2.2.2.1 Khái niệm[2]
Hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mơ hình phân loại đối tượng kế tốn được nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thơng tin gắn liền với từng đối tượng kế tốn nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra.
2.2.2.2 Nội dung hệ thống tài khoản
Nội dung của hệ thống tài khoản ở Beton6 được xây dựng theo qui định của Bộ tài chính. Hệ thống tài khoản bao gồm: Loại tài khoản, tên tài khoản, số hiệu tài khoản, nội dung phản ánh vào từng tài khoản….
Hệ thống tài khoản của Bộ tài chính là được quy định chung cho các loại hình doanh nghiệp, tùy vào đặc điểm của doanh nghiệp mà thiết kế một hệ thống tài khoản với nội dung cho phù hợp để dễ quản lý và hạch tốn.
2.2.2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng tại cơng ty
Về cơ bản, hiện nay cơng ty xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn dựa vào hệ thống tài khoản kế tốn được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, cơng ty đã chi tiết hĩa các cấp trong hệ thống tài khoản để phù hợp kế hoạch, quản lý và phục vụ cho việc cơng cấp thơng tin, cụ thể là:
TK511: Doanh thu bán hàng TK5111: Doanh thu bán hàng hĩa
TK5112: Doanh thu bán sản phẩm
TK51121: Doanh thu bán sản phẩm Bê tơng TK51122: Doanh thu bán sản phẩm đá TK51123: Doanh thu xây dựng cơng trình ………
¾ Nhận xét: Cơng ty chưa tổ chức thiết kế hệ thống tài khoản phục vụ cho việc ghi chép dữ liệu theo từng trung tâm trách nhiệm đồng thời khơng đảm bảo được mục đích của kế tốn quản trị trong việc kiểm sốt hoạt động của doanh nghiệp thơng qua việc thực hiện các dự tốn ngân sách,tài khỏan hạch tốn chi phí chưa phân biệt được khoản nào là định phí, khỏan nào là biến phí.
(Hệ thống tài khoản kế tốn đang áp dụng tại cơng ty được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.2)
2.2.3 Tổ chức vận dụng chếđộ sổ kế tốn. 2.2.3.1 Khái niệm[2] 2.2.3.1 Khái niệm[2]
Sổ sách kế tốn là loại sổ chuyên mơn dùng để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng các phương pháp riêng của kế tốn. Hay nĩi cách khác, sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian cĩ liên quan đến doanh nghiệp.
2.2.3.2 Các loại sổ trong hệ thống sổ sách kế tốn
Năm tài chính của cơng ty được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn là Đồng Việt Nam (VND).
Cơng ty đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Các loại sổ trong hệ thống sổ sách kế tốn được sử dụng tại cơng ty: + Sổ kế tốn tổng hợp : Sổ cái, sổđăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ kế tốn chi tiết: Là sổ của phần kế tốn chi tiết gồm các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Từ các loại sổ kế tốn, kế tốn sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đĩ mà các nhà quản lý cĩ cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình cĩ hiệu quả hay khơng.
2.2.3.3 Hình thức tổ chức sổ sách kế tốn của doanh nghiệp
- Do phạm vi hoạt động rộng lớn và để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hệ thống kế tốn Cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ và thực hiện trên máy vi tính - Sử dụng chương trình phần mềm kế tốn Accnet của Lạc Việt.
Một số tính năng ưu việt của chương trình Accnet: + Dễ hiểu, rõ ràng, dễ phát hiện sai sĩt.
+ Phần mềm kế tốn giúp kế tốn viên trong việc lưu giữ và xử lý số liệu nhanh cũng như tiết kiệm được thời gian.
+ Lúc sử dụng phần mềm, người dùng sẽ nhập liệu vào hệ thống khi cĩ các nghiệp vụ kế tốn phát sinh như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển kho, hố đơn bán hàng... theo nguyên tắc nhập liệu một lần bắt đầu từ chứng từ gốc và hệ thống sẽ tự động ghi vào sổ cái và các sổ chi tiết một cách thích hợp. Các nghiệp vụ kế tốn sẽ được ghi nhận vào hệ thống ngay khi phát sinh, các số dư tài khoản, quản lý tồn kho... sẽ được cập nhật tức thời khi đã chấp nhận ghi sổ. Bất kỳ lúc nào, hệ thống này cũng cĩ thể cho biết số dư hiện thời của các tài khoản, lượng tồn kho của vật tư, số dư cơng nợ của khách hàng và hạn chế tối đa sai sĩt trong quá trình nhập liệu.
+ Là phần mềm kế tốn đĩng gĩi chạy trên mơi trường hệđiều hành Windows, cĩ thể chạy trên một máy tính đơn lẻ hoặc mơi trường nhiều người sử dụng trong mạng cục bộ.
+ AccNet iZ đã tích hợp sẵn các mẫu hĩa đơn theo quy định, DN lựa chọn tự in hĩa đơn, chỉnh sửa mẫu hĩa đơn cĩ sẵn cho phù hợp với đơn vị mình như thêm logo, tiêu đề hĩa đơn, màu sắc, font chữ...
