7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện thủ tục và quy trình kiểm soát
Xây dựng quy định phân chia trách nhiệm kiểm soát của các chủ thể nhằm phối hợp nhịp nhàng trong kiểm soát các nội dung chi BHXH: BHXH huyện Phù Mỹ phải phối hợp với BHXH tỉnh Bình Định trong quá trình kiểm soát chi BHXH của đơn vị mình đầy đủ, không bỏ sót nội dung chi BHXH. Cần xây dựng thủ tục kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận để tránh xảy ra những tình trạng không tham gia mà vẫn làm thủ tục hƣởng các chế độ BHXH.
Đối chiếu để kiểm tra giữa bộ phận TN-TKQTTHC và bộ phận chế độ BHXH, tránh việc cán bộ nhập khống hồ sơ vào chƣơng trình: Ban hành quy tắc đối chiếu giữa danh sách xét duyệt chế độ với danh sách nhận hồ sơ bộ phận TN-TKQTTHC (bộ phận “1 cửa” . Đảm bảo rằng hồ sơ giải quyết chế độ là có thật, tránh tình trạng CCVC có thể nhập liệu vào chƣơng trình một ngƣời không tham gia BHXH rồi thông đồng với ngƣời này để lạm dụng số tiền thanh toán không đúng quy định. Mặt khác, cấp lãnh đạo phụ trách chế độ BHXH một lúc ký hàng trăm hồ sơ thì gần nhƣ không thể kiểm tra sự tồn tại của các hồ sơ “ma”. Ở thủ tục này, ngƣời đối chiếu phải độc lập với ngƣời giải quyết chế độ.
+ Đối chiếu, kiểm tra giữa hồ sơ Thu hồ sơ tham gia BHXH của ngƣời lao động) với hồ sơ giải quyết chế độ: Thực hiện tốt thủ tục này giúp đảm bảo chỉ những ngƣời có tham gia BHXH mới đƣợc hƣởng chế độ BHXH. Việc đối chiếu này còn giúp kiểm tra mức lƣơng ngƣời hƣởng chế độ có trùng với mức lƣơng tham gia BHXH hay không. Ở thủ tục này, ngƣời đối chiếu cũng phải độc lập với ngƣời giải quyết chế độ.
Cần xây dựng thủ tục phê duyệt, áo cáo ất thƣờng về chế độ BHXH nhƣ: + Xây dựng thủ tục phê duyệt của từng CCVC, của lãnh đạo phụ trách nghiệp vụ, Ban giám đốc.
+ Xây dựng những quy định ngƣỡng mà cán bộ công chức phải báo cáo lãnh đạo theo từng cấp một cách hợp lý. Ví dụ: những trƣờng hợp hƣởng thai sản mà số tiền quá cao nhƣng thời gian đóng chỉ vừa đủ để hƣởng chế độ thì cần phải đến đơn vị để thanh tra, kiểm tra.Ttrƣờng hợp nếu không thuộc địa bàn BHXH huyện chuyên quản thì gởi văn ản đến BHXH gần nhất yêu cầu thực hiện việc kiểm tra này.
Bộ phận chế độ BHXH, bộ phận thu phối hợp với bộ phận KHTC chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát chi BHXH định kỳ công tác chi
trả chế độ BHXH. Công tác kiểm tra phải đƣợc tiến hành nghiêm túc, có khen thƣởng, có kỷ luật.
Xây dựng các quy chế cụ thể, chặt chẽ trong từng khâu nghiệp vụ: công tác tổ chức, thi đua, khen thƣởng, kỷ luật, bổ nhiệm, các quy định trong việc quản lý, giám sát nhân viên.
- Xây dựng chế độ luân chuyển cán bộ không để một ngƣời làm việc bộ phận chế độ BHXH trên 3 năm.
Hoàn thiện kiểm soát chi từng nội dung chi BHXH
Hoàn thiện kiểm soát chi chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe
Luật Bảo hiểm xã hội BHXH năm 2014 với nhiều điểm mới về chế độ ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe, theo hƣớng có lợi cho ngƣời tham gia, đảm bảo công bằng trong thụ hƣởng và nâng cao mức chi trả để đảm bảo cho ngƣời lao động tăng thêm thu nhập trong thời gian không làm việc. Tuy nhiên, thực tế triển khai Luật thời gian qua cho thấy, các quy định này đang ị
nhiều tổ chức, cá nhân lạm dụng để trục lợi, gây thất thoát nguồn Quỹ.
