Công tác lập kế hoạch mua sắm
Sơ đồ 2.3: Các bước lập kế hoạch mua sắm
Bước 1: Đánh giá cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà hàng nhằm xem xét các trang thiết bị dụng cụ cái nào còn có thể dùng được, cái nào cần thay thế để lên kế hoạch mua sắm cho phù hợp.
Bước 2: Sau khi đánh giá cơ sở vật chất thì đã xác định được cái nào cần thay thế, và kèm theo đó cái nào mang tính cấp thiết và có nhu cầu sử dụng cao sẽ được ưu tiên mua sắm trước nhằm đảm bảo cho quá trình sử dụng mang tính xuyên suôt.
Bước 3: Khi đã xác định được mặt hàng cần mua chuẩn bị hồ sơ để đề cập với cấp trên xem xét, có tính phù hợp hay không và có duyệt để mua hay không.
Đánh giá cơ sở vật chất kỹ thuật
Xác định nhu cầu
Chuẩn bị hồ sơ (căn cứ nhu cầu)
Lựa chọn nhà cung ứng
Chuyển đến các bộ phận
Tiến hành mua
Chuyển phòng kế toán
Bước 4: Lựa chọn nhà cung ứng nhằm đảm bảo chất lượng tốt, giá cả phù hợp, hay chế độ bảo hành của nhà cung ứng đó như thế nào, nhằm đem lại lợi thế tốt nhất và tối ưu nhất cho nhà hàng.
Bước 5: Công việc đã chuẩn bị xong sẽ trình lên cấp trên, cụ thể là ban quản lý, ban giám đốc. Nếu được xét duyệt có thể tiến hành mua sắm.
Bước 6: Khi ban giám đốc duyệt sẽ được chuyển hồ sơ sang phòng kế toán, nhằm để phòng kế toán trích ngân sách và làm báo cáo cho việc mua sắm trang thiết bị cho nhà hàng.
Bước 7: Khi các bước đã xong thì sẽ được chuyển cho người chuyên đi mua sắm trang thiết bị trong nhà hàng để mua những thứ như trong danh sách yêu cầu.
Bước 8: Các trang thiết bị được mua xong sẽ được chuyển đến các bộ phận như đã yêu cầu từ trước đó.
Bảng 2.12: Nội dung công việc trước khi lập kế hoạch mua trang thiết bị, dụng cụ
STT Công việc Nhânviên Thời gian Mục tiêu Ghi chú
1 Khảo sát thị trường A 3/10/2016 - 10/10/2016 Chọn nhà cung ứng phù hợp, có uy tín Nhà cung ứng phải có thương hiệu 2 Ký hợpđồng A, B 15/10/2015
Đảm bảo quyền lợi 2 bên Tuân thủ pháp luật, rõ ràng
chính xác, đúng hợp đồng.
3 Nhận hàng A 20/10/2015 chất lượng trong hợp đồngĐủ số lượng, Đúng thời gian, địa điểm
4 Nhập kho bảo quản A,B,C 20/10/2015 Cung cấp và dự trữ khi cầnthiệt kỹ lưỡngKiểm tra
Bảng 2.13: Liệt kê các trang thiết bị, dụng cụ cần mua sắm
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền(đồng) chất lượngTiêu chuẩn
1 Máy điều hòa Cái 2 9.700.000 19.400.000
Nhãn hiệu Refresh Công suất 10000BTU Xuất xứ Malaysia
2 Xe đẩy Cái 3 5.100.000 15.300.000 3 ngănChất liệu: inox
Xuất xứ: Thái Lan
3 Máy pha càphê cái 2 1.650.000 3.300.000
Màu đen
Công suất: 800W, điện áp 220V
Xuất xứ: Ý
4 Bình đựngngũ cốc cái 3 800.000 2.400.000 1 ngănChất liệu: inox
5 Khăn trải bàn cái 30 85.000 2.550.000
Chất liệu: vải cotton 100% Màu kem Xuất xứ: Công ty TNHH Phước Thịnh Tổn g 17.335.000 42.950.000
(Nguồn: Phòng kế toán khách sạn Saigontourane)
Có thể thấy công tác mua hàng ở khách sạn Saigontourane phần lớn là làm thủ công, tức là khi tiến hành hồ sơ đến khi mua hàng đều cần phải có người trực tiếp thực hiện, nhằm đảm bảo việc kiểm kê chất lượng hàng hóa tốt hay không, có đủ điều kiện để đáp ứng yêu cầu về chất lượng cơ sở vật chất. Tuy nhiên, điều này lại khiến cho khách sạn tốn nhân công để thu mua hàng hóa, mất thời gian trong công tác tìm kiếm nhà cung cấp, kiểm tra khả năng cung ứng, sau đó tiến hành thu mua và kiểm tra chất lượng.