thuật: yếu tố tự nhiên của mỗi quốc gia là tài sản vô giá đối với việc phát triển du lịch. Đó là các danh lam thắng cảnh, cảnh quan môi trường, điều kiện địa lý như:sông ngòi, địa hình, khí hậu, điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên… Đây chính là cốt lõi của các điểm du lịch, là sức hút mạnh mẽ nhất, là yếu tố tạo nên sự hấp dẫn cho nơi đến du lịch. Các quốc gia có tiềm năng tự nhiên lớn sẽ là điểm đến cho các chương trình du lịch cho du khách. Các thắng cảnh đẹp sẽ là yếu tố thu hút du khách rất lớn, tạo cho họ cảm nhận tốt qua đó tác động tích cực tới sự hài lòng chung của chuyến đi và cả quá trình tổ chức chương trình du lịch. Trình độ hiện đại của cơ sở hạ tầng sản xuất: đường xá giao thông, thông tin liên lạc, hệ thống lưới điện... cũng ảnh hướng rất lớn tới việc tổ chức chương trình du lịch. Hãy tưởng tượng khi chương trình du lịch được tổ chức tại một điểm đến hạ tầng yếu kém, đôi lúc mất điện nước hoặc thông tin liên lạc thì sức ảnh hưởng sẽ lớn thế nào.
Văn hóa: Nền văn hóa của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia là nhân tố tạo nên động cơ đi du lịch của người bản xứ khác và đặc biệt đối với người nước ngoài. Ngày nay, với nhu cầu về tri thức ngày càng tăng cao, các du khách quốc tế thường tìm đến với những quốc gia có nền văn hóa đặc sắc và lâu đời để tìm hiểu về văn hóa bản địa. Những di sản văn hóa, những công trình kiến trúc cổ, những nghề thủ công truyền thống, nền văn hóa dân gian,... của một vùng, một đất nước tùy theo mức độ quan trọng, quý giá có thể trở thành những di sản văn hóa của một quốc gia, của thế giới. Tại những điểm đến có nền văn hóa sâu sắc, độc đáo, dễ cảm nhận thì việc làm hài lòng khách hàng sẽ thuận lợi hơn với các điểm đến
mức độ hấp dẫn của văn hóa không có nhiều hoặc môi trường văn hóa ở đó khó cảm nhận hoặc không phù hợp với du khách.
Chính trị - Pháp luật: Hệ thống pháp luật liên quan trực tiếp tới quyền và nghĩa vụ cũng như lợi ích của các doanh nghiệp du lịch. Nó gián tiếp hoặc trực tiếp ảnh hưởng tới các du khách. Vì vậy yếu tố pháp luật ảnh hưởng rất lớn tới việc các hoạt động tổ chức du lịch. Chính trị là một tập phức hợp các yếu tố có thể cho thấy các cơ hội cũng như đe dọa, thách thức đối với các tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp du lịch, dịch vụ; bao gồm sự ổn định của tình hình chính trị, các chính sách bày tỏ thái độ của Chính Phủ đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp; các chiến lược phát triển ….