Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Hệ thống các trung tâm trách nhiệm được xây dựng tương ứng, phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý và mức độ phân cấp quản lý của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức và quản lý thực hiện thơng qua việc giao quyền và trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau nên kế tốn trách nhiệm phải thích ứng để cĩ thể kiểm sốt và đánh giá kết quả sử dụng các nguồn lực.
¾ Việc xây dựng cơng tác kế tốn trách nhiệm tại Beton6 sẽ mang lại những lợi ích sau:
+ Việc phân chia các trung tâm trách nhiệm sẽ tạo ý tưởng cho lãnh đạo cơng ty trong việc thiết lập một mơ hình cơ cấu tốt nhất cho tổ chức, phân chia trách nhiệm quản lý lập kế hoạch, phân tích, báo cáo, theo nhĩm hoạt động nhằm phát huy tối đa nguồn lực và thuận tiện cho quản lý.
+ Nhờ những thơng tin do kế tốn trách nhiệm cung cấp, cơng ty xác định bộ phận nào khơng hồn thành mục tiêu để từ đĩ cĩ biện pháp xử lý kịp thời. Các loại trung tâm trách nhiệm nên áp dụng tại cơng ty là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư và thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ các trung tâm trách nhiệm ở beton 6
Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ cĩ quyền kiểm sốt và chiụ trách nhiệm với chi phí phát sinh ở trung tâm nhưng khơng kiểm sốt được lợi nhuận và đầu tư vốn. Hệ thống kế tốn trách nhiệm Chỉ tiêu đánh giá Cơ cấu tổ chức quản lý Bộ phận kinh doanh, Quản lý cơng trình Đại diện Chủ sở hữu vốn, Hội đồng quản trị Ban giám đốc Trung tâm đầu tư RI ROI Trung tâm lợi nhuận - Lợi nhuận - Tỷ suất lợi nhuận trên vốn
Trung tâm doanh thu - Doanh thu - Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Phịng hành chính, kế tốn, bộ phận sản xuất
và thi cơng Trung tâm chi phí
- Chi phí
- Tỷ lệ chi phí trên doanh thu
¾ Như vậy, trung tâm chi phí tại Beton 6 là phịng kế tốn tài chính, phịng hành chính nhân sự. Đối với cơng trình xây dựng trung tâm chi phí là các tổ thi cơng, đội thi cơng, Trung tâm này thực hiện các cơng việc: Phân loại chi phí phát sinh theo quan điểm của kế tốn quản trị, lập dự tốn về chi phí thi cơng theo qui định, so sánh chi phí thực tế phát sinh với định mức hoặc dự tốn đã lập nhằm kiểm sốt chi phí phát sinh với mục tiêu tối thiểu hĩa chi phí.
Trưởng các phịng ban là người trực tiếp kiểm sốt chi phí và là người chịu trách nhiệm về những chi phí phát sinh tại trung tâm, đảm bảo lợi ích mang lại lớn hơn chi phí phát sinh, tăng cường các biện pháp kiểm sốt chi phí. Kết quả và hiệu quả hoạt động của trung tâm chi phí được tổng hợp trên báo cáo kết quả về chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự tốn.
Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu là trung tâm mà người quản lý chỉ cĩ trách nhiệm với doanh thu cần tạo ra, khơng chịu trách nhiệm với chi phí, lợi nhuận và vốn đầu tư. Trung tâm doanh thu tại Beton 6 là Phịng kinh doanh và Phịng quản lý cơng trình. Các phịng này phải xây dựng chính sách bán hàng phù hợp với mục tiêu lâu dài của cơng ty cũng như tình hình thị trường, đồng thời phản hồi kịp thời những biến động về giá cả của các mặt hàng đang kinh doanh tại cơng ty.
Trung tâm lợi nhuận
Ở Beton 6 trung tâm lợi nhuận là Tổng giám đốc và sẽ chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất của trung tâm, nhưng khơng cĩ quyền quyết định về vốn đầu tư của cơng ty. Nhưng trung tâm này cịn phải chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí phát sinh. Vì vậy, trung tâm lợi nhuận phải đảm bảo được tỉ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu, đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận. Trung tâm lợi nhuận phải tổng hợp đầy đủ chính xác doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo tồn và phát triển vốn được đầu tư.
Trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư: là trung tâm cĩ quyền cao nhất, ở đây trung tâm đầu tư là hội đồng quản trị và tổng giám đốc, đây là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị ngồi việc phải chịu trách nhiệm với chi phí, doanh thu, lợi nhuận của trung tâm cịn phải chịu trách nhiệm với hiệu quả sử dụng vốn đầu tư và khả năng huy động các nguồn tài
trợ, đặc biệt là vốn đầu tư dài hạn. Đồng thời phải đánh giá hiệu quảđầu tư của từng lĩnh vực hoạt động, thực hiện các biện pháp cải thiện tỉ lệ hồn vốn đầu tư, đánh giá thành quả của cá bộ phận trong việc hướng đến mục tiêu chung.
¾ Sau khi xây dựng các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp xây dựng việc đánh giá kết quả của các trung tâm trách nhiệm thể hiện qua các chỉ tiêu trong báo các trách nhiệm là cần thiết.
3.3.3.2 Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá, hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm. nhiệm.
Chỉ tiêu đánh giá trung tâm chi phí
Việc đánh giá kết quả của trung tâm chi phí được thực hiện qua các chỉ tiêu thể hiện trong báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí và trách nhiệm của trung tâm đối với mục tiêu chung cụ thể là:
- Chỉ tiêu đánh giá gồm cĩ: Tỷ lệ thực hiện dự tốn chi phí; Tỷ lệ chi phí trên doanh thu; Mức biến động chi phí.
+ Tỷ lệ thực hiện dự tốn chi phí: Chỉ tiêu này cho biết mức độ thực hiện dự tốn, tỷ lệ thực hiện dự tốn càng thấp càng tốt.
+ Tỷ lệ chi phí trên doanh thu: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu ( tính bằng đơn vị %), cho biết cứ 100đ doanh thu bán hàng phải chi bao nhiêu đồng chi phí, tỷ lệ này càng thấp thì càng tốt.
+ Mức biến động chi phí:
- Ngồi ra, trách nhiệm của trung tâm chi phí cịn thể hiện qua: Hồn thành kế hoạch sản xuất đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu tiêu thụ. Kiểm sốt chi phí trong mối quan hệ với doanh thu ước tính, gĩp phần giảm tỷ lệ chi phí trên doanh thu để gia tăng lợi nhuận
Tỷ lệ thực hiện chi phí phát sinh thực tế
= x 100%
Dự tốn chi phí chi phí dựtốn
Tỷ lệ chi phí chi phí thực tế
= x 100%
Trên doanh thu doanh thu thực tế
cho tồn tổ chức. Và xác định các nguyên nhân khách quan, chủ quan đến tình hình thực hiện các định mức và dự tốn chi phí.
¾ Trung tâm chi phí được xem là kiểm sốt và đáp ứng tốt được mục tiêu của tổ chức khi đạt được một dấu hiệu về chi phí, về tỷ lệ chi phí trên doanh thu nhỏ hơn khơng. Ngược lại, nếu xuất hiện một chênh lệch dương là dấu hiệu bất lợi. Dấu hiệu này cĩ thể bắt nguồn từ tình hình sản xuất, tình hình cung ứng vật tư…, khi đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí đều mà người quản lý cần quan tâm là việc giải thích những nguyên nhân nhằm tìm ra những khĩ khăn khi hồn thành trách nhiệm và mục tiêu chung của tổ chức.
Chỉ tiêu đánh giá trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu được đánh giá qua chỉ tiêu sau:
o Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - doanh thu dự tốn
o Chênh lệch tỷ lệ Lợi nhuận thực tế Lợi nhuận dự tốn = -
lợi nhuận trên doanh thu Doanh thu ước tính Doanh thu dự tốn Trung tâm doanh thu được xem là được xem là thành quả tài chính trong việc đĩng gĩp vào mục tiêu của tố chức khi các chỉ tiêu trên dương. Ngược lại là điều bất lợi, dấu hiệu này cĩ một số biến cố bất thường về giá cả, tiêu thụ sản phẩm…
Chỉ tiêu đánh giá trung tâm lợi nhuận.
Trung tâm lợi nhuận là tổng hợp của hai trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí, nên ngồi các chỉ tiêu được sử dụng ở hai trung tâm trên cịn sử dụng các chỉ tiêu như sau: o Lợi nhuận
Lợi nhuận thực tế o Tỉ suất lợi nhuận trên chi phí =
Tổng chi phí dự tốn.
