nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng và vận dụng nội dung kế tốn quản trị vào thực tế. Vì thế, tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty Beton 6 cần phải tìm hiểu, học hỏi những kinh nghiệm của những nước tiên tiến trong khu vực và trên thới giới. Đồng thời kế thừa những thành tựu của các nước nhưng phải cĩ sự chọn lọc phù họp với tình hình và điều kiện của Việt Nam và thực trạng tại cơng ty.
3.2.5 Tính phù hợp và hài hịa giữa chi phí và lợi ích
Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị phải cân nhắc giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra. Những lợi ích đạt được từ việc cung cấp thơng tin phải lớn hơn chi phí phải bỏ ra cho việc cung cấp thơng tin.
3.3 Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại
3.3.1 Xác định những nội dung của kế tốn quản trị nên thực hiện tại Cơng ty Beton 6 Beton 6
Hệ thống dự tốn ngân sách
Hệ thống dự tốn ngân sách ở Beton6 được lập phải dựa trên sự phân tích các nhân tố bên trong và bên ngồi doanh nghiệp cĩ ảnh hưởng đến tình hình kinh doah của cơng ty để dự tốn các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí, nhu cầu vốn..
Nguyên tắc lập dự tốn ngân sách
+ Cơng tác dự tốn ngân sách phải được thực hiện liên tục trong năm và phải thường xuyên theo dõi ngân sách, so sánh với thực tế và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế.
+ Dự tốn ngân sách phải do tất cả các bộ phận, các phịng ban đều tham gia vào cơng tác lập dự tốn ngân sách nhằm đưa ra thơng tin trên các báo cáo dự tốn ngân sách chính xác nhất với bộ phận mình phụ trách.
+ Xây dựng cơng tác dự tốn ngân sách phải cần cĩ thời gian để thu thập tất cả các thơng tin hữu ích cho việc lập kế hoạch và dự tốn ngân sách để lập ra những dự tốn cĩ tính thực tế.
+ Tất cả các thơng tin trong báo cáo dự tốn phải thể hiện tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và ngày càng hiệu quả của cơng ty.
Quy trình lập dự tốn ngân sách
Để cơng tác dự tốn ngân sách tại cơng ty được hồn chỉnh và phù hợp với thực tế, cơng ty đã xây dựng quy trình dự tốn ngân sách như sau:
Bước 1: Chuẩn bị dự tốn ngân sách
• Nhà quản lý các doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp thơng qua cuộc họp với cán bộ quản lý các phịng ban.
• Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách. Tiến hành thành lập một bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã được đề ra.
• Các nhân viên chuyên trách được thành lập tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn ngân sách. Các biểu mẫu này phải phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp và phải cung cấp đủ các thơng tin cần thiết cho việc hoạch định và kiểm sốt của các doanh nghiệp.
• Bộ phận lập dự tốn tiến hành rà sốt và đánh giá lại tồn bộ hệ thống dự tốn ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để bảo đảm các báo cáo dự tốn ngân sách mang lại cho doanh nghiệp thơng tin hữu ích và chính xác.
Bước 2: Soạn thảo ngân sách
Sau khi đã thu thập các thơng tin liên quan, các bộ phận tiến hành soạn thảo dự tốn ngân sách.
Các dự tốn lập tại cơng ty và mối quan hệ giữa các dự tốn được thể hiện qua sơđồ sau:
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ dự tốn ngân sách tại cơng ty
(Nguồn: sách kế tốn quản trị) [2] Dự tốn tiêu thụ
Dự tốn tiêu thụ là khởi đầu và là cơ sở cho mọi dự tốn. Dự tốn này sẽ do bộ phận kinh doanh lập và căn cứ vào kế hoạch của từng thành viên trong phịng vì chỉ cĩ phịng kinh doanh mới cĩ thể hiểu rõ nhất về thị trường tiêu thụ sản phẩm mà đơn vị đang kinh doanh. Hơn nữa, việc dự tốn sản lượng tiêu thụ cịn mang ý nghĩa nhiệm vụ kế hoạch mà phịng kinh doanh tựđặt ra và phải hồn thành. Đồng thời hướng các hoạt động, chỉ đạo điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Khi dự báo về khả năng tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải xem xét nhiều nhân tốảnh hưởng như:
+ Khối lượng sản phẩm tiêu thụ của các kỳ trước. + Chính sách giá trong tương lai.
