7. Kết cấu của luận văn
2.2.2.4. Quản trị quan hệ nhà cung cấp
Nhà cung cấp là nhân tố quan trọng trong việc cung cấp các yếu tố đầu vào của chuỗi cung ứng nhân điều. Trong tình hình toàn ngành khan hiếm nguyên liệu thì mối quan hệ với nhà cung cấp cần có sự liên kết chặt chẽ trên cơ sở đảm bảo quyền lợi giữa các bên. Nhà cung ứng phải cam kết giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp lý. Một nhà cung ứng nguyên liệu tốt là một tài nguyên vô giá, bởi chính nhà cung ứng đó sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của Công ty. Đánh giá hoạt động cung ứng các yếu tố đầu và mối quan hệ với nhà cung cấp thông qua bảng câu hỏi được kết quả như sau:
- Về mối quan hệ nhà cung cấp: nhìn chung đa số nhà cung ứng đầu vào của Công ty chủ yếu là cung cấp nguyên liệu hạt điều. Hình thức giao dịch và tiếp xúc tạo mối quan hệ giữ nhà cung cấp với Công ty chủ yếu là qua sự giới thiệu của bạn bè hoặc nhà môi giới là những người cùng hoạt động kinh doanh trong ngành. Đây là hình thức phổ biến và những nhà cung ứng này đều là những doanh nghiệp hoặc đại lý có mối quan hệ làm ăn lâu năm với Công ty. Thông qua các mối quan hệ này, Công ty có thể mở rộng mạng lưới nhà cung cấp đáp ứng cho nhu cầu nguyên liệu hằng năm.
- Về mặt hàng nguyên liệu cung cấp: chủ yếu là hạt điều khô vì sau khi thực hiện mua bán và tính tỷ lệ thu hồi, Công ty có thể đưa vào sản xuất ngay, đáp ứng kịp thời cho khâu sản xuất mà không cần phơi khô và kiểm tra định mức như mua hạt điều tươi. Về mặt hàng điều nhân thì nhân điều xô được Công ty ưu tiên mua nhiều hơn đối với nhân thành phẩm, mặc dù sau khi mua nhân điều xô về phải thực hiện tiếp một công đoạn nữa là phân loại thành phẩm, tốn nhiều thời gian và chi phí nhân công, nhưng sẽ đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật của khách hàng và các khâu bảo quản chất lượng thành phẩm được tuân thủ đúng quy trình, đảm bảo chất lượng khi giao hàng.
- Về khả năng cung ứng: vì đây là những nhà cung cấp uy tín có thời gian dài thực hiện giao dịch với Công ty nên đối với các đơn hàng dưới mức tối thiểu hoặc đơn hàng trong trường hợp khẩn vẫn được họ sẵn sàng hỗ trợ thực hiện. Thông thường trong những trường hợp này, bên cạnh những thỏa thuận về giá và các điều kiện khác thì phía bên người mua là Công ty sẽ chịu chi phí vận chuyển và bốc xếp hàng hóa. Với sự giúp đỡ của nhà cung cấp đã giúp Công ty trong các trường hợp cần gấp nguyên liệu cũng như đối với nhân thành phẩm nhằm đáp ứng kịp thời trong quá trình
thực hiện những đơn hàng đến hạn. Khả năng cung cấp của các doanh nghiệp/ đại lý dao động từ 40 – 100 tấn, đáp ứng được năng lực sản xuất trung bình của Công ty là 50 tấn nguyên liệu/ngày. Điều này cũng cho thấy năng lực, khả năng thu mua và đáp ứng của các đại lý này là rất cao, vì vào những vụ thời tiết không thuận lợi thì khả năng thu gom với số lượng lớn là rất khó. Thông thường nguồn nguyên liệu đều được các nhà cung ứng dự trữ sẵn trong kho. Điều này thuận tiện cho cả hai bên trong việc mua bán bất cứ thời gian và nhu cầu đặt hàng. Tuy nhiên, do hạt điều là mặt hàng nông sản và mỗi một doanh nghiệp sẽ có cách bảo quản với cách thức sử dụng thuốc phun trùng và điều kiện lưu kho khác nhau, đòi hỏi khi mua hàng trong kho dự trữ sẵn của nhà cung cấp, nhân viên thu mua phải tiến hành kiểm tra chất lượng và cắt mẫu thu hồi phải thực hiện nghiêm túc. Với ưu thế là người mua lâu năm và thường xuyên đặt hàng với số lượng lớn, nên đối với những đại lý lớn, Công ty thường được hưởng những chính sách ưu đãi về giá mà thông thường là ưu đãi trong tỷ lệ giảm phí. Thường thì tỷ lệ là 15 đồng/kg – 17 đồng/kg đối với các đơn hàng lớn. Điều này cũng góp phần giảm chi phí thu mua đầu vào trong hoạt động kinh doanh.
- Về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng: hiện nay ngành điều áp dụng khá nhiều tiêu chuẩn và mỗi tiêu chuẩn có một cách phân loại cũng như đánh giá chất lượng khác nhau. Mỗi doanh nghiệp kinh doanh tùy thuộc vào quy mô hoạt động, năng lực kinh doanh sẽ chọn cho mình một tiêu chuẩn để áp dụng. Nhưng thông thường, trừ những doanh nghiệp lớn như Công ty áp dụng theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO hoặc AFI thì đại đa số các doanh nghiệp/ đại lý vừa và nhỏ thường áp dụng tiêu chuẩn cơ sở vì đây đều là những tiêu chuẩn cơ bản trong hoạt động ngành điều. Có thể nói việc áp dụng nhiều tiêu chuẩn nhưng không đồng nhất cũng là một trong những khó khăn trong hoạt động thu mua nguyên liệu.