Khi đánh giá trách nhiệm quản lý trung tâm lợi nhuận, chúng ta cần phải xem xét chênh lệch giữa thực tế và dự tốn của các chỉ tiêu trên.
Đánh giá kết quả của trung tâm lợi nhuận cĩ nghĩa là phải xem xét: Đảm bảo mức lợi nhuận, hồn thành trách nhiệm chi phí, doanh thu nhưở trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu đã nêu ở phần trên.
¾ Một dấu hiệu tích cực về kết quả của trung tâm lợi nhuận khi đạt được mức chênh lệch dương về lợi nhuận và tỉ suất lợi nhuận trên chi phí. Ngược lại, nếu kết quả
của trung tâm là một dấu hiệu chênh lệch âm thì đây là dấu hiệu bất lợi mà nhà quản lý cần giải thích những bất lợi về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Vì vậy chúng ta cĩ thể sử dụng thêm các chỉ tiêu như: số dưđảm phí bộ phận, số dư bộ phận cĩ thể kiểm sốt được, số dư bộ phận, lợi nhuận trước thuế.
Chỉ tiêu đánh giá trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư với quyền hạn và trách nhiệm với những vấn đề về thành quả và hiệu quả vốn đầu tư, để đánh giá thành quả của trung tâm này qua các chỉ tiêu: Chỉ tiêu tỷ lệ hồn vốn đầu tư, chỉ tiêu lợi nhuận giữ lại.
Tỷ lệ hồn vốn đầu tư cĩ thể chi tiết qua hệ thống chỉ tiêu sau: Lợi nhuận hoạt động
Tỉ lệ hồn vốn đầu tư =
Tài sản được đầu tư
Lợi nhuận hoạt động Doanh thu Tỉ lệ hồn vốn đầu tư = x
Doanh thu Tài sản được đầu tư
Tỉ lệ hồn vốn đầu tư = Tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu * số vịng quay của tài sản.
Trên sơ đồ chi tiết, chỉ tiêu ROI tổng hợp từ hai chỉ tiêu: tỷ suất sinh lời trên doanh thu và tỷ lệ doanh thu trên vốn(số vịng quay của vốn).
Chỉ tiêu ROI cho biết trong 100đ vốn sử dụng bình quân bỏ ra thì thu được bao đ lợi nhuận, chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ doanh nghiệp sử dụng vốn hiệu quả. Các doanh nghiệp luơn mong muốn ROI cao, để chỉ tiêu ROI cao, cần tăng 2 nhân tố Tỷ lệ lãi trên doanh thu và Vịng quay vốn sử dụng.
+ Tăng doanh thu: Chỉ tiêu doanh thu đĩng một vai trị trung gian trong cơng thức xác định ROI nhưng nĩ là một yếu tố cấu thành, giữ vai trị quyết định và liên quan trực tiếp đến việc tạo ra lợi nhuận, tốc độ luân chuyển vốn. Mức tăng lợi nhuận bằng tỉ lệđảm phí nhân với mức tăng doanh thu. Như vậy, sự gia tăng doanh thu sẽ là một giải pháp gĩp phần trực tiếp vào tăng ROI.
+ Tiết kiệm chi phí hoạt động: giải pháp hiệu quả nhất để tăng ROI là giảm các khoản chi phí hoạt động (bao gồm biến phí và định phí). Giảm biến phí thơng qua việc thực hiện tốt định mức chi phí ở các khâu, các bộ phận, và áp dụng biện pháp mới, thực hiện tự động hĩa tổ chức . Giảm định phí thơng qua việc tăng khối lượng sản
phẩm sản xuất tiêu thụ cũng như xác lập một cơ cấu sản phẩm hợp lý, xác lập một ngân sách định phí thích hợp.
+ Tiết kiệm vốn sử dụng.
Với tài sản lưu động: tiết kiệm tài sản lưu động phải đặt trọng tâm vào việc giảm các loại hàng tồn kho khơng hợp lý gây ứ đọng vốn, chỉ duy trì một mức hàng tồn kho tối thiểu đủ để quá trình kinh doanh được liên tục, tích cực thu hồi các khoản phải thu để giảm bớt vốn tồn đọng và tăng vịng quay của tài sản. Xác định đúng nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục, tiết kiệm với hiệu quả kinh tế cao. Đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động: Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn ở mọi khâu của quá trình sản xuất và tiêu thụ, Áp dụng các biện pháp bảo tồn vốn như xử lý các vật tư ứ động, hàng hĩa chậm luân chuyển, ngăn chặn chiếm dụng vốn, Thường xuyên phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động để cĩ biện pháp điều chỉnh.