Dự tốn tiêu thụ Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp Dự tốn tiền mặt Dự tốn bảng cân đối kế tốn Dự tốn báo cáo kết quả kinh doanh Dự tốn chi phí bán hàng Dự tốn chi phí sản xuất chung Dự tốn chi phí nhân cơng Dự tốn chi phí nguyên vật liệu Dự tốn sản xuất
+ Các đơnđặt hàng chưa thực hiện. + Các điều kiện chung về kinh tế.
+ Cạnh tranh trong kinh doanh trên thị trường. + Quảng cáo và việc đẩy mạnh tiêu thụ.
+ Dự kiến những biến động kinh tế xã hội trong và ngồi nước.
Dự tốn tiêu thụ sẽ do bộ phận kinh doanh phụ trách và được lập vào mỗi quý dựa trên mức giá ước tính với đơn giá kế hoạch
Đồng thời với dự tốn doanh thu, căn cứ vào chính sách bán hàng của doanh nghiệp, ước tính dịng tiền phải thu liên quan đến bán hàng trong từng thời kỳ.
(Dự tốn tiêu thụ và dự tốn thu tiền được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.1)
Dự tốn sản xuất
Do tính chất ngành nghề là chủ yếu sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng, mẫu do khách hàng thiết kế, nên mức tồn kho chỉ chiếm 1% của đơn đặt hàng. Đối với sản phẩm định hình là theo thiết kế của cơng ty chủ yếu là để phục vụ cơng trình cĩ thiết kế theo tiêu chuẩn chung, thơng dụng dễ sử dụng thì sản xuất phải đáp ứng nhu cầu tiêu thụ, đồng thời phải đảm bảo mức tồn kho tối thiểu ( chiếm 10% của nhu cầu tiêu thụ kỳ sau) cần thiết đảm bảo cho các quá trình tiêu thụ liên tục. Những sản phẩm này thời gian sản xuất dài và vốn nhiều nên việc dự tốn sản phẩm dự trữ hợp lý sẽ giúp tiết kiệm được những chi phí khơng cần thiết và khơng gây ứ đọng vốn, giúp giải quyết những đơn đặt hàng đột xuất.
(Dự tốn sản xuất được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.2)
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tồn bộ các khoản chi phí vật liệu trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhằm cung cấp thơng tin cho các nhà quản trị trong việc thu mua kịp thời vật tư, đảm bảo sản xuất liên tục, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Doanh thu tiêu thụ Sản lượng tiêu thụ Đơn giá tiêu thụ
= x
Dự kiến dự kiến dự kiến
Dự tốn thu tiền dự tốn tiền thu dự tốn tiền
= +
Căn cứđể xây dựng dự tốn nguyên vật liệu trực tiếp thường được dựa vào những yếu tố sau:
+ Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một sản phẩm. + Đơn giá dự tốn nguyên vật liệu sử dụng.
+ Dự tốn về sản lượng sản xuất sản phẩm kỳ tới.
¾ Từ các chỉ tiêu trên, ta xác định được dự tốn chi phí nguyên vật liệu.
Trong đĩ:
Khối lượng NVL cần mua được xác định bởi cơng thức sau:
Khối lượng NVL Khối lượng NVL Khối lượng Khối lượng tồn = cần dùng + NVL tồn - kho đầu kỳ cần mua cho sản xuất cuối kỳ
Với khối lượng NVL cần dùng cho sản xuất được xác định như sau:
Khối lượng NVL Sản lượng sản phẩm Định mức tiêu hao Cần dùng cho = x NVL cho một sản xuất sản xuất sản phẩm
Đồng thời với dự tốn nguyên vật liệu, căn cứ vào chính sách sản xuất của doanh nghiệp, ước tính dịng tiền phải chi liên quan đến việc mua nguyên liệu trong từng thời kỳ.
(Dự tốn chi phí nguyên vật liệu và dự tốn thanh tốn tiền mua nguyên liệu được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.3)
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp.
