- Phương pháp thu thập thông tin số liệu:
2.3.2.Phân công công việc và đánh giá việc thực hiện công việc
Chương 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC TRONG DOANH NGHIỆP
2.3.2.Phân công công việc và đánh giá việc thực hiện công việc
2.3.2.1. Phân công công việc
Phân công công việc là việc giao cho ai đó chịu trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc nào đó.
Doanh nghiệp cần phải thực hiện việc phân tích công việc và thiết kế công việc trước khi giao trách nhiệm công việc cho người lao động.
Thứ nhất là Bản mô tả công việc
Thứ hai là Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện Thứ ba là Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tạo điều kiện cho người lao động hoàn thành nhiệm vụ
Ngoài ra doanh nghiệp cần tạo thêm điều kiện để người lao động có thể hoàn thành tốt nhất công việc được giao của mình, như:
Tổ chức nơi làm việc cho người lao động: Đây là một hoạt động quan trọng của tổ chức lao động khoa học, đặc biệt ngày nay với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật và tiến bộ xã hội thì các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến hoạt động kinh doanh của mình mà còn phải quan tâm đến người lao động, sức khỏe, tâm tư, nhu cầu, nguyện vọng…của họ. Cách bố trí, tổ chức nơi làm việc cho người lao động phải làm sao hài hòa giữa không gian của doanh nghiệp, với yêu cầu tính chất công việc mà doanh nghiệp đang thực hiện, đồng thời phải hài hòa giữa các nhân viên với nhau trong phòng ban, đơn vị. Đầu tư trang thiết bị làm việc cho người lao động trong khả năng điều kiện doanh nghiệp cho phép, tuy vậy các trang thiết bị này cũng phải đáp ứng được yêu cầu, đòi hỏi thiết yếu của công việc.
Trong doanh nghiệp việc phân công đúng người đúng việc là một việc làm rất quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì việc phân công công việc là việc giao quyền quyết định thực hiện cho đối tượng người lao động với từng công việc cụ thể, nếu việc phân công không chính xác không phù hợp với trình độ chuyên môn thì không thể tạo động lực cho người lao động mà còn gây ra những tổn thất không đáng có. Công việc giao cho người lao động mà cao hơn khả năng họ có thể cố gắng đáp ứng thì gây cho người lao động cảm giác chán nản, áp lực và họ luôn trong tình trạng căng thẳng mệt mỏi và không muốn cố gắng vì sự cố gắng không mang lại kết quả như họ mong đợi do đòi
hỏi của công việc quá lớn. Còn với những công việc đơn giản không cần đòi hỏi trình độ học vấn, sự hiểu biết cao mà lại giao cho những người có kiến thức và chuyên môn thì sẽ làm cho nản và nhạt nhẽo không có sự tập chung cho công việc, làm giảm tinh thần học hỏi và sáng tạo của người lao động trong công việc và cống hiến ý tưởng sự sáng tạo cho doanh nghiệp.
Việc phân công công việc chính xác, đúng người đúng việc sẽ thúc đẩy khả năng làm việc của người lao động. Khi người lao động được phân công công việc đúng với khả năng thực hiện, đúng với chuyên môn được đào tạo sẽ tạo ra sự phấn đấu, hăng say với công việc mà họ đảm nhận. Sẽ tránh được sức ép quá lớn từ công việc làm cho người lao động thấy chán nản, làm việc thiếu trách nhiệm và sẽ tìm cách chống đối, kết quả thực hiện công việc sẽ không đạt được hiệu quả. Để phân công công việc trở thành công cụ có hiệu quả trong công tác tạo động lực lao động trước hết cần xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động thông qua các bảng mô tả và thực hiện công việc;
Sự quan tâm kèm cặp và nhìn nhận của cấp trên: Yếu tố này rất cần thiết cho các doanh nghiệp trong quá trình tạo điều kiện cho người lao động làm việc. Đây là công việc có ý nghĩa thúc đẩy lao động. Con người có xu hướng lười biếng theo thời gian, nếu không được thúc đẩy thì họ sẽ không làm việc hoặc chỉ làm việc mà anh ta thích. Điều này không mâu thuẫn với nhu cầu người nhân viên muốn nhận lấy trách nhiệm để tự thể hiện mình. Thúc đẩy ở đây không có nghĩa là ép buộc mà người lao động cảm giác như mình bị “soi mói”, xét nét. Sẽ gây ra tâm lý không thoải mái trong lao động, gây ảnh hưởng đến cách thực hiện công việc và kết quả công việc, nhiệm vụ được giao.
