Việc xây dựng cơ chế trao đổi thông tin hiệu quả giúp cho công tác thẩm định trở nên thuận lợi hơn, trên cơ sở đó hạn chế rủi ro xảy ra bởi một trong những nguyên nhân dân tới rủi ro là do thông tin bất cân xứng. Thực tế vận hành mô hình mới trong thời gian qua cho thấy có nhiều bất đồng nảy sinh từ việc trao đổi thông tin giữa Chi nhánh và TSC còn chua hiệu quả, nguyên nhân do quan điểm của Chi nhánh và TSC khác nhau (Chi nhánh thuờng chỉ quan tâm đến đáp ứng nhu cầu khách hàng mà đôi khi xao nhãng những rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh, trong khi TSC thuờng quan tâm đến việc ngăn ngừa các rủi ro phát sinh), do cách thức trao đổi chua cởi mở, thuyết phục, do chất luợng hồ sơ chua đáp ứng yêu cầu, Chi nhánh lúng túng trong việc bổ sung, giải trình... dẫn tới tình trạng hồ sơ chậm đuợc giải quyết cho khách hàng mà không bên nào nhận trách nhiệm về mình. Do đó, cần xây dựng cơ chế trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả. Giữa các bộ phận, phòng ban cần thuờng xuyên đào tạo nghiệp vụ, bổ sung kiến thức cho nhân viên, không chỉ kiến thức về công việc hiện tại mà còn kiến thức của các bộ phận có liên quan. Bộ phận thẩm định tại TSC phải hiểu công việc của cán bộ tại Chi nhánh, hiểu những khó khăn trong quá trình tiếp cận, đàm phán với khách hàng, xin số liệu, bổ sung hồ sơ...và nguợc lại, cán bộ tại Chi
nhánh cũng phải hiểu công việc tại TSC để không gây sức ép quá đáng dẫn tới mâu thuẫn, từ đó hai bên mới có thể đi đến thống nhất trên quan điểm tất cả vì công việc và vì khách hàng (do cán bộ tại TSC thuờng phải xử lý nhiều hồ sơ một lúc nên phải uu tiên sắp xếp hồ sơ nào gấp hơn giải quyết truớc, trên thực tế nhiều hồ sơ của Chi nhánh chất luợng kém, không đủ thông tin để giải quyết đuợc ngay nhung khi cán bộ Trụ sở chính giải thích thì Chi nhánh không nhận thức đuợc vấn đề, cho rằng không cần bổ sung thông tin, gây sức ép để đuợc giải quyết ngay). Việc trao đổi thông tin giữa TSC và Chi nhánh có thể thực hiện theo hình thức nhu sau:
Sau khi nhận hồ sơ qua chuơng trình icdoc, cán bộ TSC nghiên cứu ngay và tổng hợp những thông tin trọng yếu còn thiếu, soạn thu công tác và gửi cho cán bộ, lãnh đạo phòng tại Chi nhánh qua email, điện thoại và scan lên chuơng trình icdoc, trong đó nêu rõ thời hạn bổ sung chậm nhất, nếu quá thời hạn trên thì sẽ chuyển trả hồ sơ về Chi nhánh;
Chi nhánh sau khi nghiên cứu sẽ phản hồi lại TSC, bổ sung theo đúng yêu cầu. Nếu có những thông tin, hồ sơ không cung cấp đuợc hoặc thời gian để cung cấp đuợc dài hơn so với yêu cầu của TSC thì soạn thu trả lời có chữ ký của lãnh đạo Chi nhánh;
Trong truờng hợp TSC thấy với nội dung giải trình và hồ sơ bổ sung của Chi nhánh vẫn chua thể giải quyết đuợc thì mời trực tiếp cán bộ, lãnh đạo tại Chi nhánh lên họp với lãnh đạo Phòng Đánh giá xếp hạng/Kiểm soát giải ngân và cùng bàn bạc về huớng giải quyết. Đối với những hồ sơ thuộc thẩm quyền của Hội đồng tín dụng Trụ sở chính, nếu thấy cần có thể mời đại diện Chi nhánh tham gia họp cùng (họp trực tiếp hoặc online) để chất vấn và giải trình;