7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2. NỘIDUNG CỦA ĐÁNH GIÁ THÀNHTÍCH NHÂNVIÊN
Xác định mục tiêu đánh giá là bƣớc khởi đầu của quá trình đánh giá và trả lời câu hỏi: đánh giá thành tích nhân viên là để làm gì.
Đánh giá thành tích có thể phục vụ cho nhiều mục tiêu khác nhau của công tác quản trị nguồn nhân lực cụ thể:
- Cải thiện hiệu năng công tác và thông tin phản hồi: Một trong những
cách tốt nhất để cải thiện hiệu quả làm việc là rút kinh nghiệm từ quá khứ. Đánh giá thành tích trong quá khứ cho phép nhà quản lý thảo luận với từng nhân viên và đƣa ra các thông tin phản hồi. Nó cũng tạo điều kiện để nhà quản lý và nhân viên cùng xác định những lĩnh vực cần cải thiện và lập kế hoạch cho tƣơng lai.
- Hoạch định tài nguyên nhân sự: Đánh giá thành tích giúp nhà quản trị
nhận ra khả năng của nhân viên, từ đó sắp xếp nhân sự phù hợp, đáp ứng nhu cầu nhân lực trong tƣơng lai.
- Phát triển tài nguyên nhân sự: Đánh giá hiệu quả làm việc là trọng tâm
của công tác đào tạo và phát triển, vì nó xác định nhu cầu bồi dƣỡng kiến thức của ngƣời đƣợc đánh giá và từ đó có thể xác định đƣợc khuyết điểm và khiếm khuyết của nhân viên để đào tạo và xây dựng một chƣơng trình đào tạo có hiệu quả.
- Hoạch định và phát triển nghề nghiệp: Đánh giá đƣợc điểm
mạnh,điểm yếu tiềm năng của từng nhân viên, từ ñó giúp họ thực hiện kế hoạch.
- Quan hệ nhân sự nội bộ: Thăng chức, giáng chức, hết chức năng
hợpđồng, tạm cho nghỉ việc, thuyên chuyển.
- Đánh giá tiềm năng của nhân viên: Thông qua việc hoàn thành công
việc của nhân viên, xem xét hành vi trong quá khứ để xét tƣơng lai. Đánh giá thành tích có thể giúp phát hiện khả năng tiềm tàng của nhân viên từ đó có biện pháp tích cực để phát triển năng lực.
Phải xây dựng mục tiêu đánh giá vì việc đánh giá với mỗi mục tiêu khác nhau thì các căn cứ nhƣ: các tiêu chí đánh giá, phƣơng pháp đánh giá, ngƣời đánh giá, biểu mẫu đánh giá...cũng đƣợc xác định khác nhau.
Để đánh giá thành tích, trƣớc tiên doanh nghiệp phải xây dựng cho đƣợc mục tiêu. Nếu không xác định đƣợc mục tiêu một cách cụ thể, rõ ràng sẽ dẫn đến: các tiêu chí đánh giá xác định không phù hợp, phƣơng pháp đánh giákhông hợp lý, kết quả đánh giá không phục vụ đƣợc cho các quyết định của công tác quản trị nguồn nhân lực, gây lãng phí cho doanh nghiệp.
Đánh giá thành tích nhân viên sẽ có tác động lên cả tổ chức lẫn các cá nhân đƣợc đánh giá. Là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực, kết quả của đánh giá sẽ phục vụ cho công tác quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp. Do đó muốn xác định đƣợc các mục tiêu đánh giá cấp lãnh đạo phải căn cứ vào những nội dung cụ thể của công tác quản trị nguồn nhân lực.
1.2.2. Xác định tiêu chí đánh giá
Tiêu chí đánh giá thành tích là hệ thống các chỉ tiêu thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành công việc cả về mặt số lƣợng và chất lƣợng. Đó là mốc chuẩn cho việc đo lƣờng thực tế thực hiện công việc của nhân viên, là mục tiêu công việc của nhân viên.
