II. Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu công ty FPT 1.Một số vấn đề chung về lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu
3. Kế toán quá trình nhập khẩu hàng hóa 1 Phương pháp hạch toán
3.1 Phương pháp hạch toán
Tại công ty FPT, phương pháp KKTX được sử dụng là phương pháp theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên sổ sách kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ mua, bán hàng hoá nhập khẩu. Phương pháp KKTX đảm bảo tính chính xác tình hình lưu chuyển hàng hoá tồn kho và được sử dụng ở các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá hữu hình có giá trị lớn. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Solomon, kế toán hàng hóa công ty luôn sẵn sàng cung cấp số liệu thuộc phần hành của mình vào bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn kho, kế toán so sánh, đối chiếu với số liệu hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế luôn bằng với số tồn kho trên sổ kế toán, tuy nhiên nếu chênh lệch thì tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời.
Phương pháp KKTX cho phép biết ngay được số tồn kho trên sổ sách, dễ đối chiếu, theo dõi, quản lý, đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác, kịp thời về tình hình biến động hàng hoá phục vụ quản trị trên các mặt tiêu thụ, dự trữ, cung ứng góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Với hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu tương đối mạnh mẽ, sôi động tại công ty FPT hiện nay, việc lựa chọn sử dụng phương pháp KKTX là hoàn toàn phù hợp.
3.2 Hệ thống tài khoản sử dụng cho kế toán nhập khẩu tại công ty
Để hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, công ty FPT sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau:
TK 111 – Tiền mặt, được chi tiết thành tiền Việt nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý
TK 112 - “Tiền gửi ngân hàng” TK 1121- TGNH: VNĐ TK 1122- TGNH: Ngoại tệ
Tài khoản này tiếp tục đường chi tiết thành tiểu khoản cấp 3 cho tình trạng sử dụng (thanh toán, tạm giữ, chuyên dùng), cấp 4 cho các loại ngoại tệ, cấp 5 chi tiết cho ngân hàng, chủ yếu sử dụng trong thanh toán L/C.
TK 131- “Phải thu của khách hàng” TK 1311- Phải thu của khách hàng TK 1312- Người mua trả trước tiền hàng TK 133 - thuế GTGT được khấu trừ
TK 1331 - Thuế giá trị gia tăng khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ
TK 138 - Phải thu khác, tiểu khoản hạch toán chi tiết cho từng đơn vị bạn hàng. TK 151 - Hàng mua đang đi đường (Công ty dùng TK này để ký quỹ mở L/C)
TK 156 - Hàng hoá TK 157 - Hàng gửi bán TK 311- Vay ngắn hạn
TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 3331- Thuế VAT
TK 33311 - Thuế VAT đầu ra ( số thuế VAT đầu ra, số thuế VAT phải nộp và còn phải nộp, đã nộp của hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ).
TK 33312 - Thuế VAT hàng nhập khẩu (Thuế VAT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp).
TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu
TK 331- Phải trả người bán, tiểu khoản mở chi tiết theo dõi từng đối tượng TK 338- Phải trả khác
TK 413 - Chênh lệch tỷ giá TK 511- Doanh thu bán hàng
TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá TK 531- Hàng bán bị trả lại
TK 632 - Giá vốn hàng bán
TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 641 - Chi phí bán hàng.
TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
- Công ty không sử dụng TK 007 để hạch toán nguyên tệ các loại trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hàng nhập khẩu.
- Công ty không dùng TK trích lập dự phòng.
3.3 Hệ thống chứng từ sử dụng cho kế toán nhập khẩu tại công ty
Cũng như các hoạt động mua bán thương mại khác, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại công ty FPT sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, tờ khai hải quan, các bảng kê chi tiết hàng hoá nhập, xuất,... Ngoài ra, với đặc trưng của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá công nghệ, mạng và viễn thông nên ngoài các chứng từ trên, công ty còn sử dụng các chứng từ sau đây:
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Vận đơn (Bill of Lading).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) và giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
Tùy nội dung điều khoản trên hợp đồng, các chứng từ gốc cho hàng hóa nhập khẩu có thể còn có: Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate - tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, người được bảo hiểm nộp cho người bảo hiểm phí bảo hiểm) và Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity, Weight), Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)
Như vậy, các chứng từ sử dụng trong hoạt động nhập khẩu của công ty thường bao gồm: Hợp đồng mua hàng của khách hàng, phương án kinh doanh, hợp đồng mua hàng nhập khẩu ký kết với nước ngoài, hoá đơn thương mại, đơn xin mở L/C, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, chứng từ bảo hiểm, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, biên lai nộp thuế , biên bản giám định hàng hoá, phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
3.4 Sổ sách và các báo cáo sử dụng trong công tác kế toán nhập khẩu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ: Phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, các chứng từ liên quan đến nhập khẩu hàng hóa, kế toán phân loại và ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ trong máy, máy tự động vào các sổ chi tiết và sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính kế toán sử dụng trong công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá là các báo cáo tình hình tiêu thụ hàng nhập khẩu theo mặt hàng, theo nhà cung cấp, báo cáo hợp đồng nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.