I. Những ưu điểm và những tồn tại trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng như trong kế toán nhập khẩu
2. Về tổ chức kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở FPT 1 Ưu điểm
2.1. Ưu điểm
Về việc tổ chức cán bộ kế toán, Công ty đã bố trí và phân định công việc trong bộ máy kế toán tương đối phù hợp với trình độ và mức độ thành thạo công việc, các cán bộ kế toán của Công ty đều trẻ, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có trách nhiệm trong công tác, sử dụng máy vi tính và phần mềm kế toán được áp dụng tốt, vận dụng linh hoạt hệ thống kế toán hiện thời, biết giao tiếp bằng tiếng Anh. Kế toán trưởng của Công ty là người có kinh nghiệm trong nghề, được đào tạo chuyên môn trong và ngoài nước, hiểu biết và nắm chắc các chế độ về kế toán và kiểm toán, thường xuyên tham gia các khóa học ngắn hạn để cập nhật thông tin và chế độ tài chính – kế toán, có khả năng hướng dẫn, chỉ đạo kế toán viên trong việc thực hiện phần nghiệp vụ của mình, nhờ đó mà các hoạt động của phòng Kế toán tài chính được thực hiện nhịp nhàng, đúng theo chế độ quy định, đáp ứng được nhu cầu quản lý về mặt tài chính.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Việc tổ chức tập trung được thực hiện tại công ty mẹ và từng công ty chi nhánh. Hình thức tổ chức kế toán này giúp cho lãnh đạo công ty và chi nhánh có thể theo dõi và quản lý tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát và chỉ đạo thực hiện các chủ trương chính sách, chế độ kế toán của Nhà nước đồng thời có được thông tin kế toán tập trung và toàn diện, tức thời khi cần thiết về hoạt động của toàn bộ Công ty. Tuy nhiên, giữa công ty mẹ và các công ty chi nhánh có sự phân tán về bộ máy vận hành nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng. Hàng ngày hoặc định kỳ, tùy thuộc loại nghiệp vụ, trưởng phòng tài chính kế toán tại các trung tâm và các công ty chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo gửi về cho kế toán trưởng để kiểm tra và ghi sổ và lên báo cáo kế tóan tổng hợp. Với hình thức tổ chức công tác kế toán và sự hoạt động khá quy củ đã tạo ra sự thống nhất trong công tác kế toán từ trên xuống trong Công ty.
Phương pháp hạch toán mà Công ty đang áp dụng trong việc hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hiện nay là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này cho phép Công ty có thể theo dõi thường xuyên sự biến động của hàng hoá nhập khẩu mà không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê, đảm bảo tính chính xác tình hình lưu chuyển hàng hoá tồn kho và rất phù hợp với loại hình kinh doanh thương mại với số lượng hàng hoá lớn và có giá trị lớn.
Về phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng nhập khẩu, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh, đây là phương pháp thích hợp bởi vì hàng nhập khẩu của Công ty chủ yếu là theo đơn đặt hàng của khách hàng và giao ngay cho khách hàng sau khi bốc dỡ tại cảng, phương pháp này cho phép xác định giá bán hàng nhập khẩu nhanh chóng, chính xác và đơn giản.
Về hình thức sổ sách, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung để phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tuy nhiên được cải tiến và thực hiện trên hệ thống máy tính nối mạng toàn công ty. Hình thức sổ này đơn giản về quy trình hạch toán, số lượng sổ, thuận lợi cho việc kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc; hơn thế nữa, việc áp dụng kế toán máy giúp cho Công ty có được thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác, xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp chi tiết và khá đầy đủ, kế toán viên hàng ngày có thể giải quyết một khối lượng lớn công việc.
Hệ thống tài khoản kế toán công ty FPTsử dụng trong công tác tổ chức nhập khẩu hàng hoá được chi tiết phù hợp với loại hình hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. Ví dụ như tài khoản 112 Công ty mở chi tiết cho từng Ngân hàng tạo thuận lợi trong công tác theo dõi việc thanh toán và theo dõi nợ với từng ngân hàng, hoặc tài khoản 131, Công ty cũng mở chi tiết theo từng khách hàng, từ đó kế toán có thể theo dõi sát tình hình thanh toán của khách hàng với Công ty khi bán hàng hoá nhập khẩu.
Các chứng từ mà Công ty sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá đều đảm bảo tính hợp lệ tức là đều dựa trên các biểu mẫu do Nhà nước quy định, phù hợp với thông lệ quốc tế. Các nghiệp vụ và các thông tin kinh tế được phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời trên các chứng từ tạo điều kiện kiểm tra giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán. các chứng từ được kiểm tra, giám sát
chặt chẽ, kịp thời. Các chứng từ được luân chuyển theo trình tự hợp lý, đảm bảo thống nhất phù hợp với các yêu cầu về tổ chức chứng từ. Các chứng từ được phân loại và lưu trữ theo từng hợp đồng, khách hàng, ngân hàng thanh toán để việc vào sổ kế toán phù hợp, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.
