CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ KHOA HỌC LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI
2.2. Quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
2.2.1.3. Ký kết hợp đồng
Khi khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đưa ra thì đại diện hợp pháp của các bên trực tiếp gặp nhau để bàn bạc, thỏa thuận, thống nhất ý chí, xác định các điều khoản của hợp đồng và cùng ký vào một văn bản. Sau khi đã đạt được thỏa thuận thống nhất, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng sau khi hợp đồng đã được phê duyệt bởi ban giám đốc công ty.
Đối với một số trường hợp, khi không thể ký kết bằng phương pháp ký trực tiếp như trên thì công ty sẽ lập dự thảo hợp đồng, trong đó đưa ra những yêu cầu về nội dung cần giao dịch và ký trước vào dự thảo hợp đồng, sau đó sẽ gửi cho phía khách hàng. Trong dự thảo sẽ ghi rõ thời hạn trả lời dự thảo hợp đồng của khách hàng. Hợp đồng sẽ có giá trị pháp lý kể từ khi bên công ty và bên khách hàng nhận được tài liệu giao dịch thể hiện sự thỏa thuận về tất cả các điều khoản chủ yếu của hợp đồng ký kết đó.
2.2.1.4. Chuẩn bị giao hàng cho người vận tải
Thông qua lịch trình và giá cước của các hãng tàu, bộ phận kinh daonh sẽ lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp và hãng tàu có giá cước tốt nhất. Sau khi lựa chọn được hãng tàu có giá cước vận chuyển hợp lý, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành gửi yêu cầu đặt chỗ đến hãng tàu để đặt chỗ. Khi nhận được lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu, thì việc đặt chỗ đã thành công.
Khi có được lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh của công ty sẽ gửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp việc gửi hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
34
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu: bộ phận gom hàng phòng vận tải quốc tế sẽ nhận các lô hàng lẻ từ chủ hàng và kiểm tra số lượng, trọng lượng, số khối, qui cách phẩm chất các lô hàng để dự kiến được số Container, loại Container cần đóng.
Ngoài ra, nếu khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan của công ty thì trên cơ sở được luật pháp cho phép, nhân viên sẽ thay mặt người xuất khẩu khai báo thủ tục hải quan.
2.2.1.5. Làm thủ tục hải quan
Công ty sẽ tiến hành các bước sau:
Đăng kí tờ khai hải quan
Làm hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu gồm:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính
Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu có): 1 bản chính
Hóa đơn xuất khẩu: 1 bản chụp (hàng xuất khẩu có tính thuế)
Bản kê chi tiết hàng hóa (nhiều chủng loại, không đồng nhất): 1 bản
chụp
Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy giới thiệu của công ty xuất
khẩu: 1 bản chính
Các giấy tờ khác (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện hoặc có quy định riêng)
Khai báo hải quan điện tử
Hiện nay Công ty Cổ Phần Giao nhận và Tiếp Vận Quốc Tế Interlogistics đang sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS 5 của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Đây là phần mềm khai hải quan mới nhất và phổ biến được nhiều công ty giao nhận hiện nay áp dụng.
Nhân viên giao nhận của công ty sẽ tiến hành khai báo các thông tin theo quy định của Hải quan như tờ khai, tờ khai trị giá, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép.... Sau đó phần mềm ECUS 5 gửi toàn bộ thông tin tờ khai và các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan tới Chi cục Hải quan. Hệ thống xử lý dữ liệu của Hải quan
35
tự động tiếp nhận và trả về kết quả của tờ khai cho doanh nghiệp: số tờ khai, kết quả phân luồng, thông báo thuế, quyết định thông quan… về cho công ty. Sau khi nhận được kết quả trả về của tờ khai, công ty Interlogistics sẽ làm các thủ tục tiếp theo trong quy trình thủ tục Hải quan điện tử.
Giới thiệu phần mềm khai hải quan điện tử ECUS 5:
Hình 2.1. Giao diện sử dụng phần mềm ECUS 5
36
Thông tin chung
Chọn mục loại hình xuất khẩu, cơ quan hải quan, mã phân loại hàng hóa, mã bộ phận xử lý tờ khai, mã hiệu phương thức vận chuyển,… một cách đầy đủ và chi tiết.
Đối với phần thông tin đơn vị xuất nhập khẩu: nhập đầy đủ thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác. Trong đó:
Người xuất khẩu: là thông tin đơn vị đang khai tờ khau xuất khẩu, thông tin
này lúc doanh nghiệp đăng ký chương trình đã có khai báo, hệ thống sẽ tự đồng điền vào
Người nhập khẩu: điền đầy đủ thông tin như mã số thuế, tên doanh nghiệp
nhập khẩu, địa chỉ. Lưu ý khi khai thông tin người xuất khẩu cần khai chữ in hoa không dấu.
Người ủy thác xuất khẩu: nếu quá trình xuất khẩu có qua công ty ủy thác thì
ghi đầy đủ các thông tin liên quan đến công ty ủy thác. Nếu không qua công ty ủy thác thì để trống
Thông tin vận đơn: điền đầy đủ thông tin về số vận đơn, số lượng kiện, tổng
trọng lượng hàng, mã địa điểm nhận hàng cuối cùng, phương tiện vận chuyển,…
Hình 2.3. Mẫu vận đơn hàng xuất
Hóa đơn thương mại: điền đầy đủ thông tin về số hóa đơn, ngày phát hành,
37 Thuế và bảo lãnh: doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức nộp thuế là có bảo lãnh hay không có bảo lãnh thuế để lựa chọn mã phù hợp. Nếu là có bảo lãnh thuế thì điền đầy đủ thông tin: mã ngân hàng bảo lãnh, năm đăng ký, ký hiệu chứng từ và số chứng từ.
