8. Cấu trúc luận văn
3.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý học sinh
3.2.2.1. Mục tiêu của biện pháp
- Triển khai việc xây dựng phần mềm quản lý đào tạo và QLHS để công tác QLHS có hiệu quả và khoa học hơn.
- Giải phóng bớt công sức lao động cho những người làm công tác quản lý đào tạo, quản lý CTHS.
- Hiện nay đã có quy chế, thông tư đổi mới về quản lý đào tạo, QLHS của Bộ LĐ,TB&XH, vì vậy nhà trường cần triển khai việc xây dựng phần mềm quản lý đào tạo, QLHS có hiệu quả và khoa học, tiết kiệm thời gian và sức lao động của người quản lý.
3.2.2.2. Nội dung của biện pháp
- Để xây dựng phần mềm QLHS theo Tthông tư 17/2017/TT- BLĐTBXH ngày 30/6/2017 của Bộ LĐ,TB&XH về việc ban hành quy chế
66
công tác học sinh sinh viên trong các trường trung cấp, các trường cao đẳng chúng ta phải phân tích việc nhu cầu sử dụng, trách nhiệm của các phòng quản lý CTHS trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ.
- Phòng Đào tạo cần quản lý được các thông tin của HS từ khi nhập học đến khi ra trường. Thông qua hệ thống, người quản lý dễ dàng truy cập thông tin về quá trình học tập, rèn luyện cũng như thông tin cá nhân của HS.
- Hệ thống quản lý giúp cho việc theo dõi xử lý cuối năm học và cuối khóa học được nhanh chóng chính xác. Căn cứ vào dữ liệu đã có sẵn, hệ thống cho phép thống kê các yêu cầu sau:
+ Danh sách HS trúng tuyển theo khoa, theo ngành, theo lớp. + Danh sách HS nhập học theo khoa, theo ngành, theo lớp.
+ Danh sách HS được học tiếp, danh sách HS bị ngừng học, danh sách HS bị buộc thôi học và danh sách HS bảo lưu.
+ Bảng kết quả học tập, rèn luyện của từng HS theo từng học kỳ, năm học và cả khóa học.
+ Danh sách HS đã tốt nghiệp theo khoa, theo ngành, theo lớp
- Phòng QLHS cần quản lý các thông tin cá nhân của HS về sở thích, năng khiếu, về gia đình, chỗ ở hiện tại. Thông qua hệ thống quản lý dễ dàng truy cập tìm kiếm thông tin về quá trình học tập, rèn luyện cũng như các thông tin cá nhân của HS.
3.2.2.3. Cách thực hiện biện pháp
- Nhà trường thường xuyên tập huấn đội ngũ GVCN trong việc sử dụng thành thạo công nghệ thông tin để QLHS có hiệu quả tốt nhất.
- Phòng đào tạo cần quản lý được thông tin của HS ngay từ khi nhập học cho đến khi ra trường.
- Phòng CTHS cần quản lý được các thông tin về cá nhân, sở thích năng khiếu, gia đình, chỗ ở, số điện thoại của HS.
67
- Nhà trường tạo điều kiện cho cán bộ quản lý CTHS học tập nâng cao trình độ công nghệ thông tin. Vận động các bộ, GV tích cực học tin học, trao đổi kinh nghiệm và kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
- Hiệu trưởng bố trí sắp xếp để cán bộ, GV được tham gia đầy đủ các lớp tập huấn, bồi dưỡng công nghệ thông tin do ngành tổ chức.
- Nhà trường tổ chức hướng dẫn cán bộ, GV kỹ năng sử dụng văn phòng trực tuyến (office) hoặc sử dụng Email để gửi, nhận thông tin, làm việc tương tác trực tiếp trên hệ thống Website của đơn vị.
3.2.2.4. Điều kiện thực hiện biện pháp có hiệu quả
- Cần có sự quan tâm chỉ đạo của ban lãnh đạo nhà trường, sự thống nhất giữa các đơn vị trong nhà trường.
- Sự quyết tâm trong xây dựng kế hoạch hoạt động chung của Phòng CTHS về các kế hoạch, hoạt động trên.
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống các văn bản của nhà trường quy định về quản lý công tác học sinh
3.2.3.1. Mục tiêu của biện pháp
- Trên cơ sở những văn bản hiện có, việc hoàn thiện, bổ sung ban hành văn bản pháp quy mới có ý nghĩa tạo hành lang pháp lý cho công tác QLHS của nhà trường, nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.
- Làm cho các văn bản sát thực hơn với đối tượng quản lý, tăng hiệu lực các văn bản quản lý, nâng cao chất lượng quản lý.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện biện pháp
- Thường xuyên cập nhật, bổ sung các văn bản mới.
- Phòng CTHS nghiên cứu kỹ Quy chế CTHS và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường tổ chức xây dựng các văn bản quy định về quản lý CTHS, vì đây là văn bản có tính pháp lý cao do Bộ LĐ,TB&XH ban hành về lĩnh vực quản lý CTHS.
68
- Cơ cấu tổ chức bộ máy QLHS của nhà trường cần được bổ sung đủ về số lượng, vững về chuyên môn.
3.2.3.3. Cách thực hiện biện pháp
- Hiệu trưởng chỉ đạo phòng chức năng tập hợp các văn bản pháp quy của Nhà nước, các quy chế hiện hành của Bộ LĐ,TB&XH.
- Các hồ sơ sổ sách liên quan đến công tác QLHS, các loại biểu bảng liên quan công tác chuyên môn hiện nay cần được hệ thống hóa theo từng loại tài liệu và lưu trữ đảm bảo theo từng năm học.
- Nhà trường tự thiết lập một biểu mẫu riêng trên Microsoft Excel để kiểm tra số liệu về công tác quản lý sinh viên, đảm bảo tính chính xác giữa các số liệu, giữa các biểu mẫu.
3.2.3.4. Điều kiện thực hiện biện pháp có hiệu quả
- Bổ sung góp ý của Phòng CTHS để tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thiện các văn bản quy định.
- Luôn có sự kết hợp thống nhất các phòng ban chức năng trong việc theo dõi, giải quyết các chế độ chính sách cho HS.