+ Đối với hình thức sử dụng hĩa đơn điện tử, phần mềm cho phép DN khởi tạo và xuất hĩa đơn dưới dạng file .pdf hay .doc... Các hĩa đơn này sẽđược tích hợp chữ ký điện tử. Sau khi hồn thiện, DN cĩ thể nhanh chĩng gửi hĩa đơn qua email cho khách hàng của mình.
+ CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đĩ,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, cĩ thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái khơng bị rối.
Quy trình xử lý số liệu phần mềm Accnet cĩ thể tĩm tắt như sau:
Xử lý chứng từ Theo chương trình
Cài đặt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ qui trình xử lý số liệu qua phần mềm Accnet
¾ Nhận xét: Với việc áp dụng phần mềm kế tốn trên máy, cơng việc của kế tốn trở nên đơn giản hơn rất nhiều mà vẫn đảm bảo được độ chính xác cao của số liệu kế tốn. Đồng thời để quản lý chi tiết tiện lợi cho cơng tác kiểm tra, giám sát. Tuy nhiên, hệ thống sổ sách kế tốn chủ yếu là để phục vụ cho cơng tác kế tốn tài chính, tuy nhiên cơng ty lại khơng thiết kế sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí cũng như làm cơ sở cho việc phân tích các biến động chi phí.
2.2.4 Tổ chức cung cấp hệ thống thơng tin qua hệ thống báo cáo kế tốn 2.2.4.1 Khái niệm [1] 2.2.4.1 Khái niệm [1]
Báo cáo kế tốn là kết quả cuối cùng của cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, là nguồn thơng tin khơng chỉ quan trọng cho các nhà quản trị của doanh nghiệp mà cịn phục vụ cho các đối tượng khác ở bên ngồi doanh nghiệp trong đĩ cĩ các cơ quan chức năng của nhà nước. Nĩ cung cấp thơng tin một cách tồn diện về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định thường là một năm. Căn cứ vào mục đích cung cấp thơng tin thì báo
Nghiệp vụ kế tốn phát sinh Chứng từ kế tốn Lập chứng từ kế tốn Cập nhật chứng từ hàng ngày Các báo cáo kế tốn Sổ kế tốn chi tiết Sổ kế tốn tổng hợp ( sổ NKC, sổ cái)
cáo kế tốn trong doanh nghiệp được phân thành: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị.
2.2.4.2 Hệ thống báo cáo áp dụng tại cơng ty
Khi kết thúc niên độ kế tốn bộ phận kế tốn sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính. Những báo cáo được lập theo QĐ15/2006 của Bộ tài chính gồm cĩ:
• Bảng cân đối kế tốn
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Bảng thuyết minh báo cáo tài chính
Ngồi các mẫu báo cáo trên, cơng ty cịn sử dụng các báo cáo phục vụ cho cơng tác đánh giá trách nhiệm và quản lý kinh doanh như:
+ Bảng cân đối nguồn tiền: báo cáo này được bộ phận kế tĩan ngân hàng lập hàng ngày để cân đối thu chi tịan hệ thống, đảm bảo đủ nguồn vốn để cơng việc kinh doanh khơng bịđình trệ
(Bảng cân đối nguồn tiền đang áp dụng tại cơng ty được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.3)
+ Báo cáo thực hiện kế hoạch: báo cáo này định hàng tháng, kỳ, quý, nửa năm, năm để báo cáo tiến độ hịan thành kế hoạch của các các bộ phận.
(Báo cáo thực hiện kế họach đang áp dụng tại cơng ty được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.4)
¾ Ưu điểm: Hệ thống báo cáo tài chính được thực hiện đúng theo qui định của Bộ tài chính.
¾ Nhược điểm: Các báo cáo được lập chủ yếu để phục vụ cho cơng tác kế tốn. Các báo cáo phục vụ cho các nhà quản lý cịn hạn chế như báo cáo giá thành, báo cáo tình hình biến động sản xuất, báo cáo tình hình biến động tiêu thụ….chưa được thực hiện.
2.2.5 Tổ chức bộ máy kế tốn. 2.2.5.1 Khái niệm.[2] 2.2.5.1 Khái niệm.[2]
Tổ chức bộ máy kế tốn là sự sắp xếp, phân cơng cơng việc (phần hành) cho từng kế tốn viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong một phịng kế tốn của một doanh nghiệp, bao gồm các cơng việc:
- Tổ chức nhân sự.
- Tổ chức mối quan hệ giữa các phần hành kinh tế.
- Tổ chức mối quan hệ giữa phịng kế tốn và các phịng ban khác cĩ liên quan.