Việc xác định tiêu chí đánh giá thành tích thể hiện nhiệm vụ của nhân viên cũng nhƣ kỳ vọng của nhà quản lý đối với nhân viên. Việc đánh giá thƣờng dựa vào các thông tin về phạm vi công việc , bản mô tả công việc, các
mục tiêu của tổ chức, thành tích nhân viên ở hiện tại hay quá khứ, những điểm mạnh và điểm yếu, mục tiêu và nguyện vọng công việc của nhân viên.
Thông qua các tiêu chí đánh giá thành tích mà nhà quản lý có thể đánh giá đƣợc một cách đầy đủ và khách quan thành tích công tác thực tế của nhân viên.
Thông thƣờng trong các tổ chức thƣờng sử dụng hai phƣơng pháp sau để xác định tiêu chí đánh giá thành tích:
- Chỉ đạo tập trung: nhà quản lý sẽ đƣa ra các tiêu chí dựa trên bản mô tả công việc và phổ biến cho nhân viên thực hiện nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức.
- Thảo luận dân chủ: trong cách này, ngƣời lao động và cấp lãnh đạo cùng bàn bạc để đƣa ra quyết định về các tiêu chí. Cách làm này tuy phức tạp nhƣng thu hút đƣợc ngƣời lao động vào việc xây dựng các tiêu chí đánh giá.
a. Thiết lập tiêu chí đánh giá
- Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở bản mô tả công việc: Để thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khả thi, phù hợp thì đầu tiên ngƣời lãnh đạo cần thực hiện là tiến hành phân tích công việc để qua đó nắm đƣợc công việc của nhân viên. Bản mô tả công việc là kết quả căn bản của tiến trình phân tích công việc, nó giúp cho chúng ta hiểu đƣợc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu đƣợc quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Căn cứ vào nội dung bản mô tả công việc, ngƣời lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu, định lƣợng công việc nhân viên cần phải thực hiện để đạt đƣợc các mục tiêu đặt ra. Cần lƣu ý rằng mục tiêu đề ra cần đạt đƣợc sự thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên thực hiện để tránh tình trạng ngƣời lãnh đạo áp đặt công việc vƣợt quá khả năng thực hiện của nhân viên hoặc nhân viên đăng ký mức độ hoàn thành công việc dƣới khả năng thực hiện của mình để làm việc nhàn nhã và dễ đạt thành tích. Căn cứ vào bản mô tả công việc, ngƣời lãnh
đạo có thể xác định mức độ ƣu tiên, mức độ quan trọng của từng công việc để quyết định thang điểm đánh giá phù hợp.
- Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Từ bản mô tả công việc, ngƣời lãnh đạo có thể xác định những yêu
cầu về tiêu chuẩn đối với nhân viên thực hiện công việc đó. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng có thể đƣợc xem là một cơ sở để tham khảo cho việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá nhân viên.
b. Các yêu cầu đối với tiêu chí đánh giá
Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần phải đáp ứng nguyên tắc SMART [2, tr.239]
- Cụ thể (S- specify). Các tiêu chí phải phản ánh đƣợc sự khác biệt giữa những ngƣời thực hiện công việc tốt và ngƣời thực hiện công việc không tốt.
- Đo lƣờng đƣợc (M-Measurable). Các tiêu chí phải đo lƣờng đƣợc và không quá khó khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán.
- Phù hợp thực tiễn (A-Achieveable). Các tiêu chí thực hiện công việc gắn với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý.
- Có thể tin cậy đƣợc (R-Realistics). Các tiêu chí đo lƣờng thực hiện công việc phải nhất quán, đáng tin cậy. Những ngƣời đánh giá khác nhau cùng xem xét kết quả công việc của một nhân viên, thì phải có các kết luận không quá khác nhau về kết quả thực hiện của nhân viên đó.
