7. Kết cấu của đề tài
2.3.3. Chi lƣơng hƣu và trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng
Điều kiện hƣởng
Chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp bao gồm: hƣu viên chức, hƣu quân đội, trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp theo quyết định 91, trợ cấp theo quyết định 613, trợ cấp TNLĐ-BNN, trợ cấp tuất hàng tháng, chi trợ cấp khu vực hàng tháng.
Ngƣời lao động hƣởng lƣơng hƣu khi có đủ các điều kiện sau đây nam đủ 60 tuổi, nữ đủ 55 tuổi; đủ 20 năm đóng ảo hiểm xã hội trở lên. Ngƣời lao động đã đủ điều kiện về tuổi theo quy định nhƣng thời gian đóng ảo hiểm xã hội
chƣa đủ 20 năm thì đƣợc đóng cho đến khi đủ 20 năm để hƣởng lƣơng hƣu Quy trình chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng nhƣ sau
Sơ đồ 2.3. Chi lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng tại BHXH huyện Phù Mỹ
1 Căn cứ vào chứng từ an đầu từ NLĐ và ĐVSDLĐ nộp vào bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (TN&TKQTTHC). (Phụ lục 01)
(2) Theo quy trình bàn giao chứng từ giữa bộ phận TN&TKQTTHC và bộ phận chế độ BHXH, bộ phận chế độ BHXH sẽ tiến hành xử lý hồ sơ theo từng loại đối tƣợng với từng nội dung chi BHXH.
(3) Bộ phận Chế độ BHXH sau khi xử lý xong chuyển cho:
Bộ phận KH- TC (6) Bƣu điện tỉnh Bộ phận Chế độ BHXH Chứng từ an đầu (do NLĐ, ĐVSDLĐ nộp) Bộ phận TN&TKQTTHC Phòng chế độ (3) (2) (3) (1) Phòng KH-TC (4)
Bƣu điện huyện
(5)
Đối tƣợng hƣởng trực tiếp
- Bộ phận KHTC Danh sách C97-HD, từ cơ quan ƣu điện Danh sách 7b- CBH theo phân cấp, từ bộ phận TN&TKQTTHC giấy đề nghị mẫu số 03-CBH.
- Chuyển dữ liệu cho phòng chế độ BHXH tỉnh Bình Định
(4) Bộ phận KH-TC chuyển danh sách C97-HD đã nhận từ bộ phận Chế độ lên phòng KH-TC BHXH tỉnh để cấp kinh phí.
(5) Phòng KH-TC BHXH tỉnh căn cứ danh sách C97-HD và Danh sách 7b-CBH, chi trả cho ngƣời hƣởng; căn cứ giấy đề nghị mẫu số 3-CBH, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý để cấp kinh phí cho ƣu điện.
6 Bƣu điện tỉnh căn cứ danh sách BHXH tỉnh chuyển sang tiến hành chuyển khoản cho tát cả các đối tƣợng đăng kí nhận tiền qua tài khoản, các đối tƣợng còn lại chuyển kinh phí xuống cho ƣu điện huyện.
(7 Bƣu điện huyện căn cứ dữ liệu BHXH đã chuyển in mẫu C72b-HD, C72c-HD rồi tiến hành chi trả cho tất cả các đối tƣợng hƣởng.
BHXH huyện hƣớng dẫn cơ quan ƣu điện tổ chức chi trả cho ngƣời hƣởng, trƣờng hợp trong thời gian 30 ngày kể từ khi nhận đƣợc Danh sách do cơ quan BHXH chuyển sang mà ngƣời hƣởng chƣa đến nhận tiền chế độ thì cơ quan ƣu điện lập, chuyển Danh sách 7b-CBH chi tiết theo cơ quan BHXH giải quyết, đồng thời hƣớng dẫn ngƣời hƣởng đến cơ quan BHXH nơi ngƣời hƣởng nộp hồ sơ đề nghị giải quyết để nhận tiền.
