- Quy trình về đo lường, phân tích và cải tiến chất lượng sản phẩm
VLXD BIÊN HÒA
3.2.2.1. Xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử:
Hiện nay BBCC sử dụng hồ sơ sản xuất là hồ sơ giấy, được in ra sau đó hồ sơ được chuyển qua lần lượt các bộ phận liên quan: Chủ tịch Hội đồng Quản trị, phòng Kế hoạch Đầu tư Chất lượng, phòng Tổ chức Hành chánh Quản trị Lao động tiền lương, phịng Kỹ thuật, Xí nghiệp Khai thác Đá, Xí nghiệp Khai thác Đá Tân Cang và Xí nghiệp Khai thác Đá Soklu.
Lỗi thường gặp ở hồ sơ sản xuất là nhập sai các thông tin, sửa sai không đúng nguyên tắc, chữ viết không rõ ràng, hồ sơ bị nhàu, bẩn, bị thất lạc, khó kiểm sốt được tiến độ đi của hồ sơ. Tác giả đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử đối với hai quy trình sau:
Một là, quy trình xuất sản phẩm đá cho khách hàng:
- Bộ phận kế hoạch sau khi tiếp xúc với khách hàng sẽ tiến hành lấy mẫu đất, đá đi kiểm nghiệm (nếu khách hàng yêu cầu đột xuất) và chuyển tín hiệu qua cho bộ phận QLCL.
- Bộ phận QLCL nhận được tín hiệu hồ sơ chuyển qua sẽ kiểm tra kết quả kiểm mẫu và nhập lệnh đồng ý hoặc không đồng ý cho hồ sơ tiếp tục lưu hành.
- Sau khi hồ sơ được bộ phận QLCL thông qua sẽ tự động chuyển qua cửa sổ làm việc phòng Kế hoạch và phòng Kế hoạch sẽ xem xét lập hợp đồng mua bán đất đá xây dựng đối với khách hàng, sau đó chuyển tín hiệu qua bộ phận Sản xuất. Bộ phận Sản xuất tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các thao tác cân đá, đồng thời nhập các số liệu thực tế cho hồ sơ sản xuất điện tử ngay trên hệ thống. Sau đó, hồ sơ điện tử sẽ được chuyển qua cửa sổ làm việc của Bộ phận QLCL.
- Bộ phận QLCL sẽ kiểm soát lại từng nội dung của hồ sơ điện tử. Nhập lệnh chấp nhận/không chấp nhận cho xe hàng đó được xuất xưởng. Sau đó hồ sơ điện tử được in ra bằng hồ sơ giấy để phục vụ lưu trữ và thanh tra.
Hai là, quy trình sửa đổi tài liệu:
- Bộ phận QLCL sẽ tạo hồ sơ sửa đổi tài liệu điện tử trên phần mềm với đầy đủ các loại tài liệu. Sau đó chuyển hồ sơ điện tử trên hệ thống qua cửa sổ làm việc của các bộ phận có liên quan.
- Các bộ phận có liên quan khi cần sửa đổi tài liệu chỉ cần sửa đổi trực tiếp trên file và khi bộ phận QLCL nhận được tín hiệu đến thì sẽ kiểm tra sự phù hợp và nhập lệnh đồng ý hoặc không đồng ý cho hồ sơ tiếp tục lưu hành. Sau đó hồ sơ điện tử được in ra bằng hồ sơ giấy để phục vụ lưu trữ và thanh tra.
Với hệ thống hồ sơ điện tử, BBCC sẽ tiết kiệm được thời gian cho việc in hồ sơ, sửa hồ sơ và lưu chuyển nó qua các phịng ban. Đồng thời hồ sơ giấy sau khi in từ hồ sơ điện tử sẽ chính xác, sạch đẹp, khơng cần phải chỉnh sửa.