1.2.5.1. Lập dự toán chi ngân sách nhà nước
Hệ thống quản lý lập dự toán có sự tham gia của các chủ thể quản lý, tác động lên các đối tượng quản lý nhằm thực hiện nhiệm vụ của chủ thể quản lý. Quá trình đó được tiến hành trên tất cả các khâu.
Trên cơ sở dự toán do Ủy ban nhân dân cấp dưới và dự toán của các đơn vị dự toán cùng cấp lập, các chủ thể quản lý phân tích, đánh giá, kiểm tra một cách toàn diện về trình tự lập dự toán chi NSNN. Việc áp dụng các định mức phân bổ, việc tính toán từ nhiệm vụ chính trị được giao để xây dựng các đầu việc phục vụ cho nhiệm vụ đã được cấp có thẩm quyền giao, tính toán hợp lý các khoản dự phòng chi, các khoản phân bổ cho các đơn vị trực thuộc.
Việc xem xét thẩm định dự toán của các đơn vị là kiểm soát tuân thủ và cắt giảm những nội dung chưa thực sự cần thiết, tập trung vào trọng tâm, trọng điểm nhiệm vụ của đơn vị, nhiệm vụ của cấp trên giao, trên nguyên tắc vừa đảm bảo hiệu quả phục vụ nhiệm vụ chính trị của các đơn vị, vừa tiết kiệm thiết thực.
Các cơ quan tham gia trong công tác quản lý lập dự toán tại địa phương là Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và cơ quan Tài chính các cấp, cơ quan dự toán.
Căn cứ xây dựng dự toán: Theo quy định của Luật NSNN, các Thông tư hướng dẫn lập dự toán hàng năm, định mức phân bổ ngân sách do Trung ương và địa phương ban hành, các chỉ tiêu như biên chế, số giường bệnh, số học sinh, dân số, các chế độ chính sách, tiêu chuẩn định mức của chế độ tài chính hiện hành như: chế độ công tác phí, chế độ chi tiêu hội nghị, tập huấn, tiêu
chuẩn định mức trang thiết bị phương tiện làm việc các tiêu chuẩn định mức chuyên ngành, định mức duy tu bảo dưỡng các công trình giao thông, thủy lợi, các nội dung chương trình mục tiêu kế hoạch đồ án được phê duyệt.
Quy trình lập dự toán gồm các bước sau:
Bước 1: Ban hành hướng dẫn và thông báo số kiểm tra dự toán NSNN
Hàng năm, để lập và phân bổ dự toán ngân sách cho năm sau, căn cứ vào Thông tư hướng dẫn xây dựng dự toán và thông báo số kiểm tra của Sở Tài chính, căn cứ Chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh về xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và dự toán ngân sách của địa phương, Phòng Tài chính Kế hoạch xây dựng hướng dẫn lập dự toán thu NSNN, chi NSĐP và thông báo số kiểm tra cho các phòng, ban, đoàn thể cấp huyện và UBND các xã, thị trấn; Lấy ý kiến tham gia của các bộ phận chuyên quản đối với dự thảo văn bản hướng dẫn và số kiểm tra; Hoàn chỉnh văn bản báo cáo Chủ tịch UBND huyện xem xét, ký ban hành trước ngày 1/7 hàng năm.
Bước 2: Lập dự toán và tổng hợp dự toán NSĐP
- Các ban ngành, đoàn thể, các đơn vị, UBND xã, thị trấn lập dự toán ngân sách của đơn vị gửi về Phòng Tài chính - Kế hoạch (chậm nhất ngày 10/7 hàng năm).
- Phòng Tài chính - Kế hoạch tổng hợp dự toán ngân sách địa phương theo mẫu biểu hướng dẫn của Sở Tài chính.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch thống nhất với Chi cục Thuế báo cáo Chủ tịch huyện, Thường trực HĐND dự toán ngân sách địa phương năm dự toán (trước ngày 20/7).
Bước 3: Thảo luận dự toán với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch đầu tư
Theo thời gian thông báo của Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Chi cục Thuế, và UBND huyện thảo luận dự toán ngân sách với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch đầu tư vào năm đầu của thời kỳ ổn định ngân sách, những năm tiếp
theo, nếu thảo luận thì UBND huyện phải có đăng ký với các Sở.
