II. Tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu
4. Hệ thống chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu
hóa nhập khẩu
Các chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu là các văn bản xác nhận việc thực hiện hợp đồng đúng với cam kết đã ghi trong hợp đồng.
Cũng như các hoạt động mua bán thương mại khác, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, tờ khai hải quan, các bảng kê chi tiết hàng hoá nhập , xuất...
Căn cứ vào chức năng của chứng từ, chia ra: - Chứng từ hàng hóa - Chứng từ vận tải - Chứng từ giao nhận - Chứng từ bảo hiểm - Chứng từ hải quan - Chứng từ gửi kho
Các chứng từ trên ngoài chức năng kinh tế còn có giá trị pháp lý, là cơ sở xem xét khi có khiếu nại hoặc đưa ra xét xử trước trọng tài. Vì vậy, các doanh nghiệp nên làm nghiêm túc, rõ ràng, không có sơ hở để đối tác lợi dụng. Tất cả các thiếu sót dù nhỏ ở chứng từ cũng có thể gây thiệt hại về tài chính và tín nhiệm.
4.1. Chứng từ hàng hóa
Dùng để chứng minh đặc điểm, chất lượng, số lượng, kỹ thuật của hàng hoá, bao gồm: hóa đơn, chứng từ kỹ thuật, bảng kê khai chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất, thư đảm bảo …
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của việc thanh toán, trên hoá đơn ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán. Hoá đơn thương mại là cơ sở để theo dõi và thực hiện hợp đồng , khai báo hải quan.
- Bảng kê khai chi tiết (specification): là bản liệt kê chi tiết hàng trong kiện hàng để tiện kiểm tra hàng, bổ sung các chi tiết cho hóa đơn thanh toán vì không ghi đủ, để biết có bao nhiêu loại hàng và số lượng từng loại. - Phiếu đóng gói (Packing List) là bảng kê khai tất cả hàng hoá trong một
kiện hàng, phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hoá và để thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá trong mỗi kiện hàng.
- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality) là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng hoặc do do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tuỳ theo sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng.
- Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity, Weight) là chứng từ xác định số lượng hoặc trọng lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng.
4.2. Chứng từ vận tải
Do người vận tải cấp khi đã nhận hàng để chuyên chở. Gồm:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) là chứng từ chứng nhận việc chuyên chở hàng hoá do người chuyên chở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vận đơn là chứng từ chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại... - Vận đơn đường sắt (Railroad bill of lading – RBL)
- Vận đơn đường ôtô (Truck bill of lading)
4.3. Chứng từ gửi kho
Cấp cho người gửi hàng, xác nhận hàng đã gửi kho để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu hàng đó, gồm:
- Biên lai kho hàng (warehouse’s receipt)
- Chứng chỉ lưu kho (warrant), ghi rõ trị giá và theo mẫu riêng do chủ kho cấp, có thể dùng để cầm cố, thế chấp, vay tiền.
4.4. Chứng từ bảo hiểm
Bao gồm
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được cấp bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, người được bảo hiểm nộp cho người bảo hiểm phí bảo hiểm.
- Đơn bảo hiểm (insurance policy): do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm các khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm để người có hàng bảo hiểm ghi và gửi cho công ty bảo hiểm.
4.5. Chứng từ hải quan
Bao gồm:
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) là giấy chứng nhận do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (như Bộ Thương mại) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá.
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền về phẩm chất hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra và đảm bảo về vệ sinh.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch.
Trong các loại chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khi nhập khẩu hàng hoá mà nó tuỳ thuộc vào từng chủng loại hàng hoá ,số lượng, phẩm chất như giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu đóng gói...
Như vậy, chứng từ cần có trong hợp đồng ngoại thương gồm rất nhiều loại, tuy nhiên nếu các mẫu chứng từ do công ty xuất nhập khẩu cấp thì đều phải có tiêu đề (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, điện tín, tên chứng từ, nơi lập chứng từ, ngày ký, tên tàu, số vận đơn, tên hàng, số lượng, loại bao bì, tên người ký, chữ ký, chức vụ).