Hiện nay, Cơng ty cổ phần Beton 6 áp dụng mơ hình tổ chức kế tốn tập trung, tồn bộ cơng tác kế tĩan trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác khơng tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch tốn nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đĩ, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phịng kế tốn doanh nghiệp để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
2.2.5.3 Tổ chức bộ máy kế tốn
Sơđồ 1.4: Sơ đồ tổ chức kế tốn tại Beton 6
( Nguồn: Phịng kế tốn)[5] Chức năng của mỗi bộ phận:
Hiện tại Phịng Tài Chính – Kế tốn của cơng ty cĩ 11 người và được phân cơng nhiệm vụ như sau:
Kế tốn trưởng: Cĩ trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn trong cơng ty. Xuất phát từ vai trị kế tốn trong cơng tác quản lý nên kế tốn trưởng cĩ vị trí
KẾ TỐN TRƯỞNG KẾ TỐN THANH TỐN KẾ TỐN TỔNG HỢP PHĨ P. KẾ TỐN THỦ QUỸ KẾ TỐN XÂY LẮP KẾ TỐN DOANH THU, CƠNG NỢ KẾ TỐN VẬT TƯ (CCDC – TSCĐ) KÉ TỐN VỐN BẰNG TIỀN KẾ TỐN THUẾ KẾ TỐN C.PHÍ VÀ GIÁ THÀNH KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG
quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế tốn trưởng khơng chỉ là người tham mưu mà cịn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là các hoạt động tài chính. Thực hiện tốt vai trị kế tốn trưởng chính là làm cho bộ máy kế tốn phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn cĩ của kế tốn.
Phĩ phịng kế tốn: Là người trợ giúp trưởng phịng kế tốn trong việc hướng dẫn và kiểm ta nhân viên thực hiện theo đúng tinh thần quản lý tài chính mà Trưởng phịng kế tốn đưa ra.
Kế tốn tổng hợp: Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp, Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh, Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế tốn chi tiết và tổng hợp, Kiểm tra số dư cuối kỳ cĩ hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết, Hạch tốn thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ,cơng nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phịng cơng ty, lập quyết tốn văn phịng cty, Theo dõi cơng nợ khối văn phịng cơng ty, quản lý tổng quát cơng nợ tồn cơng ty. Xác định và đề xuất lập dự phịng hoặc xử lý cơng nợ phải thu khĩ địi tồn cơng ty, in sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phịng, tổng hợp cơng ty theo qui định. Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết. Ngồi ra, kế tốn tổng hợp cịn cĩ nhiệm vụ cập nhật thường xuyên những thay đổi trong chếđộ kế tốn hiện hành và hướng dẫn cho tồn bộ nhân viên kế tốn tại đơn vị. Thực hiện việc báo cáo cho cơ quan Nhà Nước về các loại thuế phát sinh tại cơng ty như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế chặn trừ thu hộ.
Kế tốn thanh tốn:
+ Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền: của các cổđơng, thu hồi cơng nợ, thu tiền của thu ngân hàng ngày,Theo dõi cơng nợ của cổ đơng, khách hàng, nhân viên và đơn đốc thu hồi nợ, theo dõi tiền gửi ngân hàng,theo dõi việc thanh tốn thẻ của khách hàng, quản lý các chứng từ liên quan đến thu chi.
+ Quản lý các khoản chi: Lập kế hoạch thanh tốn với nhà cung cấp hàng tháng, tuần. Chủ động liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh tốn khơng đảm bảo. Trực tiếp thực hiện nghiệp vu thanh tốn tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp như: đối chiếu cơng nợ, nhận hố đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh tốn, lập phiếu
chi. Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh tốn mua hàng ngồi…Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng.
+ Kiểm sốt hoạt động của thu ngân: Trực tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ của thu ngân.
+ Theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt: Kết hợp với thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu chi theo quy định. In báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày cho GD. Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ.
Kế tốn vốn bằng tiền:
+ Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi, tạm ứng, trả trước, thế chấp, ký cược ký quỹ. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên giữa kế tốn với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ.
