7. Kết cấu của đề tài
3.2.6. Hoàn thiện cơ sở dữ liệu và ứng dụng công nghệ thông tin vào
kiểm soát chi bảo hiểm xã hội
Công nghệ thông tin là một trong những giải pháp cần đƣợc quan tâm để thúc đẩy hoạt động kiểm soát chi BHXH có hiệu quả. Cụ thể nhƣ tại BHXH huyện Phù Mỹ trƣớc đây khi thực hiện xét duyệt các chế độ BHXH ta sử dụng phần mềm nhƣng phải kiểm tra sổ BHXH để nhập quá trình rồi tiến hành xét duyệt các chế độ. Còn hiện nay nhờ ứng dụng công nghệ thông tin nên có sự tích hợp giữa các phần mềm lại với nhau (phần mềm chế độ, phần mềm quản lý thu (TST), phần mềm kế toán) cho nên khi thực hiện xét duyệt bộ phận chế độ chỉ cần truy cập vào và rút dữa liệu từ phần mềm quản lý thu để xét duyệt và chuyển dữ liệu để bộ phận kế hoạc tài chính chi. Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin nên hiện nay việc kiểm soát chi đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt: ví dụ nhƣ hiện nay ta có thể truy cập vào phần mềm xem thử
đối tƣợng đã hƣởng các chế độ ở nơi khác chƣa... tránh đƣợc tình trạng nhƣ đối tƣợng đã nhận chế độ ở nơi khác xong về đây đề nghị cấp mất sổ xong đề nghị gải quyết chế độ nữa.
Một yếu tố mang tính cấp thiết và nổi bật nhất trong các giải pháp là vấn đề thông tin của đối tƣợng tham gia BHXH. Thông tin của các đối tƣợng tham gia BHXH là khối dữ liệu vô cùng lớn, mang tính lâu dài và thƣờng xuyên biến động. Để có thể theo dõi các thông tin một cách chính xác và cập nhật kịp thời làm cơ sở cho việc giải quyết chế độ BHXH thì phải hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phù hợp với hoạt động BHXH ngày càng phát triển và mở rộng. Đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý hoạt động chi BHXH sẽ giảm thiểu các rủi ro các nguyên nhân về lƣu trữ, xử lý thông tin thiếu chính xác dẫn đến việc giải quyết chế độ chậm trễ, không đúng đối tƣợng hƣởng chế BHXH và gây thất thoát quỹ BHXH.
Việc hoàn thiện các cơ sở dữ liệu là giải pháp phải thực hiện trƣớc khi đƣa công nghệ thông tin vào hoạt động BHXH. Trƣớc tiên, xác định các cơ sở dữ liệu cơ ản liên quan đến đối tƣợng tham gia BHXH. Cơ sở này phải thống nhất vì hoạt động BHXH có quy mô cả nƣớc. Khi cơ sở dữ liệu thống nhất thì ƣớc tiếp theo là phải kết nối toàn bộ dữ liệu này giữa các đơn vị BHXH trên cả nƣớc để có thể kiểm tra thông tin và việc giải quyết chế độ BHXH của ngƣời tham gia BHXH.
Hệ thống cơ sở dữ liệu phải đảm bảo khả năng nhiều ngƣời truy cập trong khi đang vận hành và đảm bảo quá trình hoạt động liên tục. Do đó cần phải có phƣơng án thích hợp phát triển theo lộ trình và tính đến những phƣơng án dự phòng khi xảy ra sự cố.
Hệ thống phải đảm bảo các yếu tố sau: dễ cài đặt, quá trình triển khai gọn gàng, phù hợp với nguyên tắc và nguyên lý vận hành của quy trình quản lý của cơ quan BHXH, thiết kế giao diện dễ nhìn và thao tác, tạo các tiện ích
hỗ trợ cho việc quản lý.
Việc kết nối dữ liệu cả nƣớc yêu cầu khả năng lƣu trữ, quản lý đƣợc các dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc, khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Để xây dựng đƣợc phần mềm thích hợp cho công tác quản lý BHXH, ứng dụng công nghệ thông tin vào những công tác theo yêu cầu, vấn đề quan trọng trƣớc tiên là phải cung cấp đƣợc những dữ liệu thích hợp, đầy đủ và cụ thể.
Khối dữ liệu phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu của Ngành và cần thiết cho Ngành. Do cơ quan BHXH quản lý hầu hết các đối tƣợng từ trẻ em, học sinh – sinh viên, ngƣời trong độ tuổi lao động và ngƣời ngoài độ tuổi lao động. Từ đó, đây cũng có thể là nguồn dữ liệu thông tin cần thiết cho các Ngành quản lý khác.
Cần cử viên chức đi học các lớp đào tạo về CNTT để nâng cao trình độ cho viên chức, ngƣời lao động của cơ quan đƣợc tốt hơn. Bên cạnh đó BHXH cần tuyển chọn viên chức phụ trách CNTT để đào tạo chuyên sâu về tin học để những viên chức này có khả năng phân tích hệ thống, quản lý và triển khai có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý để làm công tác quản trị mạng..
Lƣợng tiền chi BHXH ngày càng nhiều do đối tƣợng tham gia BHXH ngày càng đông, việc quản lý không chặt chẽ và hệ thống thông tin yếu kém sẽ dẫn đến tình trạng gây thất thoát quỹ BHXH. Để thực hiện tốt công tác quản lý thu - chi quỹ BHXH; rút ngắn đƣợc thời gian giải quyết các chế độ chính sách BHXH; chống lạm dụng, gây thất thoát quỹ BHXH, thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nghiệp vụ của đơn vị đƣợc xem là một giải pháp hàng đầu. Cần nâng cấp các chƣơng trình quản lý, các chƣơng trình này đƣợc cài đặt và liên thông giữa các bộ phận chuyên môn, với lãnh đạo. Các bộ phận chức năng đƣợc phân cấp khai thác cơ sở dữ liệu của các chƣơng trình phần mềm này tùy theo chứng năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
Việc vận dụng công nghệ thông tin tốt trong quá trình quản lý là sự cần thiết xuyên suốt quá trình thực hiện quản lý thu - chi quỹ BHXH quyết định thành công trong việc thực hiện kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện Phù Mỹ.
BHXH nên cài đặt phần mềm diệt virut, không đƣợc chạy phần mềm nào chƣa cài đặt, không có bản quyền hoặc phần mềm tự chạy mà không đƣợc phê chuẩn của cán bộ quản lý. Nên xây dựng và hoàn thiện việc ứng dụng CNTT theo hƣớng hiện đại hóa, tích hợp, liên thông dữ liệu giữa các phần mềm (phần mềm kế toán tài chính, phần mềm quản lý thu, phần mềm giám định BHYT, phần mềm duyệt chê độ BHXH… để tổng hợp, thanh toán thống nhất.
Lãnh đạo đơn vị cần quan tâm đến việc sử dụng, ứng dụng CNTT, cần chỉ đạo và triển khai xây dựng chƣơng trình, lập dự án ứng dụng CNTT theo đúng quy định hiện hành.