Bước 4: Phân bổ dự toán ngân sách địa phương (hoàn thành trước 25/10)
Căn cứ dự toán các ban ngành, các đơn vị (đơn vị dự toán cấp I), UBND xã, thị trấn; kết quả thảo luận dự toán với Sở Tài chính; căn cứ chế độ chi tiêu hiện hành, định mức chi do UBND tỉnh quyết định, Phòng Tài chính Kế hoạch tổ chức thảo luận dự toán thu, chi ngân sách với các ban ngành, các đơn vị, UBND xã, thị trấn.
Bước 5: Tổng hợp dự toán NSĐP (hoàn thành trước ngày 31/10)
- Phòng Tài chính - Kế hoach phối hợp với Chi Cục Thuế, các bộ phận chuyên quản tổng hợp kết quả thảo luận dự toán, cân đối ngân sách, huyện, xã báo cáo Chủ tịch UBND huyện theo mẫu biểu quy định của Bộ Tài chính, các loại báo cáo theo yêu cầu của HĐND, UBND huyện.
- Chủ tịch UBND huyện xem xét chuẩn bị báo cáo Ban Kinh tế ngân sách và Thường trực HĐND huyện.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch hoàn thiện phương án phân bổ dự toán theo yêu cầu của Chủ tịch UBND huyện.
Bước 6: Xem xét, báo cáo UBND huyện để trình Thường trực HĐND huyện (trước 15/11)
Phòng Tài chính - Kế hoạch, Chi cục Thuế tổ chức báo cáo UBND huyện, Thường trực HĐND huyện (có sự tham gia của Ban Kinh tế ngân sách của HĐND huyện) toàn bộ dự toán thu, chi ngân sách năm dự toán, thuyết minh căn cứ lập và phân bổ dự toán.
Bước 7: Điều chỉnh phương án phân bổ dự toán ngân sách (trước 25/11)
Căn cứ quyết định giao dự toán ngân sách của Sở Tài chính, phòng Tài chính Kế hoạch trao đổi với các bộ phận chuyên quản, tiếp nhận phương án thu ngân sách của Chi cục Thuế, tổng hợp, điều chỉnh phương án phân bổ dự toán (Nếu số liệu giao dự toán thu, chi ngân sách do Sở Tài chính giao chưa
thống nhất với phương án phân bổ của địa phương) và báo cáo UBND huyện. UBND huyện xem xét và trình HĐND huyện thông qua dự toán ngân sách cho năm sau tại kỳ họp HĐND cuối năm.
Bước 8: Chuẩn bị các biểu mẫu giao dự toán
Căn cứ vào Nghị quyết của HĐND và quyết định của UBND, phòng Tài chính - Kế hoạch chuẩn bị các biểu mẫu giao dự toán theo quy định gửi UBND huyện.
Bước 9: Công khai dự toán (chậm nhất sau 60 ngày HĐND huyện ban hành Nghị quyết về dự toán ngân sách)
Sau khi UBND huyện quyết định giao dự toán thu, chi NSNN của huyện, Phòng Tài chính - Kế hoạch xây dựng biểu mẫu công khai dự toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và UBND huyện quyết định công khai dự toán ngân sách huyện.
1.2.5.2. Chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước
Chấp hành chi NSNN chính là thực hiện dự toán NSNN trên cơ sở dự toán được phê chuẩn.
- Tham gia vào quá trình quản lý đối với khâu chấp hành chi ngân sách có các cơ quan:
+ Cơ quan Tài chính: Tham gia với chức năng tham mưu cho chính quyền nhà nước các cấp trong quản lý và điều hành NSNN. Cơ quan Tài chính có trách nhiệm cân đối nguồn đáp ứng nhu cầu chi, kiểm tra và giám sát việc thực hiện chi tiêu và sử dụng ngân sách ở các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách.
+ Kho bạc Nhà nước: Thực hiện kiểm soát các khoản chi theo các chế độ, tiêu chuẩn điều kiện, thủ tục quy định. Trường hợp không đủ điều kiện, có quyền từ chối cấp phát thanh toán các khoản chi đó.
+ Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước: Thủ trưởng các đơn vị sử dụng NSNN là người có quyền quyết định, chuẩn chi các khoản chi ngân sách nhà
nước theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức và trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao. Có trách nhiệm quản lý, sử dụng ngân sách và tài sản tiết kiệm, có hiệu quả.
- Nguyên tắc và nội dung của chấp hành chi ngân sách như sau:
+ Nguyên tắc: Đáp ứng kịp thời các nhu cầu chi của các đơn vị sử dụng NSNN theo tiến độ và dự toán được duyệt, các khoản chi NSNN phải được thanh toán trực tiếp cho người được hưởng; Mọi khoản chi NSNN phải được kiểm soát trước, trong và sau khi thanh toán chi trả.
+ Nội dung chấp hành chi NSNN: Nội dung chính của quy trình chấp hành NSNN là việc bố trí kinh phí kịp thời đáp ứng nhu cầu chi của các đơn vị sử dụng ngân sách theo dự toán đã được duyệt sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả cao. Các cơ quan được pháp luật quy định có trách nhiệm kiểm soát các khoản chi NSNN theo đúng dự toán và đúng chế độ.
- Các đơn vị sử dụng ngân sách chỉ được cấp phát kinh phí ngân sách nhà nước khi có đủ điều kiện:
+ Đã có trong dự toán NSNN được giao, trừ các trường hợp chi từ nguồn tăng thu so với dự toán và dự phòng ngân sách. Đối với những khoản chi không có trong dự toán thì đơn vị sử dụng ngân sách báo cáo với cơ quan có thẩm quyền xin bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định: Dựa vào định mức là căn cứ có tính chất quan trọng chấp hành dự toán chi NSNN. Hầu hết nhu cầu chi NSNN đã có định mức, tiêu chuẩn đã được cơ quan quyền lực Nhà nước xem xét và thông qua. Đó là căn cứ mang tính pháp lý cho tổ chức chấp hành dự toán chi. Tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của các khoản chi NSNN được duyệt dựa trên cơ sở các chính sách, chế độ chi NSNN có hiệu lực và khả thi. Để đảm bảo điều này, nhà nước cần phải có chính sách, chế độ phù hợp và thường xuyên rà soát để điều chỉnh đáp ứng yêu cầu
của thực tiễn.
+ Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định. Có chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Nhiệm vụ kinh tế thực tế phát sinh. Trong tài khoản tại Kho bạc còn số dư.
Trường hợp đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các việc khác phải qua đấu thầu hoặc thẩm định giá thì phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo đúng quy định của pháp luật.
Các khoản chi có tính chất thường xuyên, khoản chi có tính thời vụ hoặc chi phát sinh vào một số thời điểm như đầu tư xây dựng, mua sắm, sửa chữa lớn và các khoản chi không thường xuyên khác phải thực hiện theo dự toán được giao.
- Các hình thức cấp phát thanh toán như sau:
Theo Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản dưới Luật hướng dẫn thực hiện Luật Ngân sách nhà nước thì từ năm 2004 phương thức cấp phát ngân sách nhà nước được cơ quan Tài chính thực hiện theo phương thức đó là:
+ Phương thức cấp phát theo dự toán: phương thức này được áp dụng cho các khoản chi thường xuyên và được áp dụng cho các cơ quan hành chính nhà nước các cấp, các đơn vị sự nghiệp công, các tổ chức chính trị-xã hội.
Điều kiện để thực hiện phương thức cấp phát theo dự toán từ Kho bạc Nhà nước là các đơn vị dự toán phải có dự toán năm được cơ quan có thẩm quyền giao và phân bổ dự toán.
Theo phương thức này, cơ quan KBNN chủ động hơn trong công tác chi trả, thanh toán các khoản chi NSNN cho các đơn vị dự toán. KBNN chỉ căn cứ nội dung đã có trong dự toán và các điều kiện khác theo luật định để thanh toán chi trả cho các đơn vị sử dụng NSNN hoặc chi trả trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hoá và dịch vụ, giảm được phiền hà, thủ tục hành chính cho các cơ quan,
đơn vị trong quá trình chấp hành NSNN là khâu đột phát trong quá trình thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực quản lý Tài chính công.