Theo báo cáo Tổng kết thi hành Luật BHXH giai đoạn 2016-2019 của các địa phƣơng đánh giá, Luật BHXH 2014 với các quy định mới về thời gian nghỉ hƣởng chế độ ốm đau đối với trƣờng hợp mắc bệnh thuộc danh mục cần chữa trị dài ngày; mức hƣởng trợ cấp ốm đau, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe; chế độ thai sản đối với lao động nam, chế độ thai sản của lao động nữ mang thai hộ và ngƣời mẹ mang thai hộ...; quy trình, hồ sơ, thủ tục giải quyết hƣởng các chế độ cũng đƣợc đơn giản hóa, đã mở rộng quyền lợi, tạo thuận lợi cho ngƣời lao động, đơn vị sử dụng lao động. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe ở một số đơn vị sử dụng lao động, ngƣời chủ sử dụng lao động vẫn chƣa hiểu hết đƣợc chế độ BHXH, dẫn đến việc thanh quyết toán với cơ quan BHXH chƣa đúng. Có
những đơn vị, khi ngƣời lao động nữ sinh con, nghỉ hƣởng chế độ thai sản xong thì chủ sử dụng lao động làm mới đề nghị nghỉ hƣởng chế độ nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe cho họ, mặc dù ngƣời lao động đã đi làm. Có trƣờng hợp lao động nam nghỉ việc khi vợ sinh con, đơn vị thanh toán với cơ quan BHXH cho lao động nam đó đƣợc nghỉ từ 5 đến 7 ngày nhƣng thực tế ngƣời lao động không nghỉ việc trong những ngày đó. Bên cạnh đó, có tình trạng một số đơn vị sản xuất kinh doanh có số lƣợng lao động lớn, để bù vào khoản thu nhập trong những khoảng thời gian ngƣời lao động không có việc làm, ngƣời lao động đi khám ệnh để thanh toán hƣởng chế độ ốm đau không đúng quy định…
Theo đánh giá của các địa phƣơng, nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do hệ thống chính sách còn thiếu thống nhất, đồng bộ. Trong khi đó, một số cơ sở KCB chƣa thực hiện đúng quy định trong việc cấp Giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng BHXH cho ngƣời lao động, đã gây khó khăn trong tổ chức thực hiện. Một số ngƣời sử dụng lao động chủ động, đồng tình tiếp tay cho các hành vi vi phạm trục lợi Quỹ BHXH, đặc biệt là Quỹ Ốm đau, thai sản, gây khó khăn cho công tác quản lý.
Để ngăn chặn tình trạng trục lợi Quỹ, BHXH huyện Phù Mỹ đã tăng cƣờng công tác hậu kiểm việc giải quyết các chế độ cho ngƣời lao động. Đặc biệt, từ tháng 6/2019, BHXH Việt Nam đã có hƣớng dẫn về việc đƣa toàn ộ thông tin cấp Giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng BHXH tại các cơ sở KCB lên Cổng thông tin giám định BHYT nhằm ngăn chặn tình trạng mua bán, cấp khống chứng từ giải quyết hƣởng chế độ.
Từ thực tế trên, cơ quan BHXH các địa phƣơng nói chung và BHXH huyện Phù Mỹ nói riêng đề nghị, BHXH Việt Nam phối hợp với Bộ Y tế hƣớng dẫn các cơ sở KCB tiếp tục chuyển toàn bộ dữ liệu về KCB, các loại giấy tờ có liên quan đến việc giải quyết chế độ cho ngƣời lao động trên Hệ
thống thông tin của BHXH Việt Nam, tạo cơ sở giải quyết chế độ đúng quy định, phát hiện đƣợc các hành vi trục lợi, lạm dụng Quỹ, giả mạo giấy tờ. Đồng thời, đề nghị cơ quan chức năng phối hợp, điều chỉnh và có quy định mới về các biện pháp chế tài xử lý trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN theo hƣớng tăng mức xử phạt nhằm răn đe các trƣờng hợp cố tình vi phạm. Một số ý kiến đề nghị cần sửa đổi chính sách BHXH theo hƣớng hài hoà hơn trong quan hệ đóng - hƣởng để ngăn chặn, chấn chỉnh tình trạng này, nhƣ sửa đổi điều kiện hƣởng chế độ thai sản đối với lao động nữ sinh con theo hƣớng đóng đủ 12 tháng trƣớc khi sinh con để hạn chế tình trạng lách luật, lạm dụng Quỹ BHXH. Đồng thời, Bộ Y tế cần ban hành quy trình cấp và sử dụng Giấy ra viện, Giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng BHXH đối với các cơ sở y tế.
Để thực hiện tốt quy định của ngành là chi đúng, chi đủ, chi kịp thời cho ngƣời lao động, nên khi xét duyệt chế độ xong bộ phận KHTC nên áp dụng phƣơng thức chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản cá nhân thay vì chuyển tiền vào tài khoản của ĐVSDLĐ. Nếu thực hiện tốt đƣợc việc này sẽ giải quyết tốt đƣơc vấn đề có một số đơn vị sử dụng lao động muốn chiếm đoạt số tiền trợ cấp của ngƣời lao động, hoặc là đơn vị tự làm hồ sơ giả mạo rồi trục lợi từ nguồn quỹ BHXH chứ thực tế ngƣời lao động không hề hay biết.
