7. Kết cấu của luận văn
2.2.2.3. Quá trình mua hàng
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định chủng loại hàng cần mua, mua của ai, số lượng và giá cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi lặp lại và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Ngoài ra, chi phí cho công tác mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí kinh doanh, nên việc giảm bớt chi phí có liên quan đến các yếu tố đầu vào là điều kiện quan trọng để tăng lợi nhuận cho Công ty. Các yếu tố đầu vào trong chuỗi cung ứng tại Công ty gồm: nguyên liệu (chủ yếu là hạt điều thô), công cụ và vật liệu phụ (bao bì, thau, rổ, cân, dao cắt,…), thuốc phun trùng, phụ tùng thay thế, nhiên liệu… và được mua ngoài toàn bộ. Đây là những thành tố quan trọng trong yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất sản phẩm tại Công ty.
Hình 2.4. Quá trình mua hàng tại Công ty
(Nguồn: Công ty Cổ phần LAFOOCO)
Quá trình mua hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu. Với năng lực sản xuất trung bình 25.000 tấn nguyên liệu/năm kết hợp tình hình dự trữ và số lượng hợp đồng mà nhu cầu nguyên liệu được xác định cụ thể theo từng quý nhằm ổn định sản xuất. Hoạch định nhu cầu sẽ giúp Công ty tránh được tình trạng thiếu nguyên liệu, dẫn đến gián đoạn quá trình sản xuất. Bên cạnh nguồn cung nguyên liệu trong nước, hàng năm Công ty phải nhập khẩu một lượng lớn nguyên liệu từ nước ngoài, có trường hợp một số doanh nghiệp cung ứng từ các quốc gia Châu Phi trì hoãn việc giao nguyên liệu để ép giá, hoặc giao hàng không đúng yêu cầu chất lượng. Các rào cản về văn hóa, chính
Xác định nhu cầu Lựa chọn nhà cung cấp Đàm phán ký kết hợp đồng Đặt hàng và kiểm tra giao nhận Thanh toán
trị, địa lý cũng ảnh hưởng lớn đến nguồn cung nguyên liệu. Qua đó, có thể thấy việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng.
Tại Công ty, các nhà cung cấp nguyên liệu chủ yếu là các đối tác truyền thống có mối quan hệ làm ăn lâu năm. Tuy nhiên, Công ty luôn tìm kiếm những nhà cung cấp mới như thông qua sự giới thiệu của các Công ty trong và ngoài ngành, hội chợ, hội nghị khách hàng… Trước khi chọn lựa, bộ phận kinh doanh và Ban giám đốc phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của nhà cung cấp trong việc cung ứng nguyên liệu. Việc lựa chọn nhà cung ứng dựa vào những tiêu chuẩn về chất lượng hàng, khả năng tài chính, uy tín nhà cung cấp, khả năng sẵn sàng cung cấp và đáp ứng yêu cầu của Công ty. Khi đã chọn được nhà cung cấp, bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm trước Công ty tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng dựa trên cơ sở chủ trương của Ban giám đốc và sự thống nhất với nhà cung cấp về giá cả, số lượng, chất lượng và những điều kiện liên quan đến việc mua hàng. Việc kiểm tra trong quá trình giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng. Sau khi hoàn tất việc ký kết hợp đồng và thực hiện các thỏa thuận thương mại thì nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng. Thông thường, hàng nguyên liệu sẽ được giao nhận tại kho của Công ty để thuận tiện cho việc kiểm tra giao nhận hàng.