Hàng tháng, căn cứ Danh sách 7b-CBH do cơ quan ƣu điện chuyển đến, đối chiếu với số đã chi trong tháng theo Danh sách 7 -CBH để lập Danh sách 7b-CBH của huyện. Cuối tháng, cuối quý bộ phận KHTC ở BHXH huyện kiểm soát, đối chiếu số liệu và lập báo cáo gửi về BHXH tỉnh.
Thủ tục và quy trình kiểm soát
- Căn cứ vào danh sách chi trả (C72b-HD, C72c-HD ) rà sót chữ ký của ngƣời lĩnh tiền, nếu nhận thay phải có giấy ủy quyền và đƣợc xã, phƣờng xác
nhận (Ủy quyền giữa vợ hoặc chồng thì thời gian đƣợc ủy quyền 12 tháng, các trƣờng hợp khác thì thời gian đƣợc ủy quyền 6 tháng).
- Đối chiếu danh sách tăng, giảm đối tƣợng để kiểm tra việc điều chỉnh đối tƣợng hƣởng có đúng với thực tế không.
+ Nếu đối tƣợng giảm do chết (kiểm tra giấy báo giảm mẫu 09b-CBH do BHXH huyện lập lên) có trùng khớp với giấy báo tử của ngƣời chết, đối tƣợng giảm do chuyển đi kiểm tra giấy báo giảm mẫu 09b-CBH)
+ Nếu đối tƣợng tăng từ nơi khác chuyển đến (kiểm tra giấy giới thiệu chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH (mẫu số 77-HD), giấy giới thiệu di chuyển (mẫu 17-HSB).
Trƣờng hợp giảm do nhận chậm thì cần kiểm tra mẫu C16-CBH phiếu truy lĩnh của ngƣời nhận chậm và kiểm tra chữ ký của ngƣời nhận tiền có trùng khớp với chữ ký đã nhận tiền ở tháng trƣớc đó. Nếu nhận thay cần có giấy ủy quyền.
Khi quyết toán nếu có giảm thì kiểm tra danh sách thu hồi chi trả lƣơng hƣu mẫu C75-HD) của BHXH huyện gửi lên có trùng khớp với bảng tổng hợp tỉnh tổng hợp (C76-HD).
Nội dung kiểm soát tại BHXH huyện Phù Mỹ
Bộ phận TN&TKQTTHC kiểm tra các chứng từ an đầu do ngƣời lao động và ngƣời sử dụng lao động nộp chuyển đến Bộ phận chế độ BHXH, căn cứ vào những chứng từ an đầu đó ộ phận chế độ BHXH kiểm tra, thẩm định, duyệt hồ sơ và iểu mẫu, danh sách giải quyết hƣởng chế độ (Mẫu C97- HD do cơ quan BHXH lập và trình Lãnh đạo ký phê duyệt. Bộ phận KHTC kiểm tra việc lập chứng từ hồ sơ đã đầy đủ và chính xác hay chƣa? Kiểm soát việc đối tƣợng nhận chế độ đã ký đầy đủ vào danh sách do ên đại lý chi trả thực hiện hoặc do cơ quan BHXH chi trực tiếp chƣa dựa trên nguyên tắc đúng chế độ, đúng ngƣời hƣởng (thông qua việc kiểm tra giấy tờ tùy thân nhƣ
chứng minh nhân dân, hộ chiếu… , đảm bảo chi trả kịp thời đầy đủ quyền lợi cho ngƣời tham gia BHXH, thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện, công khai minh bạch.
Với phƣơng thức chi trả hiện nay, BHXH theo dõi và cấp phát kinh phí để chi trả ngay từ đầu tháng phát sinh. BHXH huyện Phù Mỹ ấn định thời gian chi trả chế độ trợ cấp BHXH cố định từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng. Số tiền chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp cho những đối tƣợng này có 02 phƣơng thức chi trả: một là qua tài khoản cá nhân đối tƣợng hƣởng tại ngân hàng, hai là qua đại lý chi trả Bƣu điện . Nhƣng hiện nay chi trả chủ yếu là tiền mặt. Đặc biệt đối với phƣơng thức chi trả qua tài khoản ngân hàng (thẻ ATM) thực hiện trên cơ sở tự nguyện và đa số nằm ở những ngƣời có độ tuổi từ 60-70.