Trình tự và thủ tục kiểm soát trong quy trình này là cần kiểm tra danh sách do đơn vị sử dụng lao động lập cho ngƣời lao động theo đúng iểu mẫu và ghi đầy đủ các tiêu thức theo quy định chƣa.
Trong quá trình xét duyệt và thẩm định bộ phận chế độ kiểm tra quá trình tham gia BHXH và mức lƣơng có đủ điều kiện hƣởng trợ cấp không.
Kiểm tra danh sách xét duyệt của bộ phận chế độ và dữ liệu do bộ phận chế độ xét duyệt chuyển qua phần mềm kế toán về số tài khoản ngân hàng, số tiền đƣợc duyệt xem có khớp nhau không. Sau đó viết ủy nhiệm chi chuyển tiền cho ngƣời hƣởng trợ cấp.
Tuy nhiên hiện nay vấn đề mà cơ quan BHXH khó kiểm soát đƣợc đó là việc những chứng từ thanh toán chế độ có đúng thực tế không nhƣ xin giấy nghỉ ốm hƣởng BHXH mà trong thời gian đó ngƣời lao động vẫn đi làm ình thƣờng, hoặc là trong thời gian đó ngƣời lao động vẫn đi làm ình thƣờng nhƣng vẫn làm hồ sơ thanh toán chế độ nghỉ dƣỡng sức… .
Phối hợp với các cơ quan chức năng nhƣ thanh tra, sở tài chính, công an kinh tế … để tiến hành kiểm tra kiểm soát việc thực hiện chế độ BHXH bắt buộc và chi các chế độ BHXH cho ngƣời lao động tại đơn vị sử dụng lao động có đúng theo quy định không. Hiện nay, ngành BHXH đã đƣợc Quốc hội và Chính phủ cho thực hiện chức năng đƣợc tự thanh tra, kiểm tra đơn vị sử dụng lao động, nhƣng đôi ngủ viên chức của ngành còn quá mỏng nên việc thanh tra, kiểm tra này thực hiện không thƣờng xuyên, cần thực hiện thƣờng xuyên hơn để hạn chế đƣợc tình trạng trục lợi quỹ BHXH.
Hoàn thiện kiểm soát chi trả các chế độ BHXH một lần
Thời gian gần đây, đã có xuất hiện những trƣờng hợp mua bán sổ BHXH sau đó ngƣời mua sổ trực tiếp đi làm thủ tục và nhận tiền bằng giấy ủy quyền giả mạo. Cho nên việc chi trả chế độ BHXH một lần nên chuyển qua tài khoản cá nhân của đối tƣợng đƣợc hƣởng trợ cấp để tránh tình trạng trƣờng hợp làm giả chữ ký trong giấy ủy quyền, và tránh tình trạng ngƣời khác có đƣợc sổ của ngƣời lao động rồi làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần thay cho ngƣời lao động. Khi đến cơ quan BHXH làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần ngƣời lao động làm đơn theo mẫu 14-HSB và đề nghị hình thức thanh toán là chuyển khoản (ghi rõ số tài khoản ngân hàng, họ tên chủ tài khoản). (Phụ lục 02)
Trình tự và thủ tục kiểm soát
Kiểm tra đơn đề nghị của ngƣời lao động xem thử đã điền đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến việc thanh toán và có đề nghị đƣợc nhận tiền trợ cấp thông qua tài khoản ngân hàng. Kiểm soát các thông tin tại
“Đơn đề nghị” Mẫu số 14-HSB , đối chiếu dữ liệu trên Hệ thống với thông tin trên sổ BHXH và đơn đề nghị, đảm bảo các thông tin của ngƣời hƣởng phải thống nhất; kiểm tra tính pháp lý của “Giấy ủy quyền” hoặc “Hợp đồng ủy quyền”.
Khi xét duyệt ộ phận chế độ phải kiểm tra, đối chiếu đảm ảo đủ điều kiện giải quyết hƣởng BHXH một lần theo quy định tại Điều 60 Luật BHXH, Điều 1 Nghị quyết số 93/2015/QH13 của Quốc hội và Điều 4 Thông tƣ số 56/2017/TT-BYT của Bộ Y tế.
Khi trả kết quả giải quyết hƣởng BHXH một lần phải kiểm tra, đối chiếu kỹ giấy tờ tùy thân của ngƣời nhận kết quả; đảm ảo trả hồ sơ, trả tiền đúng cho ngƣời lao động hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền hợp pháp. Bên cạnh đó, tiến hành thẩm tra, thống kê những trƣờng hợp một ngƣời đƣợc ủy quyền nhận BHXH một lần cho từ hai ngƣời trở lên, kiểm soát để phát hiện dấu hiệu trục lợi từ việc thu gom, mua án sổ BHXH.
