Do khối luợng công việc của Phòng ĐGXH&PDGHTD lớn nên cần thiết có một bộ phận hỗ trợ tín dụng để luu trữ hồ sơ giấy, thuận tiện trong quá trình tra cứu thông tin, tránh thất lạc cũng nhu tạo ra cơ chế kiểm soát
về hồ sơ lưu trữ. Đồng thời, để tạo điều kiện cho các cán bộ có thể tập trung vào công việc chính là kiểm soát thẩm định, phải thiết lập một bộ phận văn thư phù hợp. Việc thiết lập bộ phận hô trợ tín dụng và văn thư giúp tiết kiệm thời gian cho cán bộ thẩm định, nâng cao năng suất và chất lượng của công tác thẩm định trong mô hình chuyển đổi mới, trên cơ sở đó hỗ trợ tích cực cho công tác quản trị rủi ro.
Hiện tại, Phòng đã có một cán bộ chuyên về văn thư, đảm nhiệm các công việc: (i) chuyển các văn bản đi đến Phòng Hành chính để lấy số, đóng dấu công văn; (ii) nhận các văn bản đến và phân phối vào thư mục chung để mọi người đọc; (iii) thực hiện công tác báo cáo theo yêu cầu của Lãnh đạo phòng; (iv) đăng ký nhu cầu họp HĐTD; (v) đầu mối liên hệ các phòng ban giải quyết các vấn đề liên quan đến cơ sở vật chất phục vụ công việc trong phòng; tuy nhiên vẫn chưa đủ đáp ứng do văn thư chỉ thực hiện việc lấy số, đóng dấu công văn hai lần trong một ngày, trong khi các văn bản cần lấy số, đóng dấu phát sinh thường xuyên, Chi nhánh yêu cầu gấp nên trong trường hợp đó, cán bộ thẩm định phải tự đi lấy số, đóng dấu, scan văn bản và gửi cho Chi nhánh, gây gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến năng suất lao động. Ngoài ra, do việc trình ký các thành viên HĐTD đối với những hồ sơ thuộc thẩm quyền của HĐTD mất nhiều thời gian, cần thiết phải có văn thư hỗ trợ việc liên hệ và trình ký, đảm bảo việc hoàn thiện hồ sơ sau khi họp HĐTD được thực hiện dứt điểm. Do đó, cần phải thiết lập một tổ văn thư để có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề này.