- Thời gian thực hiện/hoàn thành công việc (T-Timebound). Tiêu chí đánh giá cần xem xét kết quả hoàn hành tƣơng ứng với thời gian quy định.
c. Các loại tiêu chí đánh giá
+ Các tố chất, đặc điểm
Một số các tố chất, đặc điểm của nhân viên nhƣ tính cách, thái độ, hình thức, tính chủ động ñƣợc coi là cơ sở cho một số đánh giá. Loại đánh giá này chú trọng việc tìm hiểu nhân viên là ngƣời nhƣ thế nào nhƣng lại rất ít chú
trọng về những điều mà họ thực sự làm vì có khả năng các tố chất đó hoặc là không liên quan đến công việc hoặc là khó định nghĩa.
Sử dụng loại tiêu chí này có nhiều hạn chế về tính hợp lý. Các đặc điểm đƣợc đánh giá theo loại này thƣờng không liên quan đến cách thức nhân viên thực sự ứng xử với công việc vì hành vi công việc bị ảnh hƣởng bởi nhiều tình huống và nhân tố môi trƣờng. Ngoài ra, đánh giá theo cách này rất khó để xác định một cách chính xác và nó không hữu hiệu để cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên.
Một số tố chất có thể liên quan đến hiệu quả công việc. Nếu nhƣ mối quan hệ này đƣợc xác lập thì việc sử dụng chúng có thể là thích hợp.
+ Các hành vi
Các tổ chức có thể đánh giá hành vi liên quan đến công việc của một nhân viên. Chẳng hạn: phong cách lãnh đạo, bồi dƣỡng ngƣời khác, tinh thần hợp tác trong làm việc nhóm, định hƣớng dịch vụ khách hàng. Nếu nhƣ mộtsố hành vi mang lại kết quả mong muốn, việc sử dụng chúng trong quá trình đánh giá là xác đáng. Sử dụng các tiêu chí hành vi là thích hợp khi tiến trình sử dụng để hoàn thành công việc là rất quan trọng và muốn đƣợc sử dụng chúng để nhấn mạnh cách thức hoàn thành công việc.
Trong đánh giá dựa trên hành vi, nhân viên đánh giá dựa trên những điều mà họ thực hiện tại công việc. Cách đánh giá này đƣợc pháp luật chấp nhận hơn cách đánh giá theo đặc điểm. Đánh giá hành vi có thể rất hữu ích cho mục đích phản hồi vì nó xác định một cách chính xác những điều nhân viên nên làm khác biệt.
+ Kết quả thực hiện công việc
Các tiêu chí kết quả thực hiện công việc hay còn đƣợc gọi là mức độ đạt mục tiêu đƣợc sử dụng khi mà mục đích quan trọng hơn các phƣơng tiện, kết quả công việc quan trọng hơn cách thức thực hiện, hoặc khi có nhiều cách
thức sử dụng để đạt đƣợc kết quả.
Các kết quả đƣợc xác định cần phải nằm trong tầm kiểm soát của các nhân hoặc là nhóm làm việc đó. Đánh giá dựa trên kết quả là rất khó đo lƣờng trong một vài trƣờng hợp và đối với một vài công việc. Sử dụng duy nhất tiêu chí kết quả để đánh giá có thể nuôi dƣỡng một trạng thái tâm lý “có kết quả bằng bất cứ giá nào” trong số nhân viên.
Bảng 1.1. Các loại tiêu chí đánh giá thành tích
Loại tiêu
chí Thuận lợi Tồn tại
Tố chất, đặc điểm
cánhân
Không tốn kém khi xây dựng. Dễ sử dụng, sử dụng phù hợp với tổ chức cung cấp dịch vụ và xem xét sự phù hợp với văn hóa của tổchức
Nhiều tiêu chí không liên quan đến công việc, không hữu ích trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhânviên.
Hành vi thực hiện côngviệc
Sử dụng thƣợc đo thực hiện công việc cụ thể. Đƣợc pháp luật và nhân viên chấp nhận, hữu ích trong việc cung cấp thông tin phảnhồi.