Ngoài ra, BHXH huyện cũng đã chủ động phối hợp với các cơ quan, an, ngành tại địa phƣơng tăng cƣờng công tác tuyên truyền, phổ iến chính sách pháp luật về BHXH để nâng cao nhận thức của ngƣời lao động về quyền lợi hƣởng chính sách an sinh xã hội của Đảng và Nhà nƣớc. Đồng thời, cảnh áo đến ngƣời dân, ngƣời lao động để không ị lôi kéo xúi giục án sổ BHXH và kịp thời phát hiện, tố giác các hành vi vi phạm.
Kiểm tra quyết định của bộ phận chế độ BHXH đã duyệt có đúng so với thời gian đóng BHXH thể hiện qua sổ BHXH và số tiền đƣợc hƣởng.
Kiểm tra những thông tin trên đơn đề nghị thanh toán chế độ BHXH một lần (số chứng minh nhân dân, số sổ BHXH, số tài khoản ngân hàng … và đối chiếu thực tế trên ủy nhiệm chi có đúng với những thông tin đƣợc ghi ở đơn đề nghị thanh toán của ngƣời hƣởng trợ cấp.
Hoàn thiện kiểm soát chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng
Hiện nay, việc chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng đều đƣợc thực hiện thông qua hệ thống ƣu điện và thực hiện hình thức chuyển khoản vào tài khoản cá nhân. Thực tế vẫn còn tốn tại nhiều bất cập nhƣ giao cho ƣu điện thực hiện chi trả có những trƣờng hợp nhận thay không có giấy tờ kèm theo hoặc do quen biết nên không làm giấy ủy quyền, điều này dễ xảy ra gian lận trong việc chi trả, hoặc là có những trƣờng hợp đối tƣợng đã chết nhƣng không báo giảm. Bên cạnh đó hiện nay cơ sở dữ liệu ngƣời hƣởng các chế độ BHXH hằng tháng mặc dù đã hình thành nhƣng chƣa hoàn thiện, chƣa đồng bộ, liên thông với các cơ sở dữ liệu khác của ngành cũng nhƣ cơ sở dữ liệu dân cƣ và các cơ sở dữ liệu quốc gia khác, chƣa đảm bảo tính định danh duy nhất. Việc cấp mã số BHXH đối với ngƣời hƣởng BHXH chƣa chặt chẽ, chƣa rà soát, đối chiếu kĩ lƣỡng thông tin, đặc biệt chƣa có giải pháp xử lý đối với trƣờng hợp thông tin cá nhân không trùng khớp với thông tin trên sổ BHXH hoặc hồ sơ hƣởng các chế độ BHXH trƣớc khi cấp mã số BHXH; phần mềm quản lý và chi trả BHXH, tuy đã nâng cấp nhƣng chƣa có đầy đủ các tính năng hỗ trợ, đáp ứng yêu cầu quản lý chi trả và quản lý ngƣời hƣởng các chế độ BHXH, cũng nhƣ giải pháp ngăn ngừa việc lạm dụng của ngƣời đƣợc giao
nhiệm vụ khi sử dụng phần mềm này. Để tránh tình trạng đó thì trƣớc tiên cần
rà soát, đối chiếu Danh sách chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hằng tháng với hồ sơ hƣởng BHXH đang lƣu trữ tại cơ quan BHXH; rà soát, đối chiếu việc cấp mã số BHXH đối với ngƣời hƣởng BHXH, cập nhật thông tin chính xác để bảo đảm tính định danh duy nhất phục vụ yêu cầu quản lý, đặc biệt đối với trƣờng hợp thông tin cá nhân không trùng khớp trên các loại giấy tờ và hồ sơ hƣởng BHXH trong quá trình rà soát, đối chiếu, nếu phát hiện trƣờng hợp không có hồ sơ lƣu trữ tại cơ quan BHXH các cấp thì phải tổ chức kiểm tra ngay để có giải
truyền, vận động đối tƣợng thực hiện hình thức chuyển tiền chi trả trợ cấp hàng tháng qua tài khoản ngân hàng cho khả thi và an toàn hơn. Trên thực tế, ngành đã triển khai và thực hiện nhƣng số lƣợng ngƣời tham gia chuyển tiền qua thẻ ATM vẫn còn hạn chế do nhiều yếu tố chi phối nhƣ đa phần ngƣời dân mình vẫn muốn nhận tiền mặt hơn, một phần do độ tuổi cao và việc thực hiện giao dịch qua thẻ đối với một số ngƣời còn vất vả.