+ Tổ chức thực hiện đầu đủ các quy định về chứng từ, thủ tục hạch tốn.
+ Thơng qua việc ghi chép, kế tốn cĩ thể thực hiện chức năng kiểm sốt và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chếđộ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Kế tốn chi phí và giá thành sản phẩm:
+ Phản ánh đầy đủ, kịp thời tồn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh. Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân cơng, chi phí sử dụng máy thi cơng và các chi phí dự tốn khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngồi kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng…trong sản xuất đểđề xuất những biện pháp ngăn chặn kịp thời.
+ Tính tốn hợp lý giá thành cơng tác xây lắp, các sản phẩm lao vụ hồn thành của doanh nghiệp. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch giá thành của doanh nghiệp theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình từng loại sản phẩm lao vụ, vạch ra khả năng và các biện pháp hạ giá thành một cách hợp lý và cĩ hiệu quả. Xác định đúng đắn và bàn giao thanh tốn kịp thời khối lượng cơng tác xây dựng đã hồn thành. Định kỳ kiểm kê và đánh giá khối lượng thi cơng dở dang theo nguyên tắc quy định. Đánh giá đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng cơng trình, hạng mục cơng trình, từng bộ phận thi cơng tổđội sản xuất…trong từng thời kỳ nhất định, kịp thời lập báo cáo về chi phí sản xuất, tính giá thành cơng trình xây lắp, cung cấp chính xác kịp thời các thơng tin hữu dụng về chi phí sản xuất và giá thành phục vụ cho yêu cầu quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp.
Kế tốn lương:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện cĩ và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
+ Tính tốn chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
+ Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chếđộ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí cơng đồn (KPCĐ). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.Tính tốn và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế tốn. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ: thực hiện thu chi, ghi chép sổ quỹ, hằng ngày phải báo cáo tồn quỹ cho kế tốn trưởng. Bên cạnh đĩ thủ quỹ đối chiếu với kế tốn vốn bằng tiền để đảm bảo tính chính xác giữa tồn quỹ thực tế và số dư trên sổ sách kế tốn.
Kế tốn doanh thu, cơng nợ: Phản ánh đúng, kịp thời các doanh thu và lập sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu và phải thanh tốn cho khách hàng.
Kế tốn vật tư, cơng cụ, dụng cụ, kế tốn tài sản cốđịnh:
+ Tổ chức ghi chép, phân loại phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình mua bán, vận chuyển, xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ. Thực hiện tính giá thành và hạch tốn theo đúng chế độ và phương pháp. Tham gia cơng tác kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ.
+ Phản ánh chính xác, kịp thời tình hình hiện cĩ, tình hình tăng giảm tài sản cốđịnh về mặt số lượng cũng như giá trị tài sản cốđịnh trong doanh nghiệp ở từng bộ phận. Tính hao mịn theo đúng phương pháp, trích và phân bổ khấu hao vào chi phí cho từng đối tượng, bộ phận liên quan. Tham gia kiểm kê đánh giá, lập báo cáo và phân tích tình hình tài sản. Phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cốđịnh.
Ưu điểm:
- Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện đại, bộ máy kế tốn ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời cho việc quản lý và chỉđạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bộ máy kế tốn cĩ sự phân cơng rõ ràng và kế tốn được bố trí cơng việc phù hợp với năng lực, trình độ chuyên mơn nâng cao hiệu quả trong cơng việc.
- Kế tốn viên nhiệt tình trong cơng việc và cĩ trách nhiệm cao, chia sẽ kinh nghiệp lẫn nhau.
Nhược điểm: Mỗi kế tốn viên phụ trách một chuyên mơn nên khi cĩ những trường hợp bất lợi xảy ra như kế tốn viên cơng nợ nghỉ phép thì những cơng việc của kế tốn viên đĩ sẽ bị đình trệ vì mỗi kế tốn viên chỉ biết chuyên mơn nghiệp vụ của mình.