Kiểm soát các chế độ BHXH, khi chi trả các chế độ này ằng tiền mặt cho ngƣời hƣởng phải đối chiếu, kiểm tra Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh của ngƣời hƣởng, ngƣời đƣợc ủy quyền hoặc Thẻ chi trả. Giấy nhận tiền lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH, BHTN ằng tiền mặt phải có đầy đủ chữ ký của ngƣời hƣởng. Đặc iệt, phải có iện pháp đảm ảo an toàn đối với trƣờng hợp một ngƣời có nhiều giấy ủy quyền ký nhận thay cho nhiều ngƣời.
Đối với nhân viên chi trả của cơ quan ƣu điện, BHXH cũng lƣu ý, không đƣợc ký thay, nhận hộ chế độ BHXH, BHTN, không đƣợc trừ trực tiếp lƣơng hƣu của ngƣời hƣởng vay nợ ngân hàng hoặc lôi kéo, ép uộc ngƣời hƣởng sử dụng các dịch vụ khác do ƣu điện cung cấp…
Đặc iệt, khi giải quyết hƣởng chế độ tai nạn lao động, ệnh nghề nghiệp, hƣu trí, tử tuất, cơ quan BHXH không giải quyết đối với trƣờng hợp trùng chế độ, trùng thời gian, không giải quyết chế độ tử tuất khi chƣa áo giảm trên hệ thống, không để xảy ra trƣờng hợp chết mà vẫn phát sinh chi phí khám chữa ệnh. Đặc iệt, khi thân nhân ngƣời chết hƣởng mai táng phí, trợ cấp tuất 01 lần, tuất hàng tháng chƣa có mã số BHXH thì phải cấp mã số
Trƣờng hợp thông tin cá nhân trên Chứng minh nhân dân, Căn cƣớc công dân hoặc trên Lý lịch đảng viên ản gốc không khớp với hồ sơ hƣởng BHXH hàng tháng đang lƣu trữ tại BHXH tỉnh thì trên CSDL hộ gia đình, CSDL thu, sổ thẻ phải thể hiện thêm các thông tin này và liên thông với CSDL ngƣời hƣởng BHXH hàng tháng để đảm ảo một ngƣời hƣởng BHXH hàng tháng chỉ có một mã số BHXH duy nhất đƣợc cấp theo đúng quy định nhằm quản lý chặt chẽ ngƣời hƣởng BHXH…/.
Căn cứ vào danh sách chi trả C72b-HD, C72C-HD, bộ phận kế toán của BHXH huyện Phù Mỹ tiến hành rà soát chữ ký của ngƣời nhận tiền, những trƣờng hợp đi nhận thay thì phải có giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan chính quyền địa phƣơng, thƣờng thì hƣớng dẫn ngƣời nhận thay làm giấy ủy quyền có thời hạn tối đa 12 tháng.
Đối chiếu danh sách tăng giảm đối tƣợng để kiểm tra việc điều chỉnh đối tƣợng cho đúng với thực tế, nếu đối tƣợng giảm do chết thì phải kiểm tra đối chiếu giấy báo tử do ên đại lý chi trả áo qua xem có đúng hay không? Còn nếu đối tƣợng tăng từ nơi khác chuyển đến thì phải kiểm tra giấy giới thiệu chi trả lƣơng hƣu hay chế độ trợ cấp hàng tháng của cơ quan BHXH chi trả trƣớc đây.
Khi quyết toán, trƣờng hợp có giảm số tiền hoặc số lƣợng ngƣời hƣởng trợ cấp BHXH hàng tháng thì cần kiểm tra danh sách thu hồi chi trả lƣơng hƣu của BHXH tỉnh Bình Định gởi về có trùng khớp với bảng tổng hợp mà BHXH huyện Phù Mỹ đã lập.
Rủi ro thƣờng xảy ra trong quy trình này là:
Đối tƣợng hƣởng đã chết nhƣng do thông đồng giữa ƣu điện và đối tƣợng nên không báo giảm nhằm chiếm dụng quỹ rất lớn.