Việc nâng cao vai trò, trách nhiệm và sự phối hợp giữa các phòng, ban trong mô hình quản lý tín dụng mới chuyển đổi là cần thiết để tăng cường công tác quản trị rủi ro trên tất cả các bước (xây dựng chiến lược - nhận diện rủi ro - đo lường rủi ro - phòng ngừa và hạn chế rủi ro) bởi hoạt động này cần tới sự nô lực không chỉ của một cá nhân, một phòng cụ thể nào mà là của tất cả các bộ phận trong hệ thống ngân hàng để tạo nên “văn hóa quản trị rủi ro ”.
Để mô hình mới đi vào vận hành trôi chảy, ngoài các Phòng ĐGXH&PDGHTD, Phòng KSGN với chức năng, nhiệm vụ nặng nề và gánh vác khối lượng công việc lớn, các phòng, ban khác cần thiết lập một cơ chế hỗ trợ hiệu quả, đồng thời phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, cụ thể:
- Phòng Pháp chế TSC: chia sẻ nhiệm vụ rà soát hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm; đưa ra các cảnh báo rủi ro về mặt pháp lý đối với Dự án (đặc biệt các Dự án trong mức thẩm quyền phê duyệt của Chi nhánh, Phòng ĐGXH&PDGHTD và Ban điều hành do hiện tại, Phòng pháp chế chỉ đóng góp ý kiến đối với các hồ sơ thuộc mức phê duyệt của HĐTD TSC). Ngoài ra, có thể thành lập các phòng pháp chế tại Chi nhánh để tư vấn, hỗ trợ trực tiếp cho Chi nhánh và thực hiện rà soát hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm.
- Phòng QLRR TSC: nâng cao chất lượng báo cáo phân tích ngành để cung cấp cho Phòng ĐGXH&PDGHTD/KSGN, chia sẻ phần công việc trình GHTD đối với nhóm khách hàng liên quan, khách hàng và người có liên quan cũng như báo cáo trình NHNN đối với những trường hợp cho vay vượt tỷ lệ so với vốn tự có theo quy định
tình hình kiểm tra hoạt động cấp, quản lý, giám sát tín dụng tại Chi nhánh đối với khách hàng, đặc biệt các khách hàng có nợ xấu đang trình cơ cấu nợ để Phòng Đánh giá xếp hạng có nguồn thông tin hữu ích báo cáo Ban lãnh đạo ra quyết định
- Cụm xác minh thông tin khu vực: cần hoạt động hiệu quả hơn nữa để xác thực về tình hình khách hàng một cách nhanh chóng cung cấp cho bộ phận kiểm soát thẩm định nhằm đua ra định huớng đúng đắn bởi thực tế khách hàng có thể khác xa so với trên hồ sơ giấy tờ. Thực tế trong thời gian qua đã có truờng hợp Cụm xác minh thông tin đi điều tra và phát hiện khách hàng thực chất hoạt động cho thuê nhà nghỉ phục vụ các đối tuợng tệ nạn xã hội nhu mại dâm, nghiện hút, cờ bạc là lĩnh vực bị cấm, không đủ điều kiện cho vay/cơ cấu nợ.
- Các phòng, ban, đơn vị cần phối hợp chặt chẽ nhằm nâng cao hiệu quả công việc chung:
+ Chi nhánh khi tiếp cận đuợc khách hàng và hồ sơ khách hàng, cần gấp rút trình hồ sơ về TSC để kiểm soát thẩm định; nguợc lại TSC khi nhận đuợc hồ sơ của Chi nhánh cần xem xét ngay để có phản hồi về những thông tin Chi nhánh cần bổ sung, giải trình, tránh chậm trễ ở bất cứ khâu nào gây ảnh huởng đến tiến trình xử lý hồ sơ cho khách hàng.
+ Phòng ĐGXH&PD GHTD khi đua ra những điều kiện truớc khi giải ngân trong công văn phê duyệt cần bám sát thực tế hoạt động của khách hàng, tránh đua ra những điều kiện chung chung/dễ gây hiểu lầm/không thể thực hiện đuợc gây khó khăn cho quá trình kiểm soát giải ngân của Phòng KSGN. Nguợc lại, Phòng KSGN cần cung cấp những thông tin phản hồi về những truờng hợp khách hàng cung cấp chứng từ giải ngân giả mạo, mục đích không rõ ràng, có sự luân chuyển vốn lòng vòng giữa các công ty để Phòng ĐGXH&PD GHTD nghiên cứu, xem xét trong quá trình thẩm định cấp
GHTD kỳ sau hoặc khi khách hàng có nhu cầu tăng GHTD.
+ Các Phòng pháp chế, Phòng QLRR TSC, Ban kiểm tra kiểm soát nội bộ, Cụm xác minh thông tin khu vực cần gấp rút cung cấp thông tin hoặc triển khai các công việc cần thiết để hỗ trợ Phòng ĐGXH&PD GHTD trong quá trình kiểm soát thẩm định trình Ban lãnh đạo. Nguợc lại, khi các Phòng này cần thông tin trên bề mặt hồ sơ của khách hàng phục vụ cho công tác kiểm tra, xử lý rủi ro thì Phòng ĐGXH&PD GHTD sẽ có trách nhiệm cung cấp các tài liệu này.