2.2.5.2 Mơ hình tổ chức kế tốn trong doanh nghiệp
Hiện nay, Cơng ty cổ phần Beton 6 áp dụng mơ hình tổ chức kế tốn tập trung, tồn bộ cơng tác kế tĩan trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác khơng tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch tốn nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đĩ, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phịng kế tốn doanh nghiệp để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
2.2.5.3 Tổ chức bộ máy kế tốn
Sơđồ 1.4: Sơ đồ tổ chức kế tốn tại Beton 6
( Nguồn: Phịng kế tốn)[5] Chức năng của mỗi bộ phận:
Hiện tại Phịng Tài Chính – Kế tốn của cơng ty cĩ 11 người và được phân cơng nhiệm vụ như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế tốn trưởng: Cĩ trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn trong cơng ty. Xuất phát từ vai trị kế tốn trong cơng tác quản lý nên kế tốn trưởng cĩ vị trí
KẾ TỐN TRƯỞNG KẾ TỐN THANH TỐN KẾ TỐN TỔNG HỢP PHĨ P. KẾ TỐN THỦ QUỸ KẾ TỐN XÂY LẮP KẾ TỐN DOANH THU, CƠNG NỢ KẾ TỐN VẬT TƯ (CCDC – TSCĐ) KÉ TỐN VỐN BẰNG TIỀN KẾ TỐN THUẾ KẾ TỐN C.PHÍ VÀ GIÁ THÀNH KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG
quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế tốn trưởng khơng chỉ là người tham mưu mà cịn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là các hoạt động tài chính. Thực hiện tốt vai trị kế tốn trưởng chính là làm cho bộ máy kế tốn phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn cĩ của kế tốn.
Phĩ phịng kế tốn: Là người trợ giúp trưởng phịng kế tốn trong việc hướng dẫn và kiểm ta nhân viên thực hiện theo đúng tinh thần quản lý tài chính mà Trưởng phịng kế tốn đưa ra.
Kế tốn tổng hợp: Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp, Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh, Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế tốn chi tiết và tổng hợp, Kiểm tra số dư cuối kỳ cĩ hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết, Hạch tốn thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ,cơng nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phịng cơng ty, lập quyết tốn văn phịng cty, Theo dõi cơng nợ khối văn phịng cơng ty, quản lý tổng quát cơng nợ tồn cơng ty. Xác định và đề xuất lập dự phịng hoặc xử lý cơng nợ phải thu khĩ địi tồn cơng ty, in sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phịng, tổng hợp cơng ty theo qui định. Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết. Ngồi ra, kế tốn tổng hợp cịn cĩ nhiệm vụ cập nhật thường xuyên những thay đổi trong chếđộ kế tốn hiện hành và hướng dẫn cho tồn bộ nhân viên kế tốn tại đơn vị. Thực hiện việc báo cáo cho cơ quan Nhà Nước về các loại thuế phát sinh tại cơng ty như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế chặn trừ thu hộ.
Kế tốn thanh tốn:
+ Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền: của các cổđơng, thu hồi cơng nợ, thu tiền của thu ngân hàng ngày,Theo dõi cơng nợ của cổ đơng, khách hàng, nhân viên và đơn đốc thu hồi nợ, theo dõi tiền gửi ngân hàng,theo dõi việc thanh tốn thẻ của khách hàng, quản lý các chứng từ liên quan đến thu chi.
+ Quản lý các khoản chi: Lập kế hoạch thanh tốn với nhà cung cấp hàng tháng, tuần. Chủ động liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh tốn khơng đảm bảo. Trực tiếp thực hiện nghiệp vu thanh tốn tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp như: đối chiếu cơng nợ, nhận hố đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh tốn, lập phiếu
chi. Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh tốn mua hàng ngồi…Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng.
+ Kiểm sốt hoạt động của thu ngân: Trực tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ của thu ngân.
+ Theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt: Kết hợp với thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu chi theo quy định. In báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày cho GD. Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ.
Kế tốn vốn bằng tiền:
+ Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi, tạm ứng, trả trước, thế chấp, ký cược ký quỹ. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên giữa kế tốn với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ.
+ Tổ chức thực hiện đầu đủ các quy định về chứng từ, thủ tục hạch tốn.
+ Thơng qua việc ghi chép, kế tốn cĩ thể thực hiện chức năng kiểm sốt và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chếđộ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Kế tốn chi phí và giá thành sản phẩm:
+ Phản ánh đầy đủ, kịp thời tồn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh. Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân cơng, chi phí sử dụng máy thi cơng và các chi phí dự tốn khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngồi kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng…trong sản xuất đểđề xuất những biện pháp ngăn chặn kịp thời.
+ Tính tốn hợp lý giá thành cơng tác xây lắp, các sản phẩm lao vụ hồn thành của doanh nghiệp. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch giá thành của doanh nghiệp theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình từng loại sản phẩm lao vụ, vạch ra khả năng và các biện pháp hạ giá thành một cách hợp lý và cĩ hiệu quả. Xác định đúng đắn và bàn giao thanh tốn kịp thời khối lượng cơng tác xây dựng đã hồn thành. Định kỳ kiểm kê và