2.3.2.2. Đánh giá thực hiện công việc của người lao động
Đánh giá thực hiện công việc là việc làm cần thiết sau khi công việc giao cho người lao động kết thúc. Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu
là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với kết quả thực hiện công việc của người lao động.
Đánh giá thực hiện công việc có rất nhiều vai trò đối với hoạt động của doanh nghiệp:
+ Là định hướng của các hoạt động về nguồn nhân lực. + Đánh giá việc thực hiện công việc của người lao động.
+ Cung cấp các thông tin về sự phát triển trong công việc của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
+ Giúp cho doanh nghiệp đánh giá được các cá nhân có thành tích tích cực trong lao động.
Có thể đánh giá công tác thực hiện công việc của người lao động theo nhiều phương pháp khác nhau, cụ thể:
+ Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo thang đo đánh giá đồ họa. + Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo danh mục kiểm tra. + Phương pháp đánh giá thực hiện công việc bằng sự kiện quan trọng. + Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo hành vi.
+ Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo bảng tường thuật.
Đánh giá đúng mức việc thực hiện công việc của người lao động sẽ giúp tạo thêm động lực lao động. Vì đánh giá đúng sẽ kích thích tinh thần cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao, đánh giá đúng với khả năng làm việc, công sức cống hiến sẽ là nguồn động lực lớn thúc đẩy người lao động hăng say làm việc hơn. Đánh giá không chính xác không đúng khả năng lao động sẽ gây ra tâm lý hoang mang, chán nản cho người lao động. Đánh giá thực hiện công việc giúp cho nhà quản trị có căn cứ để quyết định các vấn đề như chính sách tiền lương, tiền thưởng hỗ trợ thêm cho người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác được giao.
Doanh nghiệp nên đánh giá thường xuyên và công bằng mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động, từ đó giúp họ làm việc tốt hơn. Xây dựng các tiêu chuẩn, chỉ tiêu đánh giá sao cho phù hợp với tính chất công việc mà người lao động đang gắn bó thực hiện. Cách đánh giá phải công tâm chuẩn xác, làm được như vậy doanh nghiệp mới tạo được động lực cho người lao động cho công việc.
Trên thực tế, việc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc không phải là dễ dàng. Doanh nghiệp cần phải đánh giá đúng, chính xác mức độ thực hiện công việc của người lao động vì chỉ có đánh giá đúng mới tạo ra động lực cho người lao động. Để có thể đánh giá đúng và chính xác thì doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống đánh giá với các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với tính chất, đặc trưng của từng ngành hoạt động kinh doanh cụ thể. Có hai cách thường được áp dụng trong các doanh nghiệp để xây dựng tiêu chuẩn:
+ Chỉ đạo tập trung: trong cách này, người lãnh đạo bộ phận viết các tiêu chuẩn và phổ biến cho người lao động để thực hiện.
+ Thảo luận dân chủ: trong cách này, người lao động và người quản trị lao động cùng ngồi bàn bạc và thống nhất với nhau các chỉ tiêu, tiêu chuẩn để thực hiện công việc.
Trong quá trình xây dựng hệ thống chỉ tiêu, tiêu chuẩn đánh giá việc thực hiện công việc các nhà quản trị của doanh nghiệp cần phải tránh các lỗi thông thường do quan điểm cá nhân tạo nên trong quá trình hoạch định ra các chỉ tiêu đánh giá. Chỉ tiêu đánh giá cần mang tính phù hợp, tính nhạy cảm, phải có sự đồng thuận cao của người sử dụng lao động và những người thực hiện lao động.