Thông tin container
Hình 2.4. Mẫu thông tin container
Điền vào các thông tin địa điểm xếp hàng và danh sách container
Danh sách hàng
38
Cần ghi rõ tên hàng, mã HS theo danh danh mục hàng hóa XNK của Việt Nam, xuất xứ (nơi mặt hàng được sản xuất), lượng,… và tính thuế xuất khẩu (dựa vào biểu thuế mà Bộ tài chính bàn hành), thuế GTGT.
Kết quả khai báo
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “Khai trước thông tin tờ khai (EDA)” để gửi thông tin. Sau khi nhận thông tin trả về, doanh nghiệp tiến hàng kiểm tra thông tin có chính xác mà mình đã khai từ hệ thống. Nếu đã đúng thì tiến hành nghiệp vụ khai chính thức tờ khai (EDC).
Và tiếp tục nhấn vào “Lấy kết quả phân luồng, thông quan” và nhận về phản hồi từ Hải quan đối với tờ khai đã khai báo về lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan tờ khai.
Hình 2.6 Kết quả phân luồng hàng hóa
2.2.1.6. Giao hàng cho người vận tải
Đối với người gửi hàng :
Phòng vận tải quốc tế sẽ cấp House B/L gốc cho từng chủ hàng sau khi đã thanh toán xong các khoản phí liên quan. House B/L là giấy chứng nhận sỡ hữu hàng hóa của khách hàng và cũng là hợp đồng chuyên chở giữa khách hàng và người gom hàng.
39
Khi người nhận hàng ở cảng nhập muốn nhận được hàng phải xuất trình B/L. Để đơn giản hóa trong việc nhận hàng, người nhận hàng bên kia muốn nhận được hàng thì có thể thỏa thuận với người bán và yêu cầu người gom hàng cấp Surender B/L thay cho B/L gốc.
Đối với người chuyên chở của hãng tàu:
Phòng vận tải quốc tế sẽ tiến hành các nghiệp vụ sau:
- Đưa đơn lưu khoang (Booking note) đã điền đầy đủ thông tin và danh mục
hàng xuất khẩu (Cargo Manifest) cho người chuyên chở.
- Mượn vỏ container rỗng, nhận phiếu đóng gói (Packing list) và Seal từ hãng
tàu cấp.
- Đưa container rỗng về địa điểm qui định để đóng hàng, lập Packing list.
- Giao Packing list cho phòng thương vụ của cảng làm thủ tục, đến hải quan
đăng kí hạ bãi container và lập bảng hướng dẫn xếp hàng (Shipping order) để trên cơ sở đó lập B/L.
- Nhân viên giao nhận sẽ dựa vào kết quả phân luồng hàng hóa khi khai tờ khai hàng xuất để thực hiện các bước cần thiết đối với kết quả phân luồng trên.
Đối với tờ khai luồng xanh: In tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), chủ hàng kí tên và đóng dấu xác nhận. Mang bộ chứng từ đến hải quan. Hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hệ thống việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế và quyết định thông quan. Nhân viên hải quan sẽ đóng dấu xác nhận “Xác nhận thông quan” trên tờ khai hàng hóa, giữ lại 1 tờ khai và đưa cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai sau khi đã đóng lệ phí Hải quan.
Đối với tờ khai luồng vàng: người khai hải quan phải xuất trình, nộp
chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan để kiểm tra.
Nếu kết quả kiểm tra công ty nằm trong danh sách cưỡng chế thuế
thì nhân viên giao nhận liên lạc cho khách hàng thực hiện các thủ tục nộp thuế để thanh toán số tiền nợ của khách hàng.
40 Nếu kết quả kiểm tra phù hợp thì bên Hải quan sẽ tiến hành cập nhật kết quả vào hệ thống để kiểm tra nghĩa vụ nộp thuế và quyết định thông quan.
Đối với tờ khai luồng đỏ: người khai hải quan phải xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và hàng hóa để kiểm tra. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra.
Quy trình kiểm hóa:
Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container.
Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.
Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%,10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).
Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan
và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng.
Nếu kết quả kiểm tra chứng từ và hàng hóa phù hợp thì bên Hải
quan sẽ tiến hành cập nhật kết quả vào hệ thống để kiểm tra nghĩa vụ nộp thuế và quyết định thông quan.
Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm: 1 tờ khai và giữ lại 1 tờ khai, Hợp đồng thương mại (sao y), Invoice (bản chính), Packing list (bản chính). - Nhân viên giao nhận photo photo tờ khai hải quan điện tử và nộp tờ khai
(photo và bản gốc để kiểm tra) tại phòng hải quan thanh lý hàng xuất ở cảng. Hải quan thanh lý kiểm tra đóng xấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.
- Dựa vào vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi
41
phiếu xác nhận seal để Hải quan vào sổ tàu. Hải quan sau đó sẽ trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu
- Việc vận chuyển container ra bãi, làm thủ tục hạ bãi và đóng phí chậm nhất
là 8 tiếng (khi hàng bắt đầu xếp và phải trước giờ đóng cửa-closing time do cảng qui định).
- Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng coi như đã xong và người
gom hàng có thể lấy Master B/L.
- Lập bộ chứng từ gửi cho đại lí bên cảng nhập: giúp cho đại lí bên cảng nhập
có đầy đủ thông tin cần thiết để nhận container và giao những lô hàng lẻ lại cho người nhận.