Dự tốn chi phí nhân cơng được lập dựa vào dự tốn sản xuất, định mức chi phí nhân cơng cho một sản phẩm nhằm xác định được thời gian lao động và chi phí nhân cơng đểđảm bảo cho tiến trình sản xuất, trên cơ sởđĩ bố trí, tuyển dụng lao động đảm bảo đủ cho quá trình sản xuất trong kỳ.
(Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.4)
Trịgiá mua Khối lượng NVL Đơn giá mua
= x
NVL cần mua NVL
Chi phí nhân cơng sản lượng sản Định mức Đơn giá
= x x
Dự tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung thường là những chi phí gián tiếp bao gồm nhiều yếu tố. Mỗi yếu tố vừa mang tính chất biến phí và định phí. Vì vậy, để thuận tiện cho việc dự tốn cũng như phân tích chi phí về sau cần phải tách biệt các yếu tố mang tính chất biến phí và các yếu tố mang tính chất định phí.
Chi phí Biến phí Định phí = +
sản xuất chung sản xuất chung sản xuất chung
+ Dự tốn biến phí sản xuất chung thường được được xây dựng dựa trên định mức biến phí cho một đơn vị sản phẩm.
+ Dự tốn định phí sản xuất chung thường căn cứ vào giới hạn phạm vi của quy mơ hoạt động . Đồng thời, cần phân biệt các định phí bộ phận, định phí chung. Định phí bộ phận thường phụ thuộc vào các quyết định cụ thể của nhà quản trị, định phí chung thường ổn định cả một kỳ trong dự tốn. Dự tốn định phí cĩ thể căn cứ vào mức tăng giảm các tài sản cốđịnh dự kiến trong kỳ tới của cơng ty.
(Dự tốn chi phí sản xuất chung được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.5)
Dự tốn chi phí bán hàng
Dự tốn chi phí bán hàng cũng là những chi phí gián tiếp, do bộ phận kế tốn lập dựa trên bảng ước tính các khoản chi tiêu cho hoạt động bán hàng của bộ phận kinh doanh và dựa trên số liệu thực tế của những năm trước. Sau đĩ, bộ phận kế tốn sẽ phân chia các khoản mục chi phí bán hàng thành định phí bán hàng và biến phí bán hàng đồng thời tính đơn giá biến phí bán hàng.
(Dự tốn chi phí bán hàng được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.6)
Biến phí sản lượng định mức biến phí
= x
Sản xuất chung sản phẩm sản xuất một đơn vị sản phẩm
Dự tốn định phí định phí sản xuất tỷ lệ tăng giảm định
= x
Sản xuất chung chung của kỳ trước phí dự kiến
Dự tốn chi phí sản lượng đơn giá biến định phí
= x +
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được thực hiện tương tự như chi phí bán hàng. Các đơn vị trực thuộc phải ước tính chi phí sử dụng cho bộ phận mình và bộ phận kế tốn tại văn phịng cơng ty sẽ kiểm tra lại. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được chia thành định phí và biến phí và cũng phải tính đơn giá biến phí quản lý doanh nghiệp.
(Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.6)
Dự tốn tiền
Dự tốn tiền là dự kiến lượng tiền thu, tiền chi trong kỳđể sử dụng hợp lý và cĩ hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh. Dự tốn tiền phải được lập hàng tháng. Cơ sở lập dự tốn tiền là tất cả các báo cáo dự tốn đã lập cĩ liên quan đến thu, chi tiền.
(Dự tốn tiền được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.7)
Dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh
Dự tốn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phản ánh tổng lợi nhuận ước tính trong kỳ dự tốn và được tổng hợp từ doanh thu và chi phí.
(Dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.8)
Dự tốn bảng cân đối kế tốn
Việc dự tốn bảng cân đối kế tốn thường được căn cứ vào bảng cân đối kế tốn năm trước và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, những dự báo thay đổi về tài sản và nguồn vốn trong kỳ dự tốn.
(Dự tốn bảng cân đối kế tốn được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.9)
3.3.3. Tổ chức cơng tác kế tốn trách nhiệm tại cơng ty 3.3.3.1 Xây dựng cơng tác kế tốn trách nhiệm tại cơng ty