2.2. Nhược điểm
Về tài khoản sử dụng, kế toán nhập khẩu hàng hoá của công ty FPT sử dụng rất nhiều đến ngoại tệ các loại nhưng lại không sử dụng TK 007 để theo dõi theo nguyên tệ các loại, điều này sẽ gây khó khăn trong việc xác định ngoại tệ từng loại của Công ty còn bao nhiêu, phát sinh bao nhiêu, từ đó để có kế hoạch dự trữ ngoại tệ, mua bán ngoại tệ cho phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể của Công ty. Việc sử dụng TK 413 “chênh lệch tỷ giá hối đoái” của công ty cũng chưa theo kịp với sự thay đổi mới của các quy định, chuẩn mực kế toán hiện nay và vẫn áp dụng những hướng dẫn trước đây về việc hạch toán những nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến ngoại tệ. Nguyên nhân do công ty chưa mạnh dạn thay đổi vì muốn thống nhất phương pháp hạch toán ngoại tệ giữa các năm.
Ngoài ra, việc hạch toán các chi phí thu mua hàng hóa liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá vừa được hạch toán vào TK 641- Chi phí bán hàng vừa được hạch toán vào TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp mà không phản ánh vào TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá là sai với quy định của bộ Tài chính: những khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hoá trừ tiền hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ (trong trường hợp bán thẳng không qua kho) thì phải hạch toán vào TK 1562. Thuộc chi phí thu mua hàng hóa gồm có chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí vận chuyển, xếp, dỡ, thuê kho hàng, bến bãi, hoa hồng thu mua…FPT hạch toán các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá cụ thể như sau: Phí giao nhận hàng hoá, phí mở L/C hạch toán vào TK 641, các chi phí như lãi vay ngân hàng, lệ phí hải quan hạch toán vào TK 642. Cuối kỳ các chi phí này được kết chuyển toàn bộ và trực tiếp vào TK 911- Xác định kết quả kinh doanh, không phụ thuộc chi phí này thuộc hàng đã tiêu thụ rồi hay hàng đang tồn kho. Việc hạch toán này làm ta không thể chính xác giá vốn hàng bán và do đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của từng mặt hàng và từng kỳ kinh doanh, hơn nữa chúng ta sẽ không có được giá trị chính xác hàng tồn kho để lập kế hoạch dự trữ hàng hoá hợp lý đảm bảo tăng hiệu quả
sử dụng vốn, đồng thời khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của các chi phí bỏ ra và việc lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh.
Về thanh toán công nợ khi thực hiện tiêu thụ hàng nhập khẩu, tình trạng chiếm dụng vốn do khách hàng nợ là một vấn đề nan giải cần quan tâm. Trong khi phải nợ một khoản tiền lớn thì công ty lại bị khách hàng chiếm dụng vốn (do chưa thu hồi được nợ). Mặt khác, công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong khâu thu mua, vận chuyển chứa đựng nhiều rủi ro, dự phòng phải thu khó đòi trong khâu tiêu thụ nên nhiều khi không lường hết được rủi ro trong kinh doanh. Điều này làm cho hiệu quả sử dụng vốn giảm, hiệu quả kinh doanh không cao, chứa đựng rủi ro trong hoạt động thương mại. Nguyên nhân, một phần do kế toán chưa thấy tầm quan trọng của việc thiết lập dự phòng. Mặt khác việc sức ép tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu đã dẫn đến tình trạng nhân viên kinh doanh chạy theo doanh số, gánh nặng thu nợ rơi về bộ phận kế toán nên nhiều khi công nợ của khách hàng đã mức cho phép nhưng các bộ phận vẫn làm hợp đồng và xuất kho bán hàng. Hậu quả của việc không trích lập dự phòng là vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán, dễ gây đột biến chi phí trong kỳ kinh doanh.
Đối với hàng hoá nhập khẩu, thì chủ yếu Công ty nhập hàng về là giao ngay cho khách hàng nhưng đối với một số mặt hàng, công ty kinh doanh bán lẻ và một số lô hàng không giao ngay thì Công ty nhập kho, đối với những lô hàng này Công ty chưa lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp để phản ánh chính xác, hạn chế sai sót, tiêu cực, tránh thiệt hại cho Công ty.
Về hệ thống sổ sách kế toán, do sử dụng phần mềm kế toán Solomon nên trang sổ Nhật ký chung có mẫu tương tự như phiếu kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật vào phiếu kế toán với một mã số nhất định, kế toán ghi mã số lên chứng từ gốc, kẹp với phiếu kế toán đã in ra, để sử dụng khi cần đối chiếu, kiểm tra. Với quy trình như vậy, việc rà soát các nghiệp vụ kinh tế và các số liệu phát sinh trong cùng ngày gặp khó khăn và chứa đựng khả năng gian lận, sai sót. Ngoài ra, trong hệ thống sổ sách của Công ty còn thiếu một số sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh một cách đầy đủ và khoa học nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Công ty hoạt động kinh doanh nhập khẩu nên sử dụng nhiều đến ngoại tệ nhưng
dõi theo nguyên tệ, không sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua hoặc người bán bằng ngoại tệ. Do vậy Công ty không theo dõi sát được đối tượng cần quản lý, sẽ khó khăn khi cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý.