1.3.1. Giao nhận hàng nguyên container:
Giao nhận hàng nguyên container hay giao nhận hàng FCL (Full Container Load) là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container. Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng.
Giao nhận hàng nguyên container gồm có các loại container như 20’/ 40’/ 40HC/ 45’/ 20RF/ 40RF/ 20OT (Open Top)/ 40OT/ 20GOH (Garment On Hanging)/ 40GOH. Hàng được đóng trong nguyên container 20’DC/ 40’DC hay 40’HQ.
Một số công việc khi giao nhận hàng nguyên container:
Đối với hàng xuất
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền vào Booking Note và đưa
cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với bản danh mục hàng hóa xuất khẩu (Cargo List)
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container và seal để
chủ hàng mượn
- Chủ hàng lấy Container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình, đồng thời mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch và giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, tiến hàng niêm phong kẹp chì container.
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho hãng tàu tại bãi CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu và lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) sạch
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Biên lai thuyền phó để đổi lấy
16
- Trong vòng 3 ngày kể từ ngày giao hàng xong cho người vận tải phải thông
báo kết quả giao hàng cho người mua để kịp mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu giao hàng theo FOB, FCA,..)
Đối với hàng nhập
- Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of Arrival), người nhận mang vận đơn gốc (Original Bill of Lading) và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O.
- Mang D/O đến hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm
hóa .
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý của tàu để xác nhận D/O.
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
1.3.2. Giao nhận hàng lẻ:
Giao nhận hàng lẻ, hay gọi là giao nhận hàng LCL (Less than Container Load), nghĩa là hàng xếp không đủ một container. Đây là hình thức giao nhận mô tả cách thức vận chuyển hàng hoá khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng khác. Khi đó, công ty dịch vụ giao nhận sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ (sắp xếp, phân loại và đóng chung vào container), sau đó thu xếp vận chuyển từ cảng xếp tới cảng đích. Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng (consolidation).
Trong thực tế, những lô hàng LCL trong cùng container không phải lúc nào cũng đi đến cùng một cảng đích. Nhiều khi, chúng chỉ được vận chuyển chung container trên một chặng đường nào đó, sau đó lại được dỡ ra và sắp xếp vào những container khác (reload) trước khi đi tiếp. Giao nhận theo hình hình thức này, được gọi là LCL-Coload.
Khi giao hàng lẻ LCL, người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container. Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, chủ hàng có thế gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ container. Trong chuyên trở hàng lẻ container, nếu do
17
người chuyên chở thực tế đảm nhiệm, họ sẽ ký phát cho người gửi hàng vận đơn container hàng lẻ (LCL/LCL). Vận đơn này có chức năng tương tư như vận đơn container theo cách gửi nguyên (FCL/FCL), hàng hóa được đóng tại bãi.
Một số công việc khi giao nhận hàng lẻ:
Đối với hàng xuất
- Người gửi hàng hoặc người nhận ủy thác gửi hàng mang hàng đến giao cho
người vận tải tại CFS qui định, và lấy House B/L. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Người chuyên chở hoặc người gom hàng sẽ đóng các lô hàng lẻ đó vào container sau khi đã kiểm hóa và niêm phong cặp chì.
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
Đối với hàng nhập
- Chủ hàng sẽ mang O.B/L hoặc H.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS qui định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai.
- Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
- Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 bản D/O, mang 2 D/O còn
lại tới thương vụ cảng làm phiếu xuất kho.
- Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách
riêng hàng hóa chờ Hải quan kiểm tra.
- Sau khi Hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục Hải quan”, hàng được xuất
kho ra khỏi cảng và đem về kho của chủ hàng
1.3.3. Giao nhận hàng kết hợp
Phương pháp gửi hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL. Tuỳ theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thoả thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp. Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là:
- Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)
18
Khi giao hàng bằng phương pháp kết hợp, trách nhiệm của chủ hàng và người chuyên chở cũng có sự thay đổi phù hợp. Ví dụ: Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) thì trách nhiệm của chủ gửi và người chuyên chở khi gửi như là phương pháp gửi nguyên nhưng khi nhận, trách nhiệm của chủ nhận và người chuyên chở như phương pháp gửi hàng lẻ.
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
1.4.1. Các nhân tố bên ngoài
1.4.1.1. Yếu tố tự nhiên
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển gắn liền với các điều kiện tự nhiên như thời tiết, khí hậu, thiên tai… Vì vậy những sự thay đổi các các nhân tố tự nhiên sẽ gây một ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cụ thể là tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hóa. Ngoài ra, so với các hình thức vận chuyển khác như đường bộ, đường tàu thủy, hay đường hàng không… thì vận chuyển bằng đường biển chịu ảnh hưởng nhiều nhất từ các yếu tố tự nhiên như bão lũ, sóng thần,… Những yếu tố tự nhiên có thể tác động thuận lợi cho quá trình giao nhận hàng hóa khi điều kiện tự nhiên tốt, và ngược lại nó sẽ gây một ảnh hưởng không nhỏ khi thời tiết xấu, nguy cơ hàng hóa bị đổ vỡ, mất mát… xảy ra khá cao.
Bên cạnh đó là trường hợp về sự thiếu hụt tài nguyên, nhiên liệu năng lượng trên toàn thế giới hiện nay. Trong những tháng qua, giá nhiên liệu năng lượng liên tục tăng, ảnh hưởng mạnh mẽ tới ngành vận tải, trong đó có ngành vận tải biển. Từ đó ảnh hưởng tới ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển thông qua việc các phí vận tải sẽ tăng lên.
Do những tác động trên mà các nhân tố tự nhiên sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp phát sinh giữa các bên, gồm chủ hàng, người giao nhận, hãng vận tải, người nhận hàng, bảo hiểm. Vì thế các nhân tố tự nhiên thường là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
19
1.4.1.2. Yếu tố công nghệ
Ngày nay, khoa học công nghệ tác động đến tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội và hoạt động kinh doanh giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng chịu nhiều ảnh hưởng từ sự phát triển của khoa học công nghệ. Cụ thể, nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin, giúp cho các doanh nghiệp kinh doanh giao nhận có thể liên lạc với khách hàng qua nhiều hình như thư điện tử, mạng xã hội… giúp cho doanh nghiệp giảm bớt các chi phí đi lại, dễ dàng xúc tiến các hoạt động thương mại với khách hàng. Ngoài ra, sự phát triển của khoa học công nghệ vào các hoạt động vận tải hàng hóa, kho vận,… cũng tác động đến hoạt động kinh doanh giao nhận của công ty. Một doanh nghiệp kinh doanh giao nhận mà biết áp dụng khoa học công nghệ vào trong hoạt động kinh doanh của mình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí và đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
1.4.1.3. Tỷ giá hối đoái
Tỷ giá hối đoái tác động trực tiếp đến kim ngạch xuất khẩu và cơ cấu hàng xuất khẩu. Khi tỷ giá thay đổi sẽ làm cho giá trị hàng hóa của các quốc gia có hoạt động thương mại với nhau thay đổi theo. Tỷ giá hối đoái sẽ tác động đến hoạt động của các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận, vì khi đó công ty phải thay đổi các loại giá cước đối với khách hàng cho phù hợp, từ đó tác động đến hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Nếu giá cước điều chỉnh không hợp lý, hay quá cao do ảnh hưởng của tỷ giá thì sẽ làm ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của các bên.
1.4.1.4. Đối thủ cạnh tranh
Cùng với sự phát triển của ngành kinh doanh giao nhận toàn cầu, hiện nay số lượng các công ty tham gia kinh doanh hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển xuất hiện ngày càng nhiều, cả trong và ngoài nước.
Điều này sẽ tạo nên mặt tích cực là nó sẽ giúp cho các công ty trong nước, hoặc mới thành lập học hỏi được các kinh nghiệm từ các đối thủ cạnh tranh đi trước. Đồng thời sự cạnh tranh giữa các công ty giao nhận với nhau thúc đẩy dịch vụ của các công ty phải ngày càng hoàn thiện hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
20
Tuy nhiên, việc xuất hiện nhiều các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là các công ty giao nhận có tên tuổi trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu làm lợi nhuận của các công ty còn lại sẽ bị ảnh hưởng, thậm chí có trường hợp phải bị sát nhập hoặc phá sản.
1.4.2. Các nhân tố bên trong
1.4.2.1. Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực đối với một công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận là một yếu tố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của công ty. Bộ phận nhân sự từ các cấp quản lý cho đến đội ngũ nhân viên các phòng ban đều có ảnh hưởng rất lớn đến kết quản hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu các thành viên của công ty đều có trình độ, kinh nghiệm và khả năng đánh giá, năng động, có mối quan hệ tốt với bên ngoài thì sẽ giúp công ty đẩy mạnh doanh thu, tăng lợi nhuận, nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng.
Ngược lại, nếu nguồn nhân lực trong công ty không được đào tạo kĩ lưỡng và không có trình độ tốt sẽ làm cho năng lực của công ty đi xuống một cách nhanh chóng. Vì vậy muốn đảm bảo được các điều nay, yêu cầu các doanh nghiệp cần có sự lựa chọn và tuyển chọn nguồn nhân lực thật kỹ, đồng thời luôn tổ chức đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên mình.
1.4.2.2. Cơ sở vật chất
Đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh giao nhận, cơ sở hạ tầng và trang thiết bị cũng rất quan trọng, như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hóa, các hệ thống mã vạch, các thiết…
Một cơ sở vật chất tốt, đầy đủ, hiện đại sẽ giúp cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận tiết kiệm được các chi phí thuê ngoài, phục vụ tốt cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng, qua đó thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, và thu về nguồn doanh thu lớn cho công ty. Đồng thời với cơ sở hạ tầng tốt và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận tốt hơn
21
với nhu cầu của khách hàng và có thể duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài trong việc sử dụng các dịch vụ giao nhận mà công ty đang cung cấp.
1.4.2.3. Nguồn lực tài chính
Một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển được coi là mạnh phải là một doanh nghiệp có tiềm lực mạnh về tài chính. Bởi có tiềm lực mạnh về tài chính thì mới có khả năng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng cơ sở vật chất, hạ giá thành các dịch vụ, chi trả các chi phí… để duy trì và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển thì các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thuê ngoài khá lớn. Việc có một nguồn lực tài chính tốt sẽ giúp công ty đứng vững và tiếp tục phát triển lâu dài. Ngoài ra, tiềm lực mạnh về tài chính còn có khả năng giúp cho doanh nghiệp tăng cường các hoạt động marketing, các chính sách phục vụ khách hàng…
Ngược lại, nếu doanh nghiệp giao nhận khó khăn về tài chính thì dù cho có khả năng về chuyên môn, kỹ thuật, quản lý thì doanh nghiệp giao nhận cũng khó có thể tạo lập, duy trì và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường.
1.4.2.4. Hoạt động marketing
Muốn thành công trong hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, các doanh nghiệp cần đặt vấn đề hoạt động marketing của công ty mình lên hàng đầu. Hoạt động marketing trong doanh nghiệp gồm việc cần tìm hiểu cặn kẽ thị trường, về những nhu cầu và mong muốn của khách hàng, về nghệ thuật ứng xử trong kinh doanh giao nhận để từ đó có thể đưa ra các chiến dịch marketing phù hợp nhằm đưa các sản phẩm dịch vụ của mình đến với khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Trong một môi trường kinh doanh giao nhận đầy tính cạnh tranh quyết liệt như ở Việt Nam hiện nay, cuộc chay đua giành khách hàng giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày càng quyết liệt, khi không chỉ có sự góp mặt của các công ty giao nhận trong nước mà còn là các công ty giao nhận nước ngoài. Một hoạt động marketing tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp vượt lên trên các đối thủ của mình trong
22
việc tiếp cận khách hàng nhằm thuyết phục họ sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp một cách lâu dài và vững bền.
Ngược lại, một doanh nghiệp giao nhận mà có hoạt động marketing không tốt sẽ làm cho khách hàng quay lưng lại đối với các sản phẩm dịch vụ của mình, đồng thời sẽ làm giảm đi tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường giao nhận.
1.5. Bài học kinh nghiệm của một số công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
1.5.1. Tập đoàn FedEx
FedEx là một trong những tập đoàn lớn nhất thế giới trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Để có được thành công như ngày hôm nay, FedEx đã thực hiện nhiều chiến lược, kế sách đối phó với từng đối thủ, đưa ra những giải pháp, hướng phát triển mới giúp FedEx không những giữ được vị thế tiên phong mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh, bảo đảm thực hiện đúng những yêu cần của các đối tác.
Một số bài học kinh nghiệm được đúc kết trong quá trình xây dựng và phát triển công ty mà các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa có thể học hỏi từ FedEx là:
Chiến lược đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ
FedEx luôn cố gắng tạo nên một danh mục đa dạng các hoạt động về dịch vụ