7. Kết cấu của luận văn
2.2.4. Hàng tồn trữ
Hàng tồn trữ là một bộ phận của tài sản lưu động, chiếm giá trị lớn và có vị trí quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với Công ty, việc quản lý tốt hàng tồn trữ giúp đảm bảo nguồn nguyên liệu cho sản xuất, cung ứng kịp thời nhu cầu cho sản xuất với chi phí tồn trữ thấp nhất. Hoạt động tồn trữ chủ yếu tại Công ty gồm: tồn trữ nguyên liệu điều thô, công cụ dụng cụ và nhân điều thành phẩm.
Bảng 2.14. Bảng phân tích giá trị hàng tồn trữ
ĐVT: nghìn đồng
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Gía trị hàng tồn trữ 108.513.501 40.032.938 89.995.866 Tổng nguồn vốn 235.746.010 188.794.004 240.187.458 Tỷ lệ hàng tồn trữ/Tổng nguồn vốn (%) 46,03 21,20 37,47
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty Cổ phần LAFOOCO)
Tỷ lệ hàng tồn trữ của Công ty chiếm tỷ lệ khá cao trong giai đoạn 2012 – 2014 và cao nhất trong năm 2012 (46,03%), là do Công ty hoạt động theo mô hình kinh doanh thu mua nguyên liệu dự trữ để sản xuất đến giáp vụ. Lượng hàng tồn kho 2012 cao làm tránh nguy cơ thiếu hàng, có thể đưa nguyên liệu vào sản xuất bất cứ khi nào có đơn đặt hàng, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng, nhưng khi thị trường tiêu thụ điều nhân và giá điều nguyên liệu đột ngột giảm mạnh từ quý IV/2011 (giá mua trung bình 30.835 đồng/kg) kéo dài đến cuối năm 2012 (trung bình 23.500 đồng/kg), làm ứ đọng lượng nguyên liệu tồn kho. Việc tiêu thụ lượng hàng tồn kho này tương đối khó, do hàng để lâu nên tỷ lệ hạt bị vỡ cao. Số nguyên liệu này được chuyển sang sản xuất trong năm 2012. Từ năm 2013, Công ty thay đổi mô hình hoạt động theo hướng không dự trữ nguyên liệu. Thu mua nguyên liệu thô tập trung vào chất lượng, không phát triển quy mô nên mức tồn kho tương đối thấp, tăng hiệu quả sử dụng vốn nhưng với các đơn hàng số lượng lớn, nguồn cung nguyên liệu đáp ứng không kịp thời nhu cầu làm ảnh hưởng đến uy tín Công ty.
(1) Đối với tồn kho nguyên liệu, sau khi hoàn tất việc kiểm tra sẽ được lưu kho bảo quản. Hàng nguyên liệu chứa trong các bao (khối lượng tịnh 60 – 70kg/bao) và xếp theo lô. Mỗi lô được đặt trên pallet gỗ cách tường 10 - 15cm, khoảng cách giữa các lô 40cm để bao không tiếp đất hoặc gần tường nhằm tránh ẩm mốc. Trên mỗi lô hàng ghi rõ thông tin về tên sản phẩm, số lô, ký hiệu, nguồn gốc, ngày thu mua, ngày
nhập kho, số lượng và cấp chất lượng (số hạt/kg). Trước khi nguyên liệu nhập kho, kho bảo quản sẽ được dọn vệ sinh sạch sẽ, đảm bảo kho phải kín, khô ráo, không có mùi lạ, không có côn trùng và động vật gặm nhấm. Thuốc phun trùng thường dùng là phosphide (PH3), được đặt vào các vị trí khác nhau trong phạm vi khử trùng và đảm bảo hơi thuốc khuếch tán đều toàn bộ lô hàng, đồng thời thuận lợi cho thao tác cũng như thu dọn bã thuốc sau khi khử trùng. Đối với thiết bị, dụng cụ như dao cắt, kéo, thau, rổ, cân các loại, bao bì... phục vụ chế biến của từng công đoạn sản xuất khi chưa sử dụng cũng được sắp xếp theo loại và dự trữ trong kho. Thiết bị, dụng cụ không chỉ trong khu vực sản xuất mà kho chứa được vệ sinh, làm sạch thường xuyên để tránh bụi bặm, ẩm mốc.