- Về dịch vụ giao nhận hàng: hiện nay, đa số trong khâu giao nhận hàng nguyên liệu cũng như thành phẩm thường được tiến hành tại kho của bên mua. Tức là nhà cung cấp sẽ dùng phương tiện vận tải của mình, vận chuyển hàng hóa đến kho của bên mua, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu và chịu chi phí vận chuyển, do chi phí này đã được tính vào giá mua. Đây là một đặc trưng trong hoạt động giao nhận điều thô, do khâu kiểm tra nguyên liệu yêu cầu chặt chẽ phải được thực hiện tại kho bãi bên mua, để thuận tiện cho việc kiểm hàng, cắt mẫu tính tỷ lệ thu hồi và nhập kho. Thông
thường đối với những lô hàng tốt thì thời gian hoàn tất việc kiểm tra và lấy mẫu mất khoảng 1 ngày, sau đó tiến hành nhập kho để bảo quản ngay, vì nếu để lâu hàng sẽ bị khô và chất lượng sẽ thay đổi. Thời gian giao nhận hàng trung bình thường từ 2 – 4 ngày, tùy thuộc vào số lượng đơn hàng. Việc kiểm tra hàng mẫu sẽ được thực hiện đối với từng lô, từng chuyến trong suốt quá trình giao nhận. Mặt khác, quá trình kiểm tra mẫu tuy chặt chẽ, nhưng để phòng ngừa những sai sót trong quá trình kiểm tra cũng như những sự cố phát sinh thì thời gian phản hồi sự cố thường từ 1 – 3 ngày.
- Về hình thức thanh toán: Công ty áp dụng với các nhà cung cấp là thanh toán sau khi giao hàng. Đối với các đơn hàng có số lượng lớn sẽ tạm ứng trước và hoàn tất việc thanh toán sau khi giao nhận. Việc cho các nhà cung cấp tạm ứng cũng là hình thức mà Công ty hỗ trợ vốn, vừa giúp đỡ nhà cung cấp có vốn để tìm nguồn hàng kịp thời, vừa thể hiện sự hợp tác cùng phát triển trong mối quan hệ với nhà cung ứng. Những đơn hàng có khối lượng lớn, Công ty cũng được hưởng các ưu đãi về thời hạn thanh toán, tức là có thể thanh toán chậm sau khi giao nhận hàng hóa xong vài ngày. Hiện nay thì đa số các nhà cung cấp mà Công ty tiến hành thu mua đều là những doanh nghiệp có kinh doanh nhiều mặt hàng nông sản khác như bắp, mì lắt, hạt tiêu và chỉ có những Công ty lớn mới có cơ sở chế biến hạt điều. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong công tác thu mua nguyên liệu hỗ trợ quá trình chế biến.
Việc lựa chọn nhà cung ứng và quản lý được nhà cung ứng là điều kiện tiên quyết giúp Công ty có được sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý. Để nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, Công ty thông qua các hoạt động nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp như:
- Ban quản trị dành thời gian gặp gỡ trực tiếp, thường xuyên liên lạc với nhà cung cấp những thay đổi trong nhu cầu hàng nguyên liệu. Đồng thời hợp tác, chia sẻ thông tin thị trường trên cơ sở đảm bảo lợi ích, nhằm tăng cường khả năng tạo ra các nguồn lợi nhuận mới cho các bên. Thu thập ý kiến đánh giá của nhà cung cấp sau khi kết thúc hợp đồng, thường xuyên tổ chức gặp mặt nhà cung cấp thông qua hội nghị hàng năm.
- Lưu trữ và thường xuyên kiểm tra thông tin, số lượng đơn hàng, khả năng cung ứng hàng, chất lượng hàng hóa… của nhà cung cấp nhằm so sánh và chọn lựa những nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu nguyên liệu cho Công ty.
- Mời chào giá cạnh tranh và đấu thầu đối với các nhà cung cấp (cung cấp vật liệu, công cụ dụng cụ, dịch vụ vận chuyển…) nhằm tìm ra những nhà cung cấp có giá thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng kỹ thuật và thời gian giảo hàng cho Công ty.
- Không ngừng nâng cao kỹ năng chuyên môn và đào tạo nghiệp vụ cho Bộ phận thu mua vì đây là lực lượng trực tiếp tham gia vào quá trình tìm kiếm nguồn hàng và cung ứng nguyên liệu cho Công ty. Đồng thời, sự mật thiết trong mối quan hệ nhà cung cấp – Công ty cũng dựa trên mối quan hệ nhà cung cấp – bộ phận thu mua nên việc quản lý tốt bộ phận này, tránh gian lận thương mại trong mua bán cũng giúp Công ty ổn định nguồn nguyên liệu đầu vào.
- Tạo sự tín nhiệm với các nhà cung cấp bằng cách nhận hàng và thanh toán đầy đủ, đúng hạn. Hỗ trợ tài chính cho một số nhà cung cấp như ứng trước tiền hàng, chia sẻ chi phí vận chuyển vào những vụ trái mùa…
Việc tìm đối tác cung ứng theo hướng cùng hợp tác cùng có lợi và duy trì hệ thống chân rết nhà cung ứng tin cậy, ổn định cũng là một trong những cách thức xây dựng chuỗi cung ứng thành công. Mối quan hệ nhà cung cấp – Công ty bền vững sẽ góp phần tăng cường hiệu quản cho hoạt động của các mắt xích khác trên toàn chuỗi.