Tốn nhiều thời gian,tiền bạc khi phát triển phƣơng pháp. Tiểm ẩn về lỗi bình chọn do không bao hàm tất cả các hành vi liên quan đến côngviệc.
Kết quả thực hiện côngviệc
Giảm bớt xu hƣớng chủ quan. Đƣợc lãnh đạo và nhân viên chấp nhận liên kết giữa thực hiện công việc của nhân viên với hoạt động của tổchức
Tốn thời gian khi phát triển, sử dụng, không khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên. Không hữu ích cho thông tin phảnhồi.
Năng lực thực hiện côngviệc
Giúp chú trọng hơn đến hiệu quả công việc, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên nên hữu ích để đào tạo và phát triển nhânviên.
Khó xác định năng lực thực sự liên quan đến công việc, nhất là những công việc phức tạp, khó định nghĩa và địnhlƣợng.
+ Năng lực
Năng lực là phạm vi rộng bao gồm kiến thức, các kỹ năng, tố chất và hành vi có thể mang tính nghiệp vụ, có liên quan đến các kỹ năng ứng xử hoặc là định hƣớng công việc. Trong các công việc của nhà quản trị các năng lực liên quan có thể bao gồm việc phát triển tài năng, các kỹ năng quản lý nhƣ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra giám sát, gâu ảnh hƣởng và lôi cuốn...
Các năng lực đƣợc lựa chọn để đánh giá thành tích phải là những năng lực có liên quan mật thiết đến thành công trong công việc.
Một số các năng lực khác lại liên quan đến các hành vi và kết quả cần thiết để đáp ứng công việc tƣơng lai đƣợc xem là tiềm năng phát triển của nhân viên. Loại tiêu chí này chỉ sử dụng trong các trƣờng hợp xem xét đề bạt nhân viên.
1.2.3. Các phƣơng pháp đánh giá thành tích nhân viên
Thành tích có thể đƣợc đánh giá theo nhiều cách thức khác nhau. Hầu hết những phƣơng pháp đánh giá hiện đang đƣợc sử dụng có thể phân loại thành phƣơng pháp cụ thể nhƣ sau:
a. Phương pháp thang điểm đánh giá
Đây là phƣơng pháp đánh giá thành tích truyền thống đƣợc sử dụng rộng rãi nhất. Ngƣời đánh giá tiến hành đánh giá nhân viên trên mỗi tiêu thức thành tích thông qua việc sử dụng thang điểm liên tục. Trong phƣơng pháp thang điểm, ngƣời đánh giá căn cứ vào thông tin về thành tích thực tế của nhân viên để tiến hành đánh giá và xem xét nhân viên rơi vào mức nào trong thang đánh giá trên mỗi tiêu thức đánh giá. Các thang điểm trên bảng đánh giá phản ánh mức khác biệt về thành tích có thể ấn định hoặc quy đổi sang điểm số.
Tổng số điểm của mỗi nhân viên có đƣợc bằng cách cộng tất cả các điểm số về các tiêu thức đánh giá. Nếu một vài tiêu thức đánh giá có mức độ quan trọng hơn đóng góp vào việc hoàn thành công việc của nhân viên, các tiêu
thức có thể đƣợc phân bổ tầm quan trọng (trọng số cho mỗi tiêu chuẩn).
b. Phương pháp xếp hạng
Là kỹ thuật đơn giản nhất. Theo đó, ngƣời đánh giá đƣợc xếp hạng theo thứ tự mỗi đặc tính hay yếu tố. Ngƣời ta áp dụng phƣơng pháp này thành hai phƣơng pháp là phƣơng pháp xếp hạng luân phiên và so sánh cặp.
+ Phƣơng pháp xếp hạng luân phiên: Xếp hạng từng cá nhân trong danh sách đánh giá trên từng tiêu chuẩn đánh giá dựa vào việc so sánh khả năng của cá nhân đó với các thái cực (thấp nhất, cao nhất) đối với mỗi tiêu chuẩn đánh giá.