Hình 2.17. Kho lưu trữ nguyên liệu điều thô
(Nguồn: Công ty Cổ phần LAFOOCO)
(2) Nhân điều W320 khi chưa đóng gói được đựng bao PE và PP với khối lượng tịnh 40kg/bao. Thuốc khử trùng được dùng riêng cho nhân điều và dư lượng thuốc đáp ứng yêu cầu của các nước nhập khẩu. Sản phẩm trước khi đóng gói được chuyển qua máy sàn rung lắc và hệ thống hút bụi để loại bỏ tạp chất bám dính trên nhân điều và hệ thống chiếu tia cực tím tiêu diệt vi sinh vật. Tuy nhiên, điều nhân W320 sau khi chế biến nếu để lâu 12 – 14 ngày thì sẽ đổi màu từ trắng sang vàng và khi hàng bị đổi màu thì giá giảm và khó tiêu thụ. Nên bộ phận sản xuất của Công ty cần có những giải pháp trong vấn đề bảo quản sản phẩm sau chế biến nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm tránh tình trạng hàng bị trả về sau khi xuất đi.
Hình 2.18. Nhân điều xếp vào kho
(Nguồn: Công ty Cổ phần LAFOOCO)
Quá trình đóng gói phải phù hợp cho vận chuyển, lưu kho và bảo quản nhân hạt điều. Bao bì phải sạch, khô, không thấm, không rò rỉ và chắc chắn để bảo quản tính nguyên vẹn của nhân hạt điều. Đối với các thị trường lớn như Mỹ, EU, Australia… thì nhân điều W320 được đóng gói trong bao plastic, hút chân không, bơm khí CO2 , hàn kín. 01 hoặc 02 bao plastic trong 01 thùng carton với trọng lượng tịnh 11,34kg hoặc 22,68kg/ bao plastic. Riêng đối với thị trường Trung Quốc thì nhân hạt điều được đóng gói trong thùng thiếc, bơm khí CO2, trọng lượng tịnh 11,34kg/ thùng thiếc, 02 thùng thiếc trong 01 thùng carton có đai nẹp chắc chắn. Mặc dù Trung Quốc là thị trường chấp nhận nhập khẩu mọi cấp nhân sản phẩm và được xem là thị trường dễ tính so với các thị trường khác. Tuy nhiên, trong hoạt động sản xuất và xuất khẩu vào thị trường này, Công ty cố gắng đảm bảo chất lượng sản phẩm để tránh sử dụng gói giấy thuốc khử trùng và hạt chống ẩm vì trong quá trình vận chuyển, những chất trong thuốc khử trùng và hạt chống ẩm có thể thẩm thấu vào hàng hóa và phát triển sâu mọt.
Trên các thùng đựng hàng ghi đầy đủ các thông tin sản phẩm trước khi chuyển giao vào kho gồm: tên sản phẩm, trọng lượng tịnh (net weight), tổng trọng lượng (gross weight), tên và địa chỉ nhà sản xuất, sản phẩm của Việt Nam, mã sản phẩm. Sau đó, các bao sản phẩm theo từng lô được để lên băng chuyền đưa qua hệ thống máy dò kim loại loại bỏ các kim loại trong sản phẩm có khả năng gây nguy hiểm cho người sử dụng. Kho bảo quản nhân điều phải khô ráo, sạch sẽ với nhiệt độ trung bình 24 - 270C, tránh xa nguồn nhiệt mạnh, môi trường sạch, thoáng mát và cách ly với bên
ngoài. Sau khi đã hoàn tất mọi công đoạn trong quá trình sản xuất và chế biến, Công ty sẽ tiến hành giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh sau khi giao hàng. Do hoạt động sản xuất phụ thuộc vào chất lượng mùa vụ mỗi năm nên Công ty chưa xây dựng được mô hình quản trị tồn kho. Vẫn còn tình trạng ứ đọng nguyên liệu, chưa đưa vào sản xuất kịp thời. Do đó, Công ty chỉ sản xuất đủ theo nhu cầu khách hàng. Trung bình khoảng 3 - 4 tháng nếu nguyên liệu chưa được chế biến thì sẽ được xử lý lại bằng cách mở bao để tạo độ thông thoáng cho lô hàng và tiến hành phun trùng lần nữa. Đối với những lô hàng bị nhiễm dầu sẽ được cách ly tránh lây lan qua các lô khác và tiến hành sản xuất. Các điều kiện tồn trữ và bảo quản đã được cụ thể hóa bằng các quy định dành cho nhà kho, quy định an toàn lao động, quy trình thực hiện đối với xuất nhập kho, lưu kho, bảo quản đối với hàng hóa, quản lý sổ sách, số liệu về hoạt động của kho… Nhân viên thủ kho được trang bị kiến thức nghiệp vụ và hỗ trợ đầy đủ phương tiện trong quá trình quản lý kho hàng. Mỗi một khu vực kho chứa đều ghi rõ loại hàng hóa hoặc dụng cụ để thuận tiện cho việc bảo quản, luân chuyển và xuất nhập kho.