Đối với hàng nguyên liệu thì tất cả các lô hàng khi đến Công ty đều được kiểm tra đạt yêu cầu mới nhập kho. Việc kiểm tra được tiến hành theo thứ tự: xem xét hồ sơ lô hàng và chỉ nhập kho các lô hàng khi đầy đủ các yếu tố về nguồn gốc xuất xứ và đạt kiểm tra cảm quan. Để kiểm tra các chỉ tiêu cảm quan, lý hóa và khối lượng tịnh, nhân viên thu mua tiến hành lấy mẫu kiểm tra. Số lượng mẫu lấy kiểm tra là 10% trọng lượng lô hàng và lấy ngẫu nhiên ở bốn vị trí bất kỳ nào của lô hàng. Nguyên liệu từ các bao được đổ trên nền mặt phẳng khô, sạch. Trộn đều hàng và lấy mẫu trung bình theo phương pháp chia bốn lấy đường chéo rồi nhập thành 2 phần bằng nhau. Sau đó, trộn đều và lấy một lượng mẫu chung cho cả lô khoảng 20kg hoặc nhiều hơn. Mẫu nguyên liệu được chia thành 02 phần: một phần để xác định các chỉ tiêu: số hạt/kg, độ ẩm, lượng tạp chất/1kg và tỷ lệ nổi. Một phần lưu lại để đối chứng và làm cơ sở kiểm tra cho toàn bộ lô hàng sau khi chế biến. Mẫu này được lưu cho cả hai bên mua và bán và có dấu niêm phong của người lấy mẫu. Nếu trong quá trình kiểm tra và lấy mẫu không đạt được thỏa thuận hai bên thì tiến hành kiểm tra và lấy mẫu lại với tỷ
lệ mẫu là 20% khối lượng lô hàng. Nếu tiến hành kiểm tra mà vẫn chưa thống nhất được tỷ lệ chung thì có thể tiến hành kiểm tra từng bao nếu cần thiết.
Thông thường, đối với tính số hạt điều cho 1kg thì cân chính xác 4kg từ mẫu thử rồi tiến hành đếm tổng số hạt, sau đó tính kết quả trung bình cho tổng số hạt/1kg, riêng đối với hàng W320 thì cân 5kg từ mẫu nguyên liệu. Sau đó, bộ phận thu mua sẽ tiến hành cắt lấy mẫu nguyên liệu của từng lô dưới sự giám sát của đại diện bên nhà cung cấp và KSC. Nếu hàng đạt đúng các yêu cầu theo thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên thì sẽ tiến hành giao nhận hàng. Đối với nguyên liệu nhập khẩu thì hàng sẽ được giám định và cắt mẫu bởi đại diện của Vinacontrol.
Hạt điều khô sau khi kiểm tra số lượng, nếu đúng theo hợp đồng sẽ nhập kho và xếp theo lô của từng loại gồm: loại lớn (160 – 190 hạt/kg), loại trung bình (190 – 220 hạt/kg) và loại nhỏ (220 – 250 hạt/kg). Với hạt điều tươi thì hạt phải có màu xanh lá cây hoặc màu trắng và cũng gồm có 3 loại: loại lớn (150 – 180 hạt/kg), loại trung bình (180 – 210 hạt/kg) và loại nhỏ (210 – 220 hạt/kg). Yêu cầu độ ẩm của hạt dưới 17%, tạp chất không được lẫn quá 5%, tỷ lệ nổi của hạt dưới 15% tính theo số hạt và trọng lượng trung bình 160 - 180 hạt/kg.
Hình 2.5. Phơi điều nguyên liệu
(Nguồn: Công ty Cổ phần LAFOOCO)
Sau khi kiểm tra định mức, hạt điều sẽ được mang đi phơi nắng to khoảng 3 – 4 ngày trên sân bê tông, xi măng sạch để độ ẩm đạt 10 – 11%, tỷ lệ lẫn tạp chất dưới 1%, số hạt/kg dưới 200 hạt, tỷ lệ nổi dưới 17% và tỷ lệ thu hồi nhân từ 31% trở lên thì lưu kho 7 – 10 ngày nhằm điều hòa độ ẩm sau khi phơi. Trong quá trình phơi loại bỏ các hạt lép, hạt sâu và phơi cho đến đến khi hạt chuyển sang màu cánh gián hoặc xám
trắng thì đóng vào bao và mang vào bảo quản trong kho theo từng lô riêng biệt, chờ đưa vào sản xuất. Nguyên liệu không đạt yêu cầu sẽ phản hồi cho nhà cung cấp. Hạt điều thô đáp ứng đúng các tiêu chuẩn chất lượng thì thời gian bảo quản lâu (tối đa 12 tháng) nhưng trung bình sau 7 – 8 tháng, hạt nguyên liệu nếu không được chế biến sẽ hóa sâu làm giảm chất lượng hạt.
`
Hình 2.6. Quy trình kiểm soát hàng nhập kho tại Công ty
(Nguồn: Công ty Cổ phần LAFOOCO)
Nhà cung cấp
Giao hàng
Cắt mẫu nguyên liệu
Xếp hàng theo lô Nhập kho Phơi Hạt tươi Kiểm tra số lượng Hạt khô Đạt yêu cầu Đạt yêu cầu Không đạt yêu cầu Không đạt yêu cầu Kiểm tra định mức