+ Phƣơng pháp so sánh cặp: Từng cặp nhân viên lần lƣợt đƣợc đem so sánh về những yêu cầu chính.
c. Phương pháp ghi chép các sự kiện điển hình
Để đánh giá thành tích bằng sự kiện điển hình, ngƣời đánh giá phải ghi chép và lƣu trữ các thông tin về nhân viên, ghi chép những sự kiện về hành vi hoặc thành tích là hiệu quả hoặc không hiệu quả. Các sự kiện đƣợc thu thập ngay khi có thể. Vào cuối giai đoạn đánh giá, dữ liệu này đƣợc sử dụng để đánh giá thành tích của nhân viên.
d.Phương pháp bảng điểm:
Đây là phƣơng pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên căn cứ theo những tiêu chí chung đối với nhân viên về khối lƣợng, chất lƣợng, tác phong, hành vi, v.v…trong công việc. Mỗi nhân viên đƣợc đánh giá theo từng tiêu chí, sau đó tổng hợp lại sẽ có kết quả đánh giá chung về kết quả công việc của nhân viên đó.
e. Phương pháp quan sát hành vi
Phƣơng pháp quan sát hành vi đƣợc thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên. Căn cứ vào 2 yếu tố: Số lần quan sát và tần số nhắc lại của các hành vi, ngƣời lãnh đạo sẽ đánh giá đƣợc tình
hình thực hiện công việc của nhân viên. Yêu cầu đặt ra là các tiêu thức phải đảm bảo phân biệt đƣợc nhân viên thành công và nhân viên kém. Thang điểm 5 giúp ngƣời đánh giá mức độ thƣờng xuyên mà nhân viên thể hiện.
f. Phương pháp quản trị bằng mục tiêu (MBO)
Theo phƣơng pháp này, các nhân viên đều tham gia vào việc đề ra các mục tiêu, cùng thống nhất phƣơng cách đạt đƣợc mục tiêu đó. Tiêu chuẩn để đánh giá đó là kết quả đạt đƣợc so với mục tiêu đã đề ra. Trong đó, các mục tiêu phải là sự hoàn thành công việc chứ không phải là đặc tính cá nhân. Vì vậy nhà quản trị nên phân quyền cho nhân viên để họ chủ động hoàn thành mục tiêu đề ra, cho họ toàn quyền lựa chọn phƣơng pháp thực hiện nhƣng ràng buộc họ về trách nhiệm của họ về kết quả.
MBO là chu trình kép kín từ thiết lập mục tiêu của cá nhân, cách đạt đƣợc mục tiêu cho đến việc cấp trên và nhân viên thảo luận đánh giá sự hoàn thành mục tiêu, cụ thể gồm các bƣớc sau:
- Nhân viên thảo luận bản mô tả công việc với cấp trên và họ đồng ý với nội dung công việc, các nhiệm vụ chính cần làm và trách nhiệm đối với việc thực hiện các nội dung đã thống nhất.
- Nhân viên đề ra các mục tiêu thành tích cho mỗi trách nhiệm trong thời gian tới.
- Nhân viên gặp cấp trên để thảo luận chƣơng trình mục tiêu hay kế hoạch hành động của cá nhân.
- Nhân viên và cấp trên đề ra các chỉ tiêu đánh giá tiến độ và đề ra cách để đo lƣờng tiến độ đó.
- Thảo luận cuối giai đoạn đánh giá về các kết quả, nỗ lực của nhân viên có đạt các mục tiêu đề ra hay không.
Hình 1.1. Phương pháp quản trị mụctiêu
Ƣu điểm của quản trị theo mục tiêu:
- Chƣơng trình quản trị mục tiêu đề ra các mục tiêu và phƣơng pháp đánh giá nhân viên theo mục tiêu phát triển của tổ chức.