II. Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu công ty FPT 1.Một số vấn đề chung về lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu
4. Kế toán các hình thức nhập khẩu
4.1.1. Quá trình luân chuyển chứng từ
Đa số các hợp đồng nhập khẩu công ty đều sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C nên quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện như sau: Phòng nhập khẩu đưa phương án giá lên phòng Kế toán - tài chính xem giá cả hàng hoá nhập, các chi phí như lãi tiền vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí quản lý và các thuế khác liên quan đến lô hàng định nhập, sau đó phương án giá được trình lên cho Giám đốc xem xét và duyệt. Khi đã được duyệt thì phòng Nhập khẩu đặt hàng và kế toán ngân hàng thực hiện thủ tục mở L/C bằng việc lập đơn xin mở L/C . Bộ chứng từ mà bên bán gửi cho bên mua được quy định rõ trong L/C, khi Công ty chấp nhận bộ chứng từ này thì báo cho Ngân hàng mở L/C biết, Ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán cho bên bán đồng thời gửi cho Công ty sổ phụ.
Khi có giấy báo hàng đã về cảng, phòng Kinh doanh mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ, kiểm nhận hàng, các thủ tục hải quan, nộp thuế.
Khi hàng hoá về đến kho, phòng nhập khẩu làm thủ tục nhập kho. Phòng Nhập khẩu viết giấy đề nghị nhập kho và lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 2 liên (đặt dưới giấy than viết 1 lần) và phụ trách ký, người nhập kho mang phiếu đến kho để nhập hàng. Nhập xong kho thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và ký, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và kế toán thanh toán hoàn thành thủ tục thanh toán, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu.
Theo hợp đồng đã ký trước với khách hàng về lô hàng nhập khẩu hoặc khi nhận được lệnh bán hàng kế toán hàng hoá dựa trên lượng hàng khách muốn mua và đơn giá bán do phòng nhập khẩu lập để lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, rồi xin chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền và séc, được lập thành 5 liên ( đặt giấy than viết một lần ). Liên một lưu tại cuống; bốn liên giao cho khách hàng. Khách hàng cầm bốn liên này xuống văn phòng đóng dấu rồi mang xuống kho. Sau khi giao nhận hàng, thủ kho và người mua cùng ký vào các liên. Liên hai ( mầu đỏ ) giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Ba liên màu xanh còn lại thủ kho giữ một liên để vào thẻ kho của mình còn hai liên chuyển cho kế toán hàng hoá và kế toán thanh toán.
Kế toán ngân hàng nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho căn cứ vào số séc thực thu để vào bảng kê nộp séc. Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt thì kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm về mặt chứng từ thanh toán. Kế toán phụ trách hàng hoá này sẽ lưu trữ hoá đơn.