2.2.1 Tổ chức vận dụng chứng từ
2.2.1.1 Khái niệm về chứng từ[2]
Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn.
2.2.1.2 Nội dung cơ bản của chứng từ kế tốn
Nội dung chứng từ kế tốn được áp dụng tại Cơng ty bao gồm đầy đủ các yếu tố sau: Tên và số hiệu của chứng từ kế tốn
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn
Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế tốn Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế tốn Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế tốn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người cĩ liên quan đến chứng từ kế tốn.
Đối với chứng từ bán hàng và cung cấp dịch vụ thì ngồi những yếu tố nêu trên nĩ cịn thể hiện chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp.
2.2.1.4 Ký chứng từ kế tốn
Chứng từ kế tốn tại cơng ty do người cĩ thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
Ví dụ:
+ Đối với chứng từ là phiếu thu, phiếu chi thì sẽ cĩ chữ ký của: Giám đốc, Giám đốc tài chính, thủ quỹ, người nhận tiền ( người nộp tiền), người lập phiếu. Chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
+ Đối với ủy nhiệm chi ngân hàng BIDV: Bên đơn vị chuyển tiền là do Giám đốc và Giám đốc tài chính ký. Bên BIDV là do kế tốn và trưởng đơn vị ký.
Khi ký chứng từ kế tốn cần đảm bảo những yêu cầu sau: + Chứng từ kế tốn phải cĩ đủ chữ ký
+ Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải được ký bằng bút mực, khơng được ký chứng từ kế tốn bằng mực đỏ hoặc đĩng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất.
+ Các chứng từ phải đảm bảo được ghi đầy đủ các nội dung.
2.2.1.5 Quản lý, sử dụng chứng từ kế tốn
• Thơng tin, số liệu trên chứng từ kế tốn là căn cứđể ghi sổ kế tốn.
Chứng từ kế tốn phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an tồn theo quy định của pháp luật.
• Chỉ cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền mới cĩ quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế tốn. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế tốn bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đĩng dấu.
• Cơ quan cĩ thẩm quyền niêm phong chứng từ kế tốn phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế tốn bị niêm phong và ký tên, đĩng dấu.
2.2.1.6 Trình tự luân chuyển chứng từ
Hiện nay, việc luân chuyển chứng từ tại cơng ty được thực hiện qua trình tự sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế tốn
Chứng từ kế tốn được lập ở nhiều nơi, nhiều bộ phận nhưng phải tập trung về bộ phận kế tốn để được phản ánh vào sổ sách.
Bước 2: Kế tốn viên, kế tốn trưởng kiểm tra hoặc trình giám đốc ký duyệt
Khi tiếp nhận các chứng từ thì kế tốn tiến hành kiểm tra xem xét tính hợp pháp, hợp lý, việc tính tốn trên chứng từ, việc ghi đầy đủ nội dung và cĩ vi phạm gì khơng.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế tốn, định khoản và ghi sổ kế tốn.
Hiện nay cơng tác phân loại và sắp xếp chứng từđược thực hiện theo nội dung chứng từ. Các chứng từ phản ánh:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương + Chỉ tiêu tài sản cốđịnh + Chỉ tiêu bán hàng + Chỉ tiêu tiền tệ
+ Chỉ tiêu hàng tồn kho
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn.
Sau khi các chứng từ được phân loại và sắp xếp, kế tốn sẽ tiến hành lưu trữ và bảo quản
2.2.1.7 Chếđộ chứng từ áp dụng tại cơng ty
Cơng ty Cổ Phần Beton6 áp dụng hệ thống chứng từ kế tốn theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Chứng từ được sử dụng tại cơng ty bao gồm: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn
o Chứng từ bắt buộc: Là những chứng từ kế tốn cĩ tính yêu cầu về quản lý chặt chẽ và được phổ biến rộng rãi. Bao gồm Hĩa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh tốn tiền tạm ứng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
o Chứng từ hướng dẫn: Là những chứng từ được sử dụng trong nội bộ cơng ty. Như Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho….
Sau đây là một số ví dụ về chứng từ kế tốn được áp dụng tại cơng ty: BỘ PHẬN TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU CH BẮỨT BUNG TỘỪC CHỨNG TỪ HƯỚNG DẪN Thẻ lương Bảng chấm cơng 01A-LĐTL X Bảng thanh tốn tiền lương 02-LĐTL X Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ 06-LĐTL X LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG ……… Phiếu nhập kho 01-VT X Phiếu xuất kho 02-VT X Thẻ kho 1141-TC X
Báo cáo nhập xuất tồn kho X HÀNG TỒN
KHO
………
Hĩa đơn GTGT 01GTGT-3LL X
Hĩa đơn kiêm phiếu xuất kho
Bảng kê Hợp đồng BÁN HÀNG ……… Phiếu thu 01-TT X Phiếu chi 02-TT X
Biên lai thu tiền 06-TT X
Giấy thanh tốn tiền tạm ứng 01-TU X TIỀN TỆ
………
Biên bảng thanh lý tài sản cố
định
Biên bản giao nhận tài sản cố
định Thẻ tài sản cốđịnh Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ X TÀI SẢN CỐĐỊNH ……… ( Nguồn: Phịng kế tốn) [5]
Ngồi những chứng từ phục vụ cho cơng tác kế tốn tài chính, cơng ty cịn thiết lập chứng từđể hỗ trợ cho cơng việc quản lý như: Lệnh sản xuất, bảng kê khối lượng, quyết định điều động, biên bản đều tra tình hình sản xuất để quản trị khối lượng sản phẩm, thời gian lao động và lập kế hoạch.