Với tài sản cố định: Để tiết kiệm phải tận dụng hết năng lực, cơng suất hoạt động của máy mĩc, của tài sản. Đồng thời thơng qua việc nhượng bán, thanh lý những tài sản khơng sử dụng hoặc sử dụng khơng cĩ hiệu quả để đảm bảo huy động tất cả những tài sản đưa vào hoạt động để đảm bảo cho quá trình hoạt động một cách liên tục.
¾ Tuy nhiên, khi sử dụng chỉ tiêu ROI để đánh giá trách nhiệm trung tâm đầu tư cần chú ý đến một số hạn chế sau:
Do chú trọng đến tỉ lệ hồn vốn ROI nên các nhà quản lý thường tăng doanh thu, giảm chi phí, hạn chế việc mở rộng vốn hoạt động nên cĩ thể bỏ qua các cơ hội đầu tư mới. Vì vậy cĩ thể dẫn đến suy giảm năng lực cạnh tranh và suy giảm nguồn lợi trong tương lai.
Lợi nhuận cịn lại là chênh lệch giữa lợi nhuận đạt được trừ đi vốn hoạt động nhân với tỉ lệ hồn vốn tối thiểu. Khi lợi nhuận cịn lại được sử dụng để đánh giá thực hiện mục tiêu để làm tăng tối đa lợi nhuận cịn lại chứ khơng phải để làm tăng kết quả ROI.
Bất kỳ một lượng vốn đầu tư tăng thêm mà tạo ra một tỉ lệ hồn vốn lớn hơn tỉ lệ hồn vốn tối thiểu đều tạo ra lượng lợi nhuận tăng thêm hấp dẫn cho việc đầu tư. Điều này cũng chỉ ra một xu hướng tích cực là nếu dùng RI để đánh giá kết quả tài chính trung tâm đầu tư thì các nhà quản lý sẽ cĩ xu hướng mở rộng đầu tư mới để tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới làm tăng tổng lợi nhuận cho doanh nghiệp vì:
Lợi nhuận tăng thêm = (ROI của vốn đầu tư tăng thêm – ROI tối thiểu) x vốn đầu tư tăng thêm.
Tuy nhiên dấu hiệu tích cực này cũng chỉ ra một nhược điểm khi dùng chỉ tiêu RI là do chạy theo thành tích về sự gia tăng qui mơ lợi nhuận, các nhà đầu tư dễđầu tư dàn trải vào nhiều phương án, khơng quan tâm đến tốc độ hồn vốn, làm giảm hiệu suất sử dụng vốn.
Chỉ tiêu lợi nhuận cịn lại phản ánh số tuyệt đối về lợi nhuận tăng thêm, nên nĩ khơng thể sử dụng để so sánh kết quả giữa các bộ phận cĩ qui mơ khác nhau, vì nĩ cĩ xu hướng nghiêng về những bộ phận cĩ qui mơ vốn lớn, sử dụng nhiều vốn. Bộ phận cĩ qui mơ vốn càng lớn thì lợi nhuận cịn lại thu được càng nhiều. Nhưng bộ phận cĩ lợi nhuận cịn lại càng nhiều thì chưa cĩ thểđánh giá hoạt động của bộ phận đĩ cĩ hiệu quả hơn hay khơng.
Như vậy, để đánh giá kết quả của trung tâm đầu tư ta nên kết hợp, xem xét các chỉ tiêu RI, ROI với việc xem xét mức chênh lệch trong việc thực hiện chỉ tiêu RI, ROI giữa thực tế so với kế hoạch.
Trung tâm đầu tưđược xem hồn thành kế hoạch trong kỳ quản lý khi: Đạt mức chênh lệch dương về thực hiện chỉ tiêu RI, ROI Kiểm sốt và hạn chếđược những hạn chế trong khi xem xét đánh giá từng chỉ tiêu RI, ROI trong nhiệm kỳ quản lý.
3.3.3.3 Hồn thiện cơng tác kế tốn tại Beton 6