+ Phương thức cấp phát bằng lệnh chi tiền: được áp dụng khi cấp ngân sách nhà nước cho các tổ chức, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế - xã hội có quan hệ với ngân sách không thường xuyên; chi trả nợ, viện trợ và một số khoản chi đặc biệt khác.
Theo phương thức này, Kho bạc Nhà nước chỉ thực hiện xuất quỹ ngân sách nhà nước theo lệnh của cơ quan Tài chính, cơ quan Tài chính chịu trách nhiệm về sự quyết định của mình trước cơ quan pháp luật Nhà nước.
+ Ghi thu - ghi chi: là việc cơ quan Tài chính thực hiện ra lệnh thu một khoản thu phát sinh tại một đơn vị hoặc một dự án công trình vào ngân sách, đồng thời ra lệnh chi một số tiền đúng bằng số tiền vừa thu cho đơn vị hoặc dự án, công trình đó.
Tuỳ theo tính chất công việc hoặc đơn vị thụ hưởng mà cơ quan Tài chính quy định trình tự cấp phát, trách nhiệm và quyền hạn của các cơ quan tham gia vào việc chấp hành chi NSNN, nhằm tạo cơ sở pháp lý thống nhất cho việc thực hiện, đồng thời tổ chức cấp phát thanh toán theo hình thức phù hợp.
- Kiểm soát chi ngân sách nhà nước:
+ Kiểm soát là một chức năng của quản lý. Kiểm soát chi NSNN là một nội dung quan trọng trong chấp hành chi NSNN. Việc kiểm soát chi NSNN chặt chẽ đảm bảo nâng cao tính tiết kiệm và hiệu quả trong quản lý chi NSNN. Tất cả các khoản chi NSNN đều phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình cấp phát, thanh toán qua KBNN. Cơ quan có nhiệm vụ thực hiện kiểm soát chi NSNN là KBNN. KBNN có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ chi, thực hiện chi trả, thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN đủ điều kiện thanh toán. KBNN chỉ thực hiện chi trả và thanh toán các khoản chi
ngân sách nhà nước khi có đầy đủ các điều kiện cần thiết.
+ Kiểm tra và kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi. Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Đối với các khoản chi chưa có trong chế độ, tiêu chuẩn định mức chi ngân sách nhà nước, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phân bổ để kiểm soát và thanh toán cho đơn vị.
+ Trên cơ sở kiểm soát hồ sơ thanh toán, KBNN làm thủ tục chi trả, thanh toán những khoản chi đầy đủ điều kiện chi theo quy định. Trường hợp không đủ điều kiện chi, KBNN được phép từ chối chi trả, thanh toán.
+ Việc chi trả và thanh toán được thực hiện dưới hai hình thức cấp tạm ứng và thanh toán. Các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp sẽ được tạm ứng, mức tạm ứng tùy thuộc vào tính chất khoản chi và tiến độ thực hiện. Khi có đầy đủ hồ sơ thì tiến hành thanh toán thu hồi tạm ứng. Đối với các khoản chi đủ điều kiện cấp thanh toán trực tiếp, KBNN căn cứ hồ sơ chứng từ đã kiểm soát để chi trả và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN.
Như vậy để đảm bảo kinh phí cho hoạt động phục vụ cho công cụ thực thi nhiệm vụ của chính quyền Nhà nước, cơ quan Tài chính, Kho bạc Nhà nước có vai trò quan trọng trong việc quản lý chi NSNN. KBNN với tư cách là cơ quan quản lý quỹ của Nhà nước, kiểm soát các khoản chi đúng dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đúng mục đích và đúng tiêu chuẩn, định mức của chế độ tài chính hiện hành.
Kết thúc quá trình chấp hành chi NSNN là việc các khoản chi đã được bố trí trong dự toán được thực hiện chi trả theo các mục tiêu và nhiệm vụ đã đặt ra. Các khoản chi này đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức và theo chế độ quy định hiện hành của Nhà nước.
Quản lý chi ngân sách trong khâu chấp hành dự toán chính là quản lý việc chấp hành chi theo đúng quy định, tiêu chuẩn định mức và sao cho đạt hiệu quả và tiết kiệm nhất.
1.2.5.3. Quyết toán chi ngân sách nhà nước