(Các biểu mẫu được trình bày ở phụ lục 2.1)
Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống chứng từ kế tốn được thực hiện tại cơng ty thơng qua thực trạng được nêu trên:
Ưu điểm:
+ Hệ thống chứng từ của cơng ty được tổ chức đầy đủ, chi tiết, rõ ràng và theo quy định của Bộ tài chính.
+ Trình tự luân chuyển các chứng từ ở cơng ty được quy định rất cụ thể, rõ ràng và việc đối chiếu các số liệu kế tốn thường xuyên sẽ giảm bớt các giao dịch hạch tốn khơng chính xác hoặc khơng nhất quán, do đĩ giảm thời gian phải giải quyết các sai sĩt và đồng thời cung cấp số liệu đáng tin cậy hơn.
+ Cơng ty thiết lập những mẫu chứng từ kế tốn để phục vụ cho việc thu thập và xử lý thơng tin cho các nhà lãnh đạo.
Nhược điểm: Do văn phịng kế tốn ở văn phịng đại diện và cơng ty cĩ các cơng đơn vị thi cơng mà tất cả các chứng từ được tập trung ở phịng kế tốn nên việc luân chuyển chứng từ cịn chậm, cĩ thể xảy ra trường hợp bị thất lạc.
2.2.2 Tổ chức vận dụng tài khoản. 2.2.2.1 Khái niệm[2] 2.2.2.1 Khái niệm[2]
Hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mơ hình phân loại đối tượng kế tốn được nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thơng tin gắn liền với từng đối tượng kế tốn nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra.
2.2.2.2 Nội dung hệ thống tài khoản
Nội dung của hệ thống tài khoản ở Beton6 được xây dựng theo qui định của Bộ tài chính. Hệ thống tài khoản bao gồm: Loại tài khoản, tên tài khoản, số hiệu tài khoản, nội dung phản ánh vào từng tài khoản….
Hệ thống tài khoản của Bộ tài chính là được quy định chung cho các loại hình doanh nghiệp, tùy vào đặc điểm của doanh nghiệp mà thiết kế một hệ thống tài khoản với nội dung cho phù hợp để dễ quản lý và hạch tốn.
2.2.2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng tại cơng ty
Về cơ bản, hiện nay cơng ty xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn dựa vào hệ thống tài khoản kế tốn được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, cơng ty đã chi tiết hĩa các cấp trong hệ thống tài khoản để phù hợp kế hoạch, quản lý và phục vụ cho việc cơng cấp thơng tin, cụ thể là:
TK511: Doanh thu bán hàng TK5111: Doanh thu bán hàng hĩa
TK5112: Doanh thu bán sản phẩm
TK51121: Doanh thu bán sản phẩm Bê tơng TK51122: Doanh thu bán sản phẩm đá TK51123: Doanh thu xây dựng cơng trình ………
¾ Nhận xét: Cơng ty chưa tổ chức thiết kế hệ thống tài khoản phục vụ cho việc ghi chép dữ liệu theo từng trung tâm trách nhiệm đồng thời khơng đảm bảo được mục đích của kế tốn quản trị trong việc kiểm sốt hoạt động của doanh nghiệp thơng qua việc thực hiện các dự tốn ngân sách,tài khỏan hạch tốn chi phí chưa phân biệt được khoản nào là định phí, khỏan nào là biến phí.
(Hệ thống tài khoản kế tốn đang áp dụng tại cơng ty được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.2)
2.2.3 Tổ chức vận dụng chếđộ sổ kế tốn. 2.2.3.1 Khái niệm[2] 2.2.3.1 Khái niệm[2]
Sổ sách kế tốn là loại sổ chuyên mơn dùng để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng các phương pháp riêng của kế tốn. Hay nĩi cách khác, sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian cĩ liên quan đến doanh nghiệp.
2.2.3.2 Các loại sổ trong hệ thống sổ sách kế tốn
Năm tài chính của cơng ty được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn là Đồng Việt Nam (VND).
Cơng ty đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Các loại sổ trong hệ thống sổ sách kế tốn được sử dụng tại cơng ty: + Sổ kế tốn tổng hợp : Sổ cái, sổđăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ kế tốn chi tiết: Là sổ của phần kế tốn chi tiết gồm các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Từ các loại sổ kế tốn, kế tốn sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đĩ mà các nhà quản lý cĩ cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình cĩ hiệu quả hay khơng.
2.2.3.3 Hình thức tổ chức sổ sách kế tốn của doanh nghiệp
- Do phạm vi hoạt động rộng lớn và để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hệ thống kế tốn Cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ và thực hiện trên máy vi tính - Sử dụng chương trình phần mềm kế tốn Accnet của Lạc Việt.
Một số tính năng ưu việt của chương trình Accnet: + Dễ hiểu, rõ ràng, dễ phát hiện sai sĩt.
+ Phần mềm kế tốn giúp kế tốn viên trong việc lưu giữ và xử lý số liệu nhanh cũng như tiết kiệm được thời gian.
+ Lúc sử dụng phần mềm, người dùng sẽ nhập liệu vào hệ thống khi cĩ các nghiệp vụ kế tốn phát sinh như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển kho, hố đơn bán hàng... theo nguyên tắc nhập liệu một lần bắt đầu từ chứng từ gốc và hệ thống sẽ tự động ghi vào sổ cái và các sổ chi tiết một cách thích hợp. Các nghiệp vụ kế tốn sẽ được ghi nhận vào hệ thống ngay khi phát sinh, các số dư tài khoản, quản lý tồn kho... sẽ được cập nhật tức thời khi đã chấp nhận ghi sổ. Bất kỳ lúc nào, hệ thống này cũng cĩ thể cho biết số dư hiện thời của các tài khoản, lượng tồn kho của vật tư, số dư cơng nợ của khách hàng và hạn chế tối đa sai sĩt trong quá trình nhập liệu.
+ Là phần mềm kế tốn đĩng gĩi chạy trên mơi trường hệđiều hành Windows, cĩ thể chạy trên một máy tính đơn lẻ hoặc mơi trường nhiều người sử dụng trong mạng cục bộ.
+ AccNet iZ đã tích hợp sẵn các mẫu hĩa đơn theo quy định, DN lựa chọn tự in hĩa đơn, chỉnh sửa mẫu hĩa đơn cĩ sẵn cho phù hợp với đơn vị mình như thêm logo, tiêu đề hĩa đơn, màu sắc, font chữ...
+ Đối với hình thức sử dụng hĩa đơn điện tử, phần mềm cho phép DN khởi tạo và xuất hĩa đơn dưới dạng file .pdf hay .doc... Các hĩa đơn này sẽđược tích hợp chữ ký điện tử. Sau khi hồn thiện, DN cĩ thể nhanh chĩng gửi hĩa đơn qua email cho khách hàng của mình.
+ CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đĩ,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, cĩ thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái khơng bị rối.
Quy trình xử lý số liệu phần mềm Accnet cĩ thể tĩm tắt như sau:
Xử lý chứng từ Theo chương trình
Cài đặt
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ qui trình xử lý số liệu qua phần mềm Accnet
¾ Nhận xét: Với việc áp dụng phần mềm kế tốn trên máy, cơng việc của kế tốn trở nên đơn giản hơn rất nhiều mà vẫn đảm bảo được độ chính xác cao của số liệu kế tốn. Đồng thời để quản lý chi tiết tiện lợi cho cơng tác kiểm tra, giám sát. Tuy nhiên, hệ thống sổ sách kế tốn chủ yếu là để phục vụ cho cơng tác kế tốn tài chính, tuy nhiên cơng ty lại khơng thiết kế sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí cũng như làm cơ sở cho việc phân tích các biến động chi phí.
2.2.4 Tổ chức cung cấp hệ thống thơng tin qua hệ thống báo cáo kế tốn 2.2.4.1 Khái niệm [1] 2.2.4.1 Khái niệm [1]
Báo cáo kế tốn là kết quả cuối cùng của cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, là nguồn thơng tin khơng chỉ quan trọng cho các nhà quản trị của doanh nghiệp mà cịn phục vụ cho các đối tượng khác ở bên ngồi doanh nghiệp trong đĩ cĩ các cơ quan chức năng của nhà nước. Nĩ cung cấp thơng tin một cách tồn diện về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định thường là một năm. Căn cứ vào mục đích cung cấp thơng tin thì báo
Nghiệp vụ kế tốn phát sinh Chứng từ kế tốn Lập chứng từ kế tốn Cập nhật chứng từ hàng ngày Các báo cáo kế tốn Sổ kế tốn chi tiết Sổ kế tốn tổng hợp ( sổ NKC, sổ cái)
cáo kế tốn trong doanh nghiệp được phân thành: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị.
2.2.4.2 Hệ thống báo cáo áp dụng tại cơng ty
Khi kết thúc niên độ kế tốn bộ phận kế tốn sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính. Những báo cáo được lập theo QĐ15/2006 của Bộ tài chính gồm cĩ:
• Bảng cân đối kế tốn
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Bảng thuyết minh báo cáo tài chính
Ngồi các mẫu báo cáo trên, cơng ty cịn sử dụng các báo cáo phục vụ cho cơng tác đánh giá trách nhiệm và quản lý kinh doanh như:
+ Bảng cân đối nguồn tiền: báo cáo này được bộ phận kế tĩan ngân hàng lập hàng ngày để cân đối thu chi tịan hệ thống, đảm bảo đủ nguồn